Prenotazione, gestione e rimborso più rapidi
Strumenti intuitivi per le spese aziendali e la prenotazione dei viaggi.
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Gestire le spese aziendali e di viaggio è un compito arduo. Da un lato, i dipendenti in mobilità perdono tempo a riscuotere le spese e chiedere il rimborso alla propria azienda per le spese sostenute in relazione al proprio lavoro. Infatti i dipendenti devono conservare i biglietti e redigere la nota spese nel formato o nella metodologia stabilita dall'azienda, con le regole e le informazioni necessarie per giustificare e gestire correttamente le spese giornaliere. Dall’altro lato, il team manager deve controllare e supervisionare manualmente che le spese siano reali e rispettino le politiche di spesa stabilite dall'azienda. Il processo termina quando il team di amministrazione e finanza deve incorporare i dati nella contabilità generale dell'azienda e negli altri sistemi di gestione, al fine di procedere successivamente al rimborso di ciascun dipendente.
Anche se sembra quasi impossibile, attraverso una piattaforma di gestione delle spese di viaggio dell'azienda, il difficile può essere reso facile e il processo più veloce sia per il colui che deve riportare le spese che per il team manager, unendo in un unico flusso l’incaricato al report, il revisore e la contabilità. Con un solo click, il lavoratore, dal suo cellulare, può digitalizzare le spese, salvarle e tenerle ordinate per la sua nota spese. Il revisore riceve i report in tempo e il settore contabilità dispone di un sistema completamente integrato che gli consente di avere le spese sotto controllo. Come?
Emburse legge automaticamente i dati delle tessere spesa dallo smartphone con un sistema OCR che legge i dati principali e lo scontrino viene automaticamente salvato nel cloud della piattaforma.
Le ricevute sono ordinate e pronte per essere inglobate in nota spese quando e dove vuoi grazie all'applicazione. Inoltre, trattandosi di una piattaforma di gestione dei viaggi approvata dall'Agenzia delle Entrate, non è necessario conservare il biglietto cartaceo originale perché la copia digitale è valida a tutti gli effetti di legge.
Il team leader riceve le note spese e le rivede in qualsiasi luogo e momento. Inoltre, dal punto di vista del monitoraggio, Emburse offre la possibilità di implementare alert in accordo con la policy delle spese di viaggio dell'azienda. In questo modo, la supervisione diventa un compito molto più agile.
Potrebbe interessarti anche Nota di debito e rimborso spese: cos'è e come farla bene. Nell'ultima fase della gestione delle spese aziendali c'è la convalida e il rimborso da parte dell'ufficio amministrativo, che prevede il rimborso del dipendente in mobilità. In tal senso, Emburse migliora la velocità e fornisce ordine, controllo e flessibilità. Una volta approvato il report, il dipendente in mobilità riceverà felicemente il rimborso.
Con Emburse, emetti carte spesa virtuali o fisiche per i dipendenti. Esegui il controllo in tempo reale in qualsiasi momento del processo di spesa, ottenendo visibilità dal punto vendita alla riconciliazione. Potrebbe interessarti anche: Come funziona il rimborso spese ai dipendenti.
Integra la tua agenzia di viaggi o consenti ai tuoi dipendenti di prenotare i loro viaggi aziendali online. Potrebbe interessarti anche: Indennità di trasferta o rimborso spese? Ecco la differenza.
Ottieni informazioni su quali e quante politiche di spesa sono state violate o qual è stato il consumo da parte del fornitore.
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Emburse è approvato dall'Agenzia delle Entrate, quindi puoi sbarazzarti dei biglietti cartacei.