Automatisierung des Kostenmanagements

In vier Schritten zur Auswahl der besten Kosenmanagement-Lösung für Ihr Fertigungsunternehmen

Die Automatisierung des Kostenmanagements bietet Fertigungsunternehmen durch rationalisierte Finanzprozesse, mehr Transparenz und eine optimierte Ressourcenzuweisung erhebliche Vorteile. In welchem Ausmaß und wie schnell Ihr Unternehmen diese Vorteile realisiert, ist jedoch stark abhängig von der Wahl der richtigen Lösung und ihrer Anpassung an Ihre speziellen Bedürfnisse und Ziele. Für eine effektive Umsetzung ist es entscheidend, Ihre aktuellen Prozesse und Genehmigungsworkflows genau zu verstehen.

Wenn Sie Ihren Kostenmanagementprozess klar definieren und manuelle Ausgabenbereiche identifizieren, die durch Automatisierung optimiert werden können, können Sie Lösungen zur Kostenautomatisierung effektiv vergleichen und Anbieter eliminieren, die nicht den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Sehen wir uns die vier entscheidenden Schritte zur Auswahl der besten Lösung genauer an.

Die Erwartungen mit allen Stakeholdern abstimmen

Der erste Schritt in Ihrem Prozess zur Automatisierung des Ausgabenmanagements besteht darin, die Evaluierung durch Gespräche mit den Stakeholdern zu initiieren, um so alle Entscheidungsträger aufeinander abzustimmen und klare Erwartungen festzulegen. Die Festlegung klarer Erwartungen im Voraus legt den Grundstein für einen reibungslosen Evaluierungsprozess.

Die Identifizierung kritischer Anforderungen für die Ausgabenabrechnung sowie strategischer Ziele ist entscheidend für die Optimierung von Kosteneinsparungen und die Verbesserung der Effizienz bei der Automatisierung von Betriebsausgaben. Durch die Einbindung wichtiger Interessengruppen und Finanzteams von Anfang an lassen sich ggf. Entscheidungsprobleme reduzieren und eine reibungslose Umsetzung ermöglichen.

Festlegung nicht verhandelbarer Anforderungen

Sobald die Beteiligten ihre Erwartungen an eine Kostenmanagementlösung erfüllt und geteilt haben, erstellen Sie eine Liste der nicht verhandelbaren Anforderungen. Dadurch wird sichergestellt, dass das gewählte Kostenmanagementsystem mit den Herstellungsvorschriften übereinstimmt und die Einhaltung interner Richtlinien gewährleistet ist.

Geben Sie in Ihrer Liste der nicht verhandelbaren Anforderungen die von Ihnen verwendete Buchhaltungssoftware an, geben Sie einen Überblick über die Regeln, denen Ihre Kostenrichtlinie unterliegt, und definieren Sie Ihren Genehmigungsworkflow.

Zu den allgemeinen Anforderungen zählen:

• Integrierte Firmenkartenprogramme für eine einfache Ausgabenverfolgung
• Optimierte Arbeitsabläufe, die unnötige Aufgaben bei der Weiterleitung von Ausgaben und Rechnungen zur Genehmigung eliminieren
• Intelligente Kontrollen zur Gewährleistung der Einhaltung von Richtlinien und behördlichen Vorschriften
• Automatisierte Überwachung der Mitarbeiterausgaben für eine effiziente und genaue Erstattung der Reisekosten- und -auslagen
• Echtzeit-Dashboards für wertvolle Einblicke in die Kostendaten

Ihren Kostenmanagementprozess skizzieren

Skizzieren Sie, wie Sie Ihren aktuellen Kostenabrechnungsprozess verbessern möchten. Konzentrieren Sie sich auf Fragen wie beispielsweise:

Benötigt Ihr Finanzteam Hilfe bei der Durchsetzung Ihrer Kostenrichtlinie?

Bewahren die Mitarbeiter ihre Ausgabenbelege monatelang auf?

Beschweren sich die Mitarbeiter, dass die Kostenerstattungsabwicklung zu lange dauert?

