La gestione delle spese dovrebbe essere semplice, fluida e senza stress. Ma in troppe organizzazioni sistemi frammentati e flussi di lavoro obsoleti creano inutili attriti. Ecco perché siamo entusiasti di presentare la nuova app per dispositivi mobili Emburse Enterprise: una piattaforma unificata e intelligente che rende i dipendenti più autonomi e offre ai responsabili finanziari una visibilità e un controllo completi, dalla ricezione al rimborso.
È interessante notare come le app per il controllo delle spese stiano evolvendo per rispondere alle nuove esigenze mobile dei dipendenti.
Ma anche gli strumenti più intelligenti necessitano della giusta strategia per favorirne l'adozione e tutto inizia dimostrandone il valore. A questo, pensiamo noi. Con la ripresa dei viaggi di lavoro e l'ingresso nel mondo del lavoro di dipendenti più giovani e orientati al mobile, ecco tre modi collaudati per incrementare in modo sicuro una gestione delle spese più intelligente.
La scelta "Mobile-First" e perché è importante
La forza lavoro odierna è più "mobile" che mai. Che stiate viaggiando per lavoro, approvando le spese tra una riunione e l'altra o tenendo d'occhio le spese aziendali, avete bisogno di una soluzione rapida, intuitiva, basata sull'IA e a portata di mano. Ecco il business case a riguardo:
Andare incontro al momento: cambiamenti demografici e aspettative degli utenti
La Generazione Z è ormai entrata a pieno titolo nella forza lavoro e sta ridefinendo le caratteristiche del software aziendale. Questa generazione si aspetta strumenti di livello consumer, pensati per i dispositivi mobili, che si adattino naturalmente alla loro vita digitale. Infatti, il 70% dei lavoratori della Generazione Z è entusiasta di viaggiare per lavoro; tuttavia, il 45% afferma che le interruzioni spesso incidono sulla loro esperienza. Ed è proprio per questa lacuna che gli strumenti giusti possono fare la differenza. Grazie a una piattaforma T&E intelligente e mobile, le aziende possono soddisfare direttamente queste aspettative, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sul lavoro e non sulle pratiche burocratiche.
Visibilità in tempo reale significa un impatto aziendale reale
Per i team finanziari, i ritardi nella presentazione delle note spese provocano un effetto a catena di ritardi nelle decisioni. Un'esperienza T&E "Mobile-First" consente ai dipendenti di acquisire ricevute e presentare le spese nel momento stesso in cui si verificano, che si trovino nella sala d'attesa di un aeroporto, nella hall di un hotel o a bordo un servizio di ride-sharing.
Questa azione immediata offre ai team finanziari qualcosa di altrettanto prezioso: la visibilità in tempo reale delle spese. Grazie a informazioni tempestive sui flussi di cassa in uscita, i dirigenti possono fare previsioni più accurate, individuare più rapidamente i problemi e chiudere i conti con meno difficoltà.
Gettare le basi per l'automazione basata sull'IA
Le app per dispositivi mobili non sono solo una questione di comodità: sono una pipeline di dati fondamentale per l'automazione. Quanto più le ricevute sono acquisite in modo coerente e accurato sui dispositivi mobili, tanto più contesto i modelli IA possono sfruttare per classificare le spese, identificare anomalie e perfino fornire indicazioni predittive.
Nel tempo, questi input creano un ciclo di auto-ottimizzazione in cui le spese diventano più intelligenti, la conformità diventa automatica e il reporting più preciso.
La riduzione dell'attrito migliora l'efficienza operativa
I sistemi legacy spesso richiedono ai dipendenti di conservare le ricevute, attendere di tornare al computer e utilizzare interfacce macchinose per ottenere i rimborsi. Questo non è solo inefficiente, ma comporta anche una perdita di produttività.
È il momento di procedere con un aggiornamento. Grazie a una moderna piattaforma T&E "Mobile-First ", i dipendenti possono scansionare una ricevuta mentre si trovano in un taxi, approvare una spesa tra una riunione e l'altra o monitorare le spese in tempo reale. Questa flessibilità riduce i colli di bottiglia, accelera le approvazioni e crea meno scambi tra dipendenti e team finanziari.
Con la nuova app per dispositivi mobili Emburse Enterprise potete:
- Acquisire ricevute all'istante con un sistema OCR basato sull'IA leader del settore
- Automatizzare l'inserimento e la classificazione delle spese: niente più congetture
- Inviare e approvare le spese sempre e ovunque
- Ottenere visibilità in tempo reale sulle spese per prendere decisioni finanziarie più intelligenti
- Garantire la conformità alle policy integrate e rilevare le frodi
E la parte migliore? Tutto questo in un'unica esperienza mobile semplice e centralizzata.
Caratteristiche principali che semplificano la vita
Non ci siamo limitati a creare un'altra app per dispositivi mobili: abbiamo parlato con i team finanziari di tutti i settori per capire come potrebbe essere la gestione delle spese quando funziona per tutti. E l'app per dispositivi mobili Emburse Enterprise riunisce tutto ciò che i responsabili finanziari e chi viaggia per lavoro hanno chiesto: un'esperienza centralizzata, intuitiva e intelligente.
