Analisi dei fornitori

Non si tratta solo di gestire alcuni viaggi; è questione di un impegno finanziario colossale.

Le spese globali per viaggi d'affari sono in rotta per raggiungere la sorprendente cifra di 1,6 trilioni di sterline a livello mondiale entro il 2028 (circa 2 trilioni di dollari), con una crescita annuale del 6%. Ogni singolo viaggio d'affari nel 2024 contribuisce in modo significativo a questa somma, con una media di 666,98 sterline (circa 833,72 dollari).

Considerato che i viaggi e le spese (T&E) rappresentano tipicamente la seconda voce di spesa controllabile più grande, subito dopo stipendi e benefici, richiedono un'attenzione rigorosa e strategica. Tuttavia, una sfida critica sorge quando le organizzazioni si impegnano in trattative con i fornitori: spesso mancano di dati completi e imparziali essenziali per comprendere veramente la loro quota di mercato, confrontarsi con gli standard del settore e sfruttare efficacemente le loro notevoli spese. Questa mancanza di intuizioni oggettive può lasciare le aziende in uno svantaggio significativo, perdendo l'opportunità di risparmi cruciali e di ottenere il valore ottimale dai loro fornitori.

Qui è dove interviene Emburse Reshop, trasformando i programmi di viaggio da un centro di costo in un motore di profitto. Oltre alla sua funzione principale di ri-prenotazione automatica, Reshop offre analisi avanzate che forniscono intuizioni senza pari, dando potere ai tuoi team finanziari e di viaggio di assicurare offerte migliori e ottimizzare le relazioni con i fornitori.

La sfida: Negoziazione al buio

Quando ti prepari a negoziare un nuovo contratto con una grande compagnia aerea o catena alberghiera, una chiara e completa comprensione della tua spesa di viaggio è fondamentale. Tuttavia, molte organizzazioni si trovano in notevole svantaggio perché mancano di questa fondamentale intuizione. Senza un quadro completo del tuo effettivo volume di viaggio, diventa quasi impossibile prendere decisioni informate. Come puoi negoziare con fiducia tariffe migliori se non conosci il valore totale del tuo business per il fornitore?

Questa mancanza di visibilità crea diversi problemi. Primo, non puoi confrontare accuratamente le tue tariffe negoziate con i prezzi attuali di mercato per vedere se sono ancora competitive. Stai ottenendo il miglior valore, o c'è un'offerta di un concorrente che è più vantaggiosa? Senza dati, è impossibile saperlo. Secondo, non puoi verificare se i tuoi fornitori attuali stanno rispettando gli accordi che hai già preso. Stanno fornendo costantemente le tariffe e i benefici che hai negoziato, o ci sono costi nascosti e prezzi più alti che si insinuano nelle tue fatture? Potresti perdere notevoli risparmi senza nemmeno accorgertene.

Spesso, le aziende si affidano a dati limitati o di parte, forniti talvolta direttamente dai fornitori con cui stanno negoziando. Questo è un po' come lasciare che la squadra avversaria tenga il punteggio durante una partita. Le informazioni ricevute potrebbero non offrire un quadro completo e imparziale, portando a opportunità perse e a un potere negoziale ridotto. Per ottenere davvero un vantaggio, devi basare la tua strategia su dati oggettivi e verificati in modo indipendente che ti offrano una visione completa del tuo ecosistema di viaggio. Questo ti permette di assicurare condizioni più favorevoli e garantire l'efficienza dei costi per la tua azienda.

L'Arsenale Analitico di Emburse Reshop: Illuminare le Tue Spese

Emburse Reshop è la pietra angolare dell'offerta di Emburse Travel Analytics, garantendo un significativo ritorno sull'investimento grazie a strumenti e servizi automatizzati per la gestione dei viaggi aerei e alberghieri aziendali. Le sue capacità analitiche vanno ben oltre la semplice ri-prenotazione:

1. Revisione Continua dei Contratti

Emburse Reshop offre una tecnologia di revisione automatica sempre attiva che esamina minuziosamente ogni prenotazione. Questo assicura che le tue tariffe negoziate, statiche o dinamiche, siano sempre disponibili e correttamente applicate. Questa rassicurazione proattiva ti permette di individuare discrepanze con le tariffe prenotate, la disponibilità dell'inventario e i tuoi accordi con i fornitori, prevenendo potenziali violazioni delle politiche prima che si verifichino. È uno strumento fondamentale per rilevare casi in cui le prenotazioni di volo non riflettono i termini del tuo contratto, permettendoti di ottenere risoluzioni per le discrepanze di costo con i tuoi partner.

2. Monitoraggio e Benchmarking delle Prestazioni dei Fornitori

Fare affidamento sulle informazioni fornite dai fornitori per l'analisi delle prestazioni può creare un notevole punto cieco nella vostra strategia di viaggio e spese (T&E). Un programma veramente efficace richiede un'analisi indipendente e obiettiva.