Die Identifizierung dieser kritischen Bedenken wird Ihnen in Ihren Gesprächen mit potenziellen Anbietern von Kostenmanagementlösungen viel Klarheit verschaffen.

Vorhandene Möglichkeiten erkunden: Echtzeit- im Gegensatz zu Batch-Reporting

Eine automatisierte Kostenmanagementlösung kann grob in zwei Haupttypen eingeteilt werden: Batch-Reporting und Echtzeit-Kostenabrechung. Ihre Wahl der jeweiligen Lösung hat erhebliche Auswirkungen auf die Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen und Funktionalitäten und beeinflusst, wie Ausgaben in Ihrem Unternehmen eingereicht überprüft und genehmigt werden.

Batch-Reporting-Lösung

Batch-Reporting umfasst in der Regel einen manuellen Prozess, bei dem Ausgaben im Laufe der Zeit gesammelt, in einer Kostenabrechnung zusammengefasst und zur Erstattung eingereicht werden. Batch-Reporting-Lösungen sind bekannt für ihre Effizienz bei der systematischen und gleichzeitigen Verarbeitung großer Mengen an Ausgabendaten. So können die Nutzer Kostenabrechnungen regelmäßig erstellen und einreichen, den Prozess rationalisieren und sicherstellen, dass alle Ausgaben effizient erfasst und abgerechnet werden.

Echtzeit-Kostenabrechungslösung

Im Gegensatz dazu bieten Echtzeit-Kostenabrechnungslösungen einen dynamischeren und direkteren Ansatz für die Automatisierung von Kostenabrechnungen. Diese Lösungen ermöglichen die Einreichung und Genehmigung eines Ausgabenantrags in Echtzeit, was eine größere Transparenz und Kontrolle über die jeweiligen Ausgaben direkt bei ihrem Anfallen bietet. Durch Echtzeit-Finanzinformationen lassen sich so Erstattungsprozesse beschleunigen und die Entscheidungsfindung optimieren. Bei einer Echtzeit-Kostenabrechnungslösung werden die einzelnen Ausgaben indiziert, wodurch der Bedarf an einer Batch-Kostenabrechung reduziert wird.

Beachten Sie jedoch, dass der häufig verwendete Begriff „Echtzeit“ irreführend sein kann, da er oft auf bestimmte Funktionen wie die Belegerfassung beschränkt ist. Eine echte Echtzeitlösung behandelt Ausgaben als einzelne Transaktionen und protokolliert jede separat – ähnlich wie eine Suchmaschine.

Auswahl der richtigen Kostenmanagement-Software

Bei der Auswahl der richtigen Kostenmanagement-Software ist ein entscheidender Schritt die gründliche Bewertung der Bedürfnisse und betrieblichen Abläufe Ihres Finanzteams. Die Unterscheidung zwischen Batch-Reporting- und Echtzeit-Kostenabrechnung ist notwendig, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, die die Effizienz Ihrer automatisierten Kostenmanagement-Software steigern kann.

Durch eine umfassende Analyse der Funktionen, Fähigkeiten und betrieblichen Auswirkungen eines jeden Softwaretyps können Sie sicherstellen, dass die ausgewählte Kostenmanagementlösung die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Ausgabenverfolgung, die Erstellung von Kostenabrechnungen und die Verwaltung der einzelnen Genehmigungsprozesse effektiv erfüllt. Die Auswahl eines Systems, das sich nahtlos an die Ziele Ihres Unternehmens anpasst, ist entscheidend für die Automatisierung des Kostenmanagements.

„Emburse bot eine moderne mobile Lösung, die den Mitarbeitern Zeit und Mühe sparte, damit sie sich auf wirkungsvolle Aufgaben konzentrieren konnten, anstatt sich auf die umständlichen Aufgaben der Kostenabrechnung konzentrieren zu müssen. Wir haben von 13 eigenständigen Kostenmanagementsystemen und zahlreichen anderen Excel-Varianten zu einer einheitlichen, globalen Lösung umgestellt.“

Hamish Waddell

Global Finance Process Manager

Jotun

Intelligenteres Kostenmanagement beginnt mit Emburse

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