Acquisizione di ricevute basata sull'IA
L'inserimento manuale è un ricordo del passato. Basta scattare una foto della ricevuta e Emburse AI estrarrà i dettagli con una precisione superiore al 95%, inclusi nomi dei fornitori, importi, date e categorie di spesa. Il risultato? Meno errori, rimborsi più rapidi e un'esperienza più fluida per il vostro team.
Portafoglio cloud e archiviazione digitale
Non smarrite più le ricevute. Conservate e gestite tutte le ricevute in un unico luogo, con un'archiviazione digitale conforme alla normativa per la massima sicurezza in caso di audit. Che lavoriate nel settore finanziario o siate in viaggio, le ricevute sono accessibili da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento, mantenendo tutti allineati e protetti.
Invio e approvazione delle spese con un solo click
Avete bisogno di inviare o approvare una spesa al volo? Grazie a flussi di lavoro con un solo click, gli utenti possono rivedere, inviare e approvare i report in pochi secondi, abbattendo drasticamente i tempi dei cicli di approvazione, riducendo al minimo i problemi interni e fa sì che il business proceda, senza alcuna attesa.
Progettato per team globali
La vostra forza lavoro è globale. Ora lo è anche la vostra app T&E. L'app Emburse Enterprise supporta oltre 35 lingue, si adatta alle normative fiscali locali e garantisce la conformità in tutte le aree geografiche. Che i vostri team si trovino a Tokyo, Toronto o Berlino, vivranno tutti la stessa esperienza potente e coerente. Grazie al supporto multilingue (35 lingue) e alla conformità globale avanzata, l'intero team può utilizzare l'app ovunque si trovi.
Informazioni in tempo reale sulle spese
Ottenete visibilità immediata sulle spese aziendali con report in tempo reale che aiutano i team finanziari a prendere decisioni più intelligenti e rapide.
Gestione del cambiamento: garantire una transizione fluida per il vostro team
Nonostante tutte queste interessanti funzionalità, il successo dell'adozione dipenderà da quanto il team accoglierà la nuova app. Ecco come rendere la transizione fluida:
1. Comunicate chiaramente i vantaggi
I dipendenti devono comprendere il motivo per cui avviene questo cambiamento e quali vantaggi ne trarranno. Presentate la nuova app come una soluzione alle frustrazioni quotidiane, come la perdita di ricevute e la necessità di dedicare tanto tempo all'inserimento manuale dei dati.
Esempio: "Inviare le spese ora è facile come scattare una foto: niente più inserimento manuale dei dati, niente più ricevute perse!"
2. Semplificate il download e l'accesso
📲 Utenti esistenti: l'app si aggiornerà automaticamente ad aprile 2025. 🔍 Nuovi utenti: possono trovarla cercando "Emburse Enterprise" nell'app store di riferimento.
Si consiglia di inviare guide dettagliate o brevi video formativi per aiutare i dipendenti a iniziare rapidamente.
3. Affrontate le barriere che ostacolano l'adozione digitale
Sebbene la Generazione Z sia una generazione nativa digitale, solo il 60% di loro si sente pienamente a suo agio nell'utilizzare l'IA per attività di viaggio e gestione delle spese rispetto al 66% dei Millennial. Questo significa che la dimestichezza con l'IA non è solo una questione di età, ma anche di esperienza.
Offrite formazione e supporto ai dipendenti che sono restii a utilizzare strumenti basati sull'IA.
Rassicurate i dipendenti sul fatto che l'assistenza umana è sempre disponibile quando ne hanno bisogno, proprio come preferisce il 70% di chi viaggia per lavoro.
4. Incoraggiate l'adozione anticipata e valorizzate il coinvolgimento dei colleghi
Incoraggiate i primi utilizzatori all'interno della vostra organizzazione (membri del team finanziario, lavoratori in trasferta e dipendenti esperti di tecnologia) di promuovere la nuova app. Le loro esperienze positive possono favorire un'adozione diffusa.
Prendete in considerazione l'idea di lanciare una breve campagna interna con incentivi come: 🎉 "I primi 100 dipendenti che invieranno una spesa nella nuova app riceveranno una carta regalo per il caffè!"
E dopo? Sono in arrivo altre innovazioni
La nuova app per dispositivi mobili Emburse Enterprise è solo l'inizio. Nel 2025 lanceremo funzionalità basate sull'IA ancora più potenti, tra cui:
- Controlli basati sull'IA di conformità alle policy migliorati per segnalare le spese non conformi prima che si verifichino
- Rilevamento avanzato delle frodi per identificare ricevute duplicate e transazioni rischiose
- Normalizzazione e benchmarking intelligenti dei fornitori per una migliore comprensione finanziaria
Stiamo creando un futuro "Mobile-First" per una gestione delle spese semplice, accurata e intelligente.
Siete pronti a scoprire il futuro della gestione delle spese?
L'app per dispositivi mobili Emburse Enterprise sarà lanciata a livello globale nell'aprile 2025.
- Utenti esistenti: la vostra app sarà aggiornata automaticamente.
- Nuovi utenti: per scaricarla, sarà sufficiente cercare "Emburse Enterprise" nell'app store di riferimento.
Non accontentatevi di strumenti obsoleti. Passate a Emburse Enterprise e semplificate la gestione delle spese.
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