Scegliere una soluzione di gestione completa dei viaggi

Perché la gestione completa dei viaggi è il futuro

L'incertezza economica, le tensioni globali e la pressione per stare al passo con la rapida evoluzione tecnologica spingono le aziende a concentrarsi sul controllo dei costi, affidando un ruolo centrale alla tecnologia. Infatti, uno studio recente di PwC ha rivelato che il 44% dei CFO considera la riduzione dei costi basata sulla tecnologia una priorità assoluta per i prossimi anni.

Ma ecco il punto: non è possibile gestire efficacemente le spese senza considerare i costi di viaggio, che, per importanza, sono secondi solo agli stipendi e ai benefit. Molte aziende commettono l'errore di concentrarsi esclusivamente sulla gestione delle spese, trascurando i grandi vantaggi ottenibili da una gestione completa dei viaggi.

Pensare ai viaggi come a un percorso end-to-end, e non solo come a un insieme di rimborsi, significa adottare un approccio olistico che va dalla pianificazione alla rendicontazione finale. I risultati parlano chiaro:

le aziende che implementano una gestione completa dei viaggi registrano una riduzione del 20% della spesa e rimborsi più rapidi del 70% .

I benefici, però, vanno oltre il risparmio. Una soluzione integrata garantisce:

• maggiore conformità ai criteri aziendali,
• insight utili dai dati consolidati,

viaggiatori più soddisfatti, con processi di prenotazione più semplici e rimborsi più veloci.

Come suggerisce il nome, una soluzione completa deve coprire l’intero processo, offrendo funzionalità end-to-end come:

Autorizzazione pre-viaggio

Procedure di pre-approvazione che garantiscono la conformità delle richieste ai criteri e ai budget.

Applicazione dei criteri

Controlli automatici per gestire approvazioni e eccezioni, riducendo tempi e rischi di errore.

Integrazioni con i fornitori di servizi di viaggio

Connessioni con compagnie aeree, hotel e trasporti in un’unica esperienza unificata, con accesso a tariffe negoziate.

Informazioni basate sui dati

Analisi delle prenotazioni e delle spese consolidate per ottimizzare fornitori, criteri e strategie di risparmio. Analizzando i dati di spesa consolidati, le aziende possono individuare opportunità di risparmio, ottimizzare i rapporti con i fornitori e perfezionare i criteri per ottenere il massimo impatto.

Un approccio più strategico e completo trasforma i viaggi da centro di costo a vantaggio competitivo.

Cinque caratteristiche chiave di una soluzione di gestione completa dei viaggi

Una soluzione di gestione completa dei viaggi trasforma il modo in cui le organizzazioni gestiscono le trasferte di lavoro integrando cinque funzionalità essenziali che controllano i costi, migliorano l'esperienza dei viaggiatori e garantiscono la conformità ai criteri aziendali. Vediamole nel dettaglio.

Prenotazione dei viaggi

Una soluzione di gestione dei viaggi efficace rende la prenotazione dei viaggi semplice come ordinare cibo da asporto, garantendo al contempo il pieno controllo del budget e il rispetto dei criteri della tua azienda. questo significa che deve:

1. Funzionare su qualsiasi dispositivo.
2. Evidenziare automaticamente le opzioni più convenienti e conformi ai criteri.
3. Includere monitoraggio delle emissioni per scelte di viaggio sostenibili.
4. Supportare approvazioni pre-viaggio e gestione dei biglietti non utilizzati.
5. Integrare più Travel Management Company (TMC) leader, evitando vincoli a un solo fornitore.
   

Riacquisto di hotel e voli

Le migliori soluzioni monitorano le prenotazioni per trovare tariffe più basse e riprenotano automaticamente quando compaiono offerte migliori. Questo garantisce risparmi immediati, senza interventi manuali.

La soluzione di gestione dei viaggi dovrebbe anche aiutare i dipendenti in viaggio a prendere decisioni convenienti durante la procedura di prenotazione. Per quanto riguarda gli hotel, ad esempio, dovrebbe suggerire hotel di qualità simile, ma meno costosi, situati in un raggio ragionevole dalla prenotazione originale. Per i voli, dovrebbe confrontare automaticamente le tariffe GDS-EDIFACT (Global Distribution System) con quelle NDC (New Distribution Capability) e consigliare ogni volta le tariffe più basse.

