La legge di bilancio 2025 ha portato significative novità nel modo in cui le aziende italiane devono gestire i rimborsi spese. Dopo l’entrata in vigore a gennaio, molte organizzazioni si trovano ora nel pieno della fase di adeguamento pratico alle nuove regole, soprattutto in tema di tracciabilità dei pagamenti e digitalizzazione.
In questo contesto, Emburse supporta le aziende con soluzioni che semplificano l’adeguamento normativo, migliorano l’efficienza operativa e assicurano il controllo di ogni fase del processo.
Un breve riepilogo: cosa prevede la normativa
La legge di bilancio 2025 introduce importanti novità per le aziende italiane in materia di rimborsi spese. L’obiettivo è rendere i processi più trasparenti, tracciabili e digitali, in linea con le direttive dell’Agenzia delle Entrate e il più ampio piano di modernizzazione fiscale.
Ecco i principali obblighi previsti:
- Obbligo di tracciabilità delle spese aziendali rimborsate
- Utilizzo di strumenti tracciabili (carte aziendali, bonifici, soluzioni digitali) per garantirne la deducibilità fiscale
- Documentazione chiara, digitale e facilmente verificabile in caso di controlli o audit
- Rafforzamento della governance e dei controlli interni, anche attraverso strumenti digitali certificabili
Scopri di più: Nuove norme sulla tracciabilità dei pagamenti
Come Emburse semplifica la conformità normativa
1 Tracciabilità automatica con Emburse Cards
Ogni spesa effettuata con le carte aziendali Emburse è registrata in tempo reale, categorizzata e tracciata, riducendo errori e rischi di non conformità.
Le carte si integrano automaticamente con Emburse: dopo ogni utilizzo, il dipendente trova immediatamente la transazione nell'app e può documentarla con una semplice foto e pochi clic. Inoltre, non è possibile effettuare prelievi ATM, a garanzia della piena conformità alle regole fiscali. Le carte supportano anche spese complesse come noleggi o caparre, e sono gestibili con regole personalizzate per utente.
È inoltre possibile differenziare i rimborsi in base al metodo di pagamento (contante o mezzo tracciato), applicare controlli personalizzati (es. obbligo di foto ricevuta per pagamento elettronico) e integrare tutto con i sistemi di contabilità e payroll.
2. Flussi approvativi digitali e sicuri
I flussi approvativi Emburse sono completamente digitali e configurabili in base alle policy aziendali: ogni richiesta segue un percorso automatizzato con validazioni, notifiche e controlli coerenti con la struttura organizzativa.
Questo consente di ridurre i tempi di approvazione, evitare errori manuali e garantire la tracciabilità del processo decisionale. I manager ricevono solo le richieste di loro competenza, mentre il team finance può intervenire in caso di eccezioni o irregolarità. Il tutto avviene in un’interfaccia intuitiva e accessibile da qualsiasi dispositivo.
3. Reportistica pronta per l’audit
La piattaforma Emburse genera report dettagliati e personalizzabili in tempo reale, permettendo al team amministrativo di monitorare costantemente le spese e fornire rapidamente la documentazione necessaria in caso di controlli.
I dati possono essere aggregati per categoria, centro di costo, dipartimento o periodo, ed esportati per finalità contabili e fiscali. La possibilità di allegare ricevute digitali e giustificativi, già validati nei flussi precedenti, permette di affrontare con tranquillità qualunque audit.
I benefici concreti per la tua azienda
- Conformità semplificata
- Meno errori, più controllo
- Riduzione del rischio fiscale
- Esperienza digitale intuitiva anche per i dipendenti
Perché agire ora
La legge è già in vigore e richiede azioni concrete. Con Emburse puoi essere conforme da subito, digitalizzare i tuoi processi e alleggerire il carico amministrativo.
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