Nota Spese: Cos’è, Come Compilarla e perché nel 2026 Excel non basta più

In questa guida trovi:

• una definizione chiara di nota spese,
• la struttura completa dei campi obbligatori (alternativa al modello Excel),
• le regole fiscali (IVA e deducibilità),
• i principali colli di bottiglia del processo manuale (anticipi inclusi),
• e come gestire le note spese in modo digitale, integrato e conforme nel 2026.

Che cos’è la nota spese

La nota spese è il documento amministrativo con cui il dipendente richiede il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta lavorativa (es. vitto, alloggio, trasporti).

Per essere considerata valida, la nota spese deve essere:

• coerente con l’attività lavorativa,
• supportata da giustificativi fiscali,
• correttamente approvata, contabilizzata e archiviata.

Nota spese aziendale e parametri forensi: facciamo chiarezza

Questo articolo si riferisce esclusivamente alla nota spese aziendale.

Chi è invece alla ricerca di informazioni su onorari e spese legali deve fare riferimento ai parametri forensi e alle tabelle pubblicate dal Consiglio Nazionale Forense, che regolano la determinazione dei compensi professionali degli avvocati.

Questo chiarimento aiuta utenti e motori di ricerca a distinguere correttamente i due ambiti.

I dati obbligatori: la struttura di una nota spese completa

Chi cerca un “modello di nota spese” sta spesso cercando, in realtà, di capire quali dati inserire per evitare errori, ritardi nei rimborsi o problemi in fase di controllo.

Di seguito trovi una nota spese “virtuale”, con tutti i campi essenziali per una gestione corretta, adatta sia a PMI strutturate sia a contesti enterprise.

Gestione dei giustificativi, IVA e validità fiscale

Secondo il TUIR – art. 95, la deducibilità delle spese di lavoro è subordinata alla corretta documentazione e inerenza:TUIR – art. 95 → https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto:1986-12-22;917~art95

IVA: scontrino o fattura?

Per hotel, ristoranti e spese di importo rilevante (spesso > 50 €), la fattura è spesso preferibile allo scontrino:

• migliora la detrazione IVA (quando applicabile),
• riduce il rischio di contestazioni,
• facilita la contabilizzazione.

Consiglio utile: fattura elettronica (SDI)

Attenzione: per recuperare correttamente l’IVA su hotel e ristoranti, lo scontrino spesso non basta.I sistemi digitali consentono di riconciliare automaticamente la Fattura Elettronica (SDI) con la nota spese del dipendente, evitando la perdita del credito IVA — un aspetto che i modelli manuali non gestiscono.

Le voci di spesa: vitto, alloggio, spostamenti e digitale

Le categorie più comuni nelle note spese includono:

• Vitto: indicare sempre eventuali ospiti, per distinguere tra pasti ordinari e spese di rappresentanza.
• Alloggio
• Spostamenti
  • mezzi pubblici,
  • taxi,
  • rimborso chilometrico per uso auto propria, secondo le Tabelle ACI Fringe Benefit
• Spese digitali e abbonamenti
  • software,
  • strumenti SaaS,
  • servizi cloud utilizzati per lavoro.
• Spese varie
  • parcheggi,
  • pedaggi,
  • mance.

Come gestire le spese prive di scontrino (mance e parcheggi)

In casi limitati (mance, parcometri), è possibile ricorrere a un’autodichiarazione con:

• data,
• luogo,
• importo,
• motivazione.

Disclaimer di compliance: L’autodichiarazione va utilizzata solo quando è oggettivamente impossibile ottenere un documento fiscale e non garantisce lo stesso livello di tutela di uno scontrino o di una fattura.Un uso frequente può esporre l’azienda a contestazioni fiscali. La raccolta digitale immediata riduce drasticamente questi casi.

Il processo di gestione: dall’anticipo al rimborso

Nella pratica aziendale la gestione delle note spese spesso inizia con un anticipo di cassa per coprire le spese previste durante una trasferta.

Il flusso operativo tipico è:

1. Anticipo
2. Spesa
3. Raccolta giustificativi
4. Compilazione nota spese
5. Controllo amministrativo
6. Contabilizzazione
7. Riconciliazione finale anticipo/spese

Perché la riconciliazione degli anticipi è un incubo in Excel

Ogni anticipo richiede una quadratura precisa:

• anticipo erogato,
• spese effettivamente sostenute,
• differenza da restituire o rimborsare.

Con Excel, questo passaggio diventa spesso fonte di errori e ritardi, perché comporta:

• riconciliazioni manuali,
• errori di quadratura,
• ritardi in chiusura,
• scarsa tracciabilità in audit.

Non è solo un problema di efficienza: una riconciliazione errata può diventare un rischio contabile e fiscale.

I rischi del metodo manuale (Excel)

• circa 3 ore al mese per dipendente tra compilazione, correzioni ed email,
• anticipi non chiusi correttamente,
• differenze non recuperate,
• blocchi in chiusura contabile.

Per questo molte aziende superano definitivamente Excel.

Gestione digitale: oltre il modello cartaceo

Conservazione digitale e AgID

Per eliminare il cartaceo, il processo deve rispettare le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici.

Una semplice scansione archiviata in cloud non è sufficiente: serve un sistema che garantisca integrità, immodificabilità e tracciabilità dei documenti, secondo i requisiti normativi.

Vantaggi dell’automazione (Amministrazione e IT)

L’automazione della gestione delle note spese porta benefici immediati sia all’area amministrativa sia all’IT, tra cui:

• controlli in tempo reale,
• applicazione automatica delle regole interne,
• audit trail completo,
• OCR e app mobile: la tecnologia OCR riconosce scontrini e fatture in tempo reale (data, importo, esercente), eliminando il lavoro manuale.

L’ecosistema IT / Integrazioni (fattore decisivo)

Un sistema moderno non si limita a esportare un file CSV. Per essere davvero efficace deve integrarsi con l’ecosistema aziendale, ad esempio:

• integrazione nativa o via API/SFTP con ERP (es. SAP, Oracle),
• integrazione con software Paghe/HR (es. Zucchetti),
• riconciliazione automatica di centri di costo, IVA e rimborsi,
• eliminazione dei silos tra Finance, HR e IT.

In questo contesto Excel non è più uno strumento “semplice”, ma diventa un problema strutturale: non supporta workflow, integrazioni, tracciabilità e controllo in tempo reale.

Ottimizza la gestione delle tue note spese

Passare da Excel a un processo digitale significa:

• meno errori,
• riconciliazioni più rapide e precise (anticipi inclusi),
• dati affidabili e tracciabili,
• processi scalabili.

Scopri come rendere il processo di gestione delle note spese più semplice, controllato e integrato grazie a Emburse.

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Conclusione

La nota spese è il punto di incontro tra fiscalità, controllo interno e sistemi informatici. Gestirla in modo strutturato consente di ridurre rischi, costi invisibili e colli di bottiglia, costruendo un processo solido che sostiene la crescita aziendale.