Inoltre, la tua soluzione dovrebbe anche estendere la sua capacità di riacquisto integrandosi con altri strumenti di gestione dei viaggi, come Amadeus Cytric, consentendo ai viaggiatori di accedere ai servizi di prenotazione e cambio prenotazione degli hotel direttamente tramite la piattaforma Cytric.

Audit di viaggio

L'automazione del processo di auditing consente di monitorare e analizzare costantemente le prenotazioni di viaggio per identificare e risolvere problemi relativi a tariffe, disponibilità e accordi con i fornitori.

Un “auditor digitale” sempre attivo che controlla prenotazioni, tariffe e contratti per:

• eliminare controlli manuali a campione,
• garantire il rispetto degli accordi con i fornitori,
• verificare conformità ai criteri aziendali,
• prevenire frodi e spese non necessarie.

Benchmarking dei viaggi

Confrontare i contratti con tariffe di mercato e aziende simili permette di:

• misurare il reale valore degli sconti negoziati,
• individuare accordi poco performanti,
• usare il machine learning per prevedere risparmi futuri,
• rafforzare la posizione negoziale dell’azienda

Il benchmarking è il modo migliore per rafforzare la posizione negoziale della tua organizzazione e garantirti sconti su voli e hotel, in grado di avere un impatto tangibile sui profitti.

App per dispositivi mobili "compagna di viaggio"

Un'app per dispositivi mobili "compagna di viaggio" è uno strumento potente che consente alle aziende di adempiere ai propri obblighi di assistenza, migliorando al contempo l'esperienza di viaggio aziendale. Molte soluzioni forniscono un'app per dispositivi mobili che consente ai viaggiatori di acquisire ricevute mentre sono in viaggio, ma un'app può fare molto di più.

L'app può diventare un punto di contatto centralizzato per chi viaggia, creando un itinerario digitale unificato che includa prenotazioni di voli, hotel, auto, treni e trasporti via terra, oltre a programmi per pasti e riunioni. Può semplificare la pianificazione pre-viaggio inviando ai viaggiatori informazioni specifiche sulla salute e la sicurezza, linee guida sui criteri e requisiti di documentazione per ogni destinazione.

Durante il viaggio, l'app fornisce un'assistenza fondamentale in tempo reale tramite avvisi sui voli, guide delle città locali e un accesso immediato alle opzioni di trasporto via terra. Mantiene una linea diretta con i contatti di emergenza e permette il monitoraggio della posizione, consentendo alle aziende di fornire assistenza immediata quando necessario. Se necessario, i travel manager possono inviare aggiornamenti e messaggi di sicurezza pertinenti direttamente sui dispositivi dei viaggiatori.

Un'app "compagna di viaggio" può inoltre consentire alle aziende e ai dipendenti in viaggio di monitorare e ridurre al minimo il proprio impatto ambientale attraverso un monitoraggio dettagliato dell'impronta di carbonio di tutti gli aspetti del viaggio, dai voli agli alloggi.

Ancora una volta, un'app per dispositivi mobili "compagna di viaggio" non si limita a semplificare la rendicontazione delle spese. Può essere un valido supporto che riduce significativamente lo stress e aumenta la produttività dei viaggiatori in trasferta.

L'importanza dell'adattabilità

Facciamo un passo indietro e parliamo dell'implementazione di una soluzione T&E.
Perché, in fin dei conti, la gestione dei viaggi e la gestione delle spese devono essere unificate in un'unica piattaforma per essere efficaci. La realtà, tuttavia, è che implementare una nuova soluzione T&E può rivelarsi una sfida complessa che perfino i dirigenti finanziari più esperti trovano scoraggiante. E non per le ragioni che pensi.

Non si tratta di garantire un budget o di ottenere l'approvazione della dirigenza, sebbene anche questi fattori possano rappresentare ostacoli significativi. La sfida più grande sta nel valutare correttamente gli aspetti meno tangibili di una soluzione, come la semplicità d'uso, la scalabilità, l'integrazione e l'assistenza, che spesso risultano evidenti in una fase avanzata del progetto o dopo il lancio.

