Analisi dei problemi, produzione e organizzazione delle idee, rappresentazione dei processi e dei flussi di lavoro: per il miglioramento aziendale occorre organizzare e gestire al meglio tutti questi aspetti.
Criteri generali per selezionare e usare gli strumenti di miglioramento aziendale
Sono tanti gli strumenti che si possono utilizzare per implementare un progetto di miglioramento aziendale. Per scegliere quello più adatto alle proprie esigenze si consiglia di:
- realizzare una preselezione di quelli che riteniamo adattarsi meglio ai nostri obiettivi e necessità.
- imparare a utilizzare pochi strumenti e adattarli alle necessità della nostra azienda.
Due dei più utilizzati strumenti per l’analisi dei problemi sono il diagramma causa-effetto e il diagramma di Pareto. Di seguito mostriamo le loro caratteristiche principali e il loro funzionamento.
1 - Diagramma causa-effetto
È uno strumento di analisi che consente di ottenere un quadro dettagliato e di semplice visualizzazione dei diversi motivi che possono produrre un determinato effetto o problema. Si utilizza, pertanto, quando si vuole individuare un effetto e scoprirne le cause.
Generalmente viene utilizzato per ricercare le cause di un problema, mediante l’inserimento delle opinioni di un gruppo di persone legate direttamente o indirettamente al problema stesso.
Il diagramma causa-effetto è conosciuto anche come diagramma Ishikawa in riferimento al suo ideatore, il professore giapponese Kaoru Ishikawa. Attualmente è considerato, per la sua semplicità ed efficacia, come uno dei principali strumenti di miglioramento aziendale.
2 - Diagramma di Pareto
Il diagramma di Pareto è uno strumento di analisi di grande aiuto per prendere decisioni in funzione delle priorità. Si basa su un principio molto semplice, enunciato da Vilfredo Pareto:
l’80% dei problemi si possono risolvere se si eliminano il 20% delle cause che li producono.
Questo significa che con poche azioni correttive si possono risolvere un gran numero di carenze.
Il diagramma di Pareto aiuta a stabilire quali sono i maggiori fattori che hanno influenza su un dato fenomeno, ed è basato su un grafico a barre ordinate dalla maggiore alla minore (in ordine decrescente) e da sinistra a destra, che rappresentano i fattori.
Questo tipo di diagramma è utilizzato fondamentalmente per:
- conoscere qual è il fattore (o quali sono i fattori) più importanti in un problema;
- determinare la causa principale del problema:
- decidere l’obiettivo di miglioramento aziendale e gli elementi che si devono migliorare;
- verificare se si è ottenuto l’effetto desiderato (attraverso il confronto con i grafici Pareto iniziali).
3 - Brainstorming
Passando agli strumenti per produrre idee su un tema o su un determinato problema, la tecnica più nota è sicuramente il Brainstorming.
Questo strumento di lavoro di gruppo, ideato nel 1938 da Alex Faickney Osborn, si propone di ottenere il massimo rendimento dall’interazione di vari individui mediante riunioni informali in cui si cerca di accumulare idee, possibilmente innovative e creative, su un determinato argomento, per una loro valutazione successiva.
Passiamo infine alle tecniche di rappresentazione dei processi e dei flussi di lavoro.
4 - Diagramma SIPOC
Il Diagramma SIPOC, dalle sue iniziali inglesi Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customers, è la rappresentazione grafica in cinque fasi di un processo di gestione. È un sistema molto interessante in quanto permette di visualizzare il processo in modo semplice individuando le parti coinvolte:
- Fornitore (Supplier): persona che apporta risorse al processo.
- Entrate (Inputs): tutto ciò che è necessario per portare avanti il processo di miglioramento aziendale, come le informazioni, le materie prime, i professionisti e le infrastrutture.
- Processo (Process): insieme delle attività che trasformano le entrate in uscite dando loro un valore aggiunto.
- Uscite (Outputs): risultati prodotti (prodotti, servizi, etc.)
- Cliente (Customer): la persona che riceve il risultato del processo, con l’obiettivo di ottenere la soddisfazione del cliente.
5 - Diagramma di flusso
Il diagramma di flusso o diagramma delle attività è una tecnica molto conosciuta che consiste nella rappresentazione grafica del processo di qualsiasi attività. Si utilizza regolarmente per il miglioramento aziendale, industriale e organizzativo. Questi diagrammi utilizzano simboli con specifici significati che rappresentano il flusso di esecuzione mediante frecce che collegano i punti di inizio e di fine del processo.
Tutti questi strumenti di miglioramento aziendale si distinguono per offrire un’immagine molto schematica e chiara dei processi, azioni o algoritmi di qualsiasi attività legata ai cicli di lavoro: un aspetto fondamentale per individuare rapidamente problemi specifici che, altrimenti, rischierebbero di passare inosservati.