Con una soluzione che fornisce dati imparziali, puoi monitorare e confrontare efficacemente i tuoi accordi negoziati rispetto agli standard di mercato e alle prestazioni di altre aziende. Questo è esattamente ciò che offre Emburse Reshop. Fornisce i dati oggettivi necessari per eliminare la tua dipendenza da informazioni potenzialmente di parte fornite dai fornitori.

Per i viaggi aerei, una metrica fondamentale è la Tariffa Qualificata Più Bassa (LQF), che misura con precisione il valore del tuo programma aereo confrontando le tue tariffe negoziate con le tariffe più basse comparabili disponibili sul mercato aperto. Per gli hotel, ti permette di confrontare come il tuo programma si sta comportando rispetto agli standard di mercato e ad altre organizzazioni.

Questa misurazione indipendente vi permette di capire se e con quale frequenza state realmente ottenendo il miglior prezzo, dandovi il vantaggio necessario per ottimizzare le spese di viaggio e negoziare con sicurezza.

3. Analisi e intuizioni praticabili

Il vero valore di un approccio basato sui dati non risiede solo in un report, ma nel potere di agire. Con i cruscotti online, le intuizioni di Emburse Reshop sono immediatamente disponibili, trasformando i dati grezzi in un centro di comando in tempo reale per il tuo programma di viaggio.

Questi cruscotti offrono una visione completa delle metriche critiche, inclusi i risparmi potenziali, i risparmi realizzati e le prestazioni dei vostri accordi negoziati nel tempo. I team finanziari possono ora approfondire specifiche categorie di spesa, identificare tendenze emergenti e prendere decisioni proattive basate sui dati. Ad esempio, è possibile analizzare la spesa per dipartimento, posizione geografica o categoria per individuare anomalie o determinare con precisione il volume di spesa con un particolare fornitore, un'intuizione fondamentale per negoziare tariffe più vantaggiose.

Questo livello di dettaglio porta il tuo team oltre la semplice riconciliazione, dandovi il potere di gestire attivamente i costi, ottimizzare il vostro programma e guidare strategicamente il risparmio.

Il potere dei dati imparziali: il tuo ineguagliabile vantaggio negoziale

Il vero elemento rivoluzionario è nella prospettiva imparziale e terza che Emburse Reshop offre. Mentre la Travel Management Company (TMC) di un'azienda potrebbe offrire i propri servizi di ricerca, spesso non forniscono analisi dettagliate su questa attività, rendendo difficile ottenere intuizioni concrete. Le TMC generalmente non vogliono evidenziare discrepanze nelle tariffe che propongono.

Emburse Reshop offre risparmi E analisi. Dimostrando la capacità di spostare facilmente gli affari, ad esempio, se si trovano tariffe più basse in strutture simili nelle vicinanze, potenziate il vostro potere contrattuale e di acquisto con i fornitori.

Questi dati oggettivi ti forniscono uno strumento potente per:

• Definisci la tua politica di viaggio.
• Identifica nuove opportunità di risparmio.
• Rinegoziare i termini per tenere conto dei volumi di viaggio modificati e mantenere i contratti negoziati.
• Ottieni tariffe e condizioni migliori con fiducia, supportato da dati verificabili.

Garantire fiducia e conformità

Oltre al risparmio, Emburse comprende l'importanza della sicurezza e della conformità. Emburse Travel Analytics è pronto per il GDPR e conforme allo Privacy Shield, garantendo la protezione dei dati per le vostre operazioni globali. Inoltre, la piattaforma Emburse è certificata per la sicurezza e la privacy, inclusi SOC1, SOC2, PCI DSS, ISO 27001 e ISO 27701. Il sistema assiste anche con la conformità alla normativa fiscale, offrendo funzionalità come l'archiviazione illimitata di ricevute nel cloud per le verifiche e il tracciamento dell'IVA per una rendicontazione precisa delle spese in più paesi. Con una stima del 5% dei ricavi tipicamente persi a causa di frodi in tutto il mondo, e la frode nelle spese che rappresenta il 14,5% di tutte le frodi scoperte, l'auditing automatizzato di Emburse Reshop gioca un ruolo cruciale nella riduzione delle spese superflue e nel potenziamento della conformità.

Rendi il tuo programma di viaggio a prova di futuro

Sfruttando le robuste analisi di Emburse Reshop, non si ottengono solo immediati risparmi sui costi; si garantisce anche la protezione futura del proprio programma di viaggio, costruendo relazioni strategiche con i fornitori basate sulla trasparenza e sui dati. Questo permette alla vostra organizzazione di massimizzare il valore di ogni viaggio d'affari, generare un impatto commerciale duraturo e trasformare la spesa di viaggio in un vantaggio strategico.

Pronto a trasformare i tuoi dati di viaggio nel tuo strumento di negoziazione più potente? Scopri come Emburse Reshop può potenziare la tua organizzazione con intuizioni e controllo senza pari.