La fatturazione elettronica è una realtà obbligatoria per tutti i soggetti a partire dal 1° gennaio 2019. Ciò è stato stabilito dalla manovra finanziaria varata lo scorso anno. Il decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 ha introdotto una importanti novità, soprattutto in materia di non applicabilità delle sanzioni sui ritardi per tutto il primo semestre del prossimo anno.
La fatturazione elettronica ha cambiato completamente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture rispetto a quando si utilizza solamente quella cartacea. Ma vediamo più nel dettaglio che cos’è la fattura elettronica e come funziona la fattura elettronica.
Fatturazione elettronica: cos’è
La fatturazione elettronica è il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione all’emissione e ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni.
Al centro di questo processo ci sono quindi le fatture elettroniche, in formato digitale e introdotte con la legge finanziaria 2008. L’Unione Europea (EU) ha quindi invitato gli Stati membri a prevedere un quadro normativo e tecnologico adeguato a gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale.
In sostanza, la fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare il supporto cartaceo (e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione).
Il formato standard, secondo cui ogni fattura deve essere elaborata è chiamato FatturaPA, in xml. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
La fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. I passaggi sono i seguenti:
- La fattura elettronica viene compilata attraverso un software di fatturazione elettronica.
- La fattura viene poi firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario.
- La fattura viene poi inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio invia il documento al soggetto privato a cui è indirizzato.
Come funziona la fattura elettronica?
Il funzionamento della fattura elettronica è semplice, grazie all’utilizzo di software accurati e appositi che guidano ad una corretta compilazione.
Produzione
Per produrre una fattura elettronica e compilarla occorre innanzitutto un software dotato della funzione di creazione del file XML. Mediante il Sdl, si può trasmettere (e ricevere) la fattura elettronica a privati. La procedura per fatturare è sempre la stessa. È necessario redigere la fattura ma poi, anziché stamparla o inviarla via e-mail in formato PDF, bisogna generarla nel formato XML FatturaPA.
Firma
Una volta che è stata prodotta la fattura elettronica (un file XML) è necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario. Tutto ciò è possibile rivolgendosi a un gestionale di fatturazione.
Ricezione e registrazione
Il SdI è una specie di postino! È il sistema stesso a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.
A te non resta che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece preferisci registrarla manualmente, puoi aprire il file con un lettore idoneo e registrarla.
I vantaggi della fattura elettronica
Tra i tanti vantaggi di questa nuova pratica introdotta da un paio d’anni, troviamo una maggiore efficienza relativo al controllo per la lotta contro l’evasione e la dematerializzazione dell’intero processo di fatturazione, passato dal cartaceo all’online. D’altra parte, la scelta di introdurre la fatturazione elettronica è stata dettata proprio per combattere l’evasione e per adeguarsi a processi tecnologici di digitalizzazione che sempre più stavano prendendo piede già da qualche tempo.
Infine, importante è anche la conservazione sostitutiva. Questa è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i gruppi di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni, sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
I vantaggi della conservazione sono tanti. La conservazione sostitutiva permette alle aziende di risparmiare sotto diversi punti di vista, dalla stampa allo stoccaggio fino all’archiviazione, in quanto:
- vengono eliminati i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
- non c’è più rischio di distruzione, corruzione o perdita;
- non si perde più tempo per la ricerca e la consultazione
Come funziona la fattura elettronica nel 2021: novità
Un ultimo provvedimento del 2020 ha introdotto alcune novità valide a partire dal 1° gennaio 2021, dopo il consueto periodo di aggiornamento. Da quest’anno, il SdI accetta solamente le fatture e le note di credito emesse in formato elettronico.
Inoltre, nel nuovo modello di compilazione, sono stati introdotti nuovi campi relativi al codice delle operazioni, al tipo di documento e di ritenuta. Il tutto si è reso necessario per fare in modo che i contribuenti potessero dettagliare i costi fino ad ora inclusi in un codice più generico ed in particolare, la novità riguarda il codice dei contributi INPS (RT03), quello dei contributi Enasarco (RT04), il contributo ENPAM (RT05) ed un’altra tipologia di contributi previdenziali in precedenza non inclusi (RT06).
Importante novità anche sulla marca da bollo che non sarà più necessaria da includere. Basta cliccare su un’apposita casella per generare un bollo digitale da € 2. Non è nemmeno più necessario dettagliare il costo del bollo nel conteggio ma sarà sufficiente indicare la dicitura “Dati Bollo” omettendo di inserire l’importo di € 2.
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