La struttura tradizionale delle aziende è quella “funzionale”, nella quale gli impiegati che svolgono la medesima funzione vengono raggruppati nello stesso reparto (Vendite, Marketing, Amministrazione...). Secondo questa gestione dei processi aziendali, ciascun reparto mira ad essere il più efficiente possibile, perseguendo i propri obiettivi e puntando all’efficacia della singola funzione. Ma al cliente interessa una cosa sola: il risultato finale, non il modo in cui funzionano i singoli reparti.
La gestione dei processi aziendali richiede analisi, studio e pianificazione approfonditi. A tal fine, è importante elaborare una mappa dei processi: uno schema o diagramma che presenti una visione globale della struttura dell’azienda, comprensiva di ogni processo e delle loro relazioni.
Definire con precisione i vari processi e sottoprocessi e i loro legami è fondamentale per avere un quadro chiaro sull’attività dell’azienda, sulle risorse impiegate, e sulle dinamiche messe in atto. Una volta appresi questi elementi, capire come gestire i processi aziendali meglio e rendere l’azienda più produttiva diventa molto più semplice.
La prima macro-distinzione da attuare è quella in:
- processi strategici: la definizione degli obiettivi dell’organizzazione, la misurazione dei risultati, l’elaborazione di strategie, la gestione del personale… Tutti questi sono processi strategici, spesso coordinati dai vertici dell’azienda e che servono a definire la direzione generale verso cui andare.
- processi operativi: quelli che riguardano la creazione dei prodotti o dei servizi, come il processo di progettazione, il processo produttivo e il processo commerciale.
- processi di supporto: sono tutti quei processi che supportano i processi operativi in modo da renderli più efficienti, come la gestione del sistema informativo, la formazione delle risorse umane, la manutenzione...
Dopo aver definito questi macro-processi si identificano i processi più "piccoli". Facciamo l’esempio di un’azienda che distribuisce bibite rinfrescanti. I micro-processi che verranno definiti possono essere:
Mappa della gestione dei processi aziendali
Una volta che si identifica la gestione dei processi aziendali, il passo successivo è elaborare la mappa dei processi. La mappa può essere considerata come una "grande ragnatela" di processi uniti tra di loro, rappresentati graficamente.
Per elaborare la mappa dei processi si devono conoscere tutte le connessioni possibili, oltre alle risorse (input) necessarie per la realizzazione del prodotto finale (output).
Le mappe non sono sempre uguali: devono adattarsi alla gestione dei processi aziendali di ogni impresa. L’importante, affinché la mappa dei processi sia efficiente e raggiunga il suo scopo, è che:
- le informazioni siano chiare e concise;
- vengano indicati tutti i processi;
- i collegamenti tra processi siano espressi con linearità ed esattezza;
- siano individuati con precisione i gruppi di attività cui appartengono i processi (mentre non è necessario descrivere nel dettaglio il singolo processo).
La creazione delle mappe
Individuati i macro procedimenti e i sottostanti procedimenti che ad essi fanno riferimento, è possibile iniziare con la creazione della mappatura dettagliata della gestione dei processi aziendali.
Ogni processo deve essere suddiviso in singole fasi operative; torniamo all'esempio dell'azienda alimentare pensando alla mappatura del procedimento di gestione del magazzino.
Un esempio di mappatura della gestione dei processi aziendali comprenderà le fasi che seguono:
- Ricezione del segnale di merce pronta per lo stoccaggio.
- Scansione del codice prodotto.
- Prelievo della merce imballata dalle linee produttive.
- Identificazione del punto di stoccaggio in magazzino.
- Trasferimento al punto di stoccaggio.
- Scarico della merce negli slot indicati.
Già un esempio di procedura come la precedente consente di comprendere come siano molte le variabili che potrebbero intervenire nei problemi di gestione dei processi aziendali. Ad esempio lo slot indicato per lo scarico della merce potrebbe essere occupato o il processo di trasferimento incontrare degli ostacoli.
Una mappatura dettagliata dovrebbe includere anche queste eventualità, in modo da rappresentare in forma grafica tutte le eventualità che potrebbero verificarsi nell'intera gestione dei processi aziendali.
Solo in questo modo la mappatura può diventare uno strumento realmente utile per l'ottimizzazione della gestione dei processi aziendali e per l'individuazione prima e la risoluzione poi di eventuali fasi problematiche nell'esecuzione degli stessi.
Si tratta, per concludere, di un processo all’apparenza complesso da determinare, ma che una volta applicato è in grado di rendere più fluida la gestione complessiva di tutti i processi aziendali.
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