Ad esempio, un dirigente ha scoperto troppo tardi che la sua nuova app per l'acquisizione di ricevute su dispositivi mobili causava frustrazione nei dipendenti a causa di inquadrature imprecise: l'interfaccia della fotocamera mostrava l'intero schermo, ma, in realtà, acquisiva solo un'immagine parziale. Un altro dirigente si è reso conto che la soluzione adottata non aveva le giuste integrazioni e aveva difficoltà con un processo di gestione delle spese sconnesso, in cui un reparto doveva stampare manualmente i riepiloghi affinché il reparto finanziario li reinserisse nel sistema contabile. Un altro dirigente ha segnalato l'impossibilità di creare segmenti personalizzati, con i fornitori che applicano tariffe esorbitanti e impiegano mesi per implementare anche modifiche minime.

Questi problemi, apparentemente di minore importanza, non devono essere sottovalutati. Quando una soluzione T&E non riesce a soddisfare un'esigenza aziendale, l'onere di colmare le lacune ricade sui team interni, richiedendo tempo e risorse preziose per trovare soluzioni manuali. Piccoli inconvenienti possono rapidamente trasformarsi in grandi battute d'arresto.

Aspetti cruciali da considerare:

Prezzi : scegli una soluzione che offra modelli di prezzo sia per utente sia per report e configura un pacchetto che si adatti al meglio ai tuoi modelli di utilizzo. Presta attenzione ai fornitori che addebitano un costo per ogni report creato anziché solo per quelli approvati poiché ciò può far lievitare i costi in caso di revisioni o invii accidentali. Valuta attentamente eventuali requisiti minimi relativi al numero o i limiti di elaborazione dei report imposti dai fornitori per assicurarti che siano in linea con le dimensioni e il volume dei report della tua organizzazione.

Semplicità d'uso: Una soluzione T&E efficace dovrebbe essere intuitiva e richiedere una formazione minima. Cerca soluzioni low-code o no-code che consentano personalizzazioni rapide e offrano esperienze coerenti su dispositivi desktop e mobili. La soluzione giusta non dovrebbe richiedere personale dedicato alla sua manutenzione.

Scalabilità: scegli una soluzione che soddisfi le tue esigenze attuali e che sia al contempo adatta alla crescita futura. Le piccole imprese trarranno vantaggio dalle piattaforme compatibili con i dispositivi mobili dotate di interfacce intuitive, mentre le organizzazioni più grandi necessitano di soluzioni senza limitazioni arbitrarie alle opzioni di personalizzazione.

Configurabilità: dai priorità alle soluzioni che offrono campi personalizzati illimitati e il controllo dei criteri a livello utente. La soluzione dovrebbe supportare un percorso di approvazione avanzato, basato sugli attributi di spesa, sulle caratteristiche dei report e su parametri utente a livello di voce di bilancio.
Integrazione

Assicurati che la tua soluzione possa connettersi senza problemi con le società di gestione dei viaggi, le piattaforme di contabilità e i sistemi CRM. Cerca soluzioni con API aperte che consentano integrazioni personalizzate senza creare ecosistemi chiusi o vincoli di fornitura.

Supporto: cerca fornitori che offrano un supporto multicanale, tra cui chat, telefono e assistenza in loco. Il supporto all'implementazione accelera notevolmente il time-to-value e ridurrà al minimo il rischio di non ottenere un ROI positivo. La guida in-app è fondamentale per svincolare il settore finanziario dal ruolo di supporto tecnico.

Conclusione

La trasformazione della gestione dei viaggi richiede un approccio olistico, non aggiustamenti marginali.

Una vera soluzione T&E completa non si limita a migliorare le prenotazioni, ma automatizza attività critiche come l’audit, il benchmarking e l’applicazione dei criteri. Questo alleggerisce il carico dei team finanziari e di viaggio, migliora l’esperienza dei dipendenti e aumenta l’efficienza operativa.

Quando valuti una piattaforma, ricorda: non è solo questione di funzionalità, ma di adattabilità. La soluzione giusta deve crescere con la tua azienda, integrarsi facilmente ed evolvere nel tempo, così da garantire risparmi concreti e un vantaggio competitivo duraturo.