Deducibili e detraibili sono due termini che vengono spesso utilizzati come sinonimi; a questo proposito nel linguaggio comune si sente spesso parlare di costi o spese scaricabili dalle tasse.
In questa guida spiegheremo innanzitutto quale sia la differenza tra deducibilità e detraibilità, con una definizione specifica per entrambi i termini.
Dopo aver chiarito le differenze che intercorrono tra questi due concetti, analizzeremo alcuni casi tipici di spese deducibili e detraibili in riferimento alla realtà aziendali.
Concluderemo con un suggerimento per consentire che le spese deducibili o detraibili possano essere gestite al meglio senza caricare di ulteriore lavoro gli addetti alla contabilità e le aziende in generale.
Deducibili e detraibili: una definizione
Iniziamo dunque dalla definire cosa si intenda per deducibilità e detraibilità, che come abbiamo avuto modo di precisare nell'introduzione. Pur essendo riferiti a pratiche simili, ovvero ad una riduzione delle imposte da pagare, non dovrebbero essere usati come sinonimi.
La deducibilità
Le spese deducibili (anche se sarebbe più corretto parlare di oneri deducibili) sono quelle che possono essere detratte dal reddito diminuendo quindi l'importo del reddito imponibile, cioè quello che viene considerato per il calcolo della tassazione e che si ottiene calcolando il reddito, già sottratto delle deduzioni fiscali.
In altri termini un onere deducibile non riduce l'importo delle tasse da corrispondere, ma l'ammontare del reddito che deve essere considerato per il calcolo delle tasse stesse.
Ecco perché la deduzione deve essere calcolata prima di calcolare le detrazioni fiscali.
La detraibilità
Una volta calcolato il reddito imponibile e le deduzioni, si passa alle detrazioni.
Analogamente a quanto detto nel paragrafo precedente, gli oneri detraibili sono invece le voci di costo che possono essere detratte dalle imposte da pagare diminuendone quindi automaticamente l’importo.
Riassumendo: la differenza tra oneri deducibili e detraibili riguarda l'ambito di applicazione della spesa stessa. Nel dettaglio:
- Oneri deducibili: detratti dal reddito
- Oneri detraibili: detratti dalle tasse
Un esempio pratico aiuterà a capire meglio la diversa applicazione di deducibilità e detraibilità di un costo.
Le spese detraibili sono quelle che aiutano i contribuenti a sgravarsi dal peso delle tasse in determinati case, come durante una ristrutturazione, per pagamenti di affitti, mutui o leasing o ancora per le mense scolastiche.
Detraibile o deducibile? Facciamo un esempio
Supponiamo che il reddito riportato in una dichiarazione fiscale sia pari a 20.000 euro, con un'aliquota fiscale al 20%. Le imposte senza detrazioni o deduzioni ammontano quindi al 20% di 20.000 euro e cioè a 4000 euro.
Ipotizziamo di poter portare in detrazione o deduzione una spesa pari a 500 euro.
Nel caso della detrazione il reddito sarà pari a 19.500 euro e l'ammontare delle imposte sarà quindi di 3.900 euro.
Se invece lo stesso importo fosse deducibile, l'ammontare delle imposte sarebbe pari a 3.500 euro in quanto verrebbe detratto direttamente dall'importo della tassazione.
Come si può capire dall'esempio precedente, seppur ipotetico e con cifre del tutto fittizie, la differenza tra detrazione e deduzione comporta un impatto importante per quanto riguarda il calcolo finale delle imposte.
Oneri deducibili o detraibili?
Anche una volta compresa la differenza tra i concetti di detraibilità e deducibilità non è però automatico capire quali spese debbano essere considerate nell'una o nell'altra categoria.
Facciamo quindi alcuni esempi tra i più ricorrenti per entrambe le categorie.
Tra i costi deducibili più comuni per le aziende, rientrano le spese sostenute per i dipendenti e per le trasferte ed i viaggi aziendali.
In questa categoria sono incluse inoltre le spese relative alla quota maturata per il trattamento di fine rapporto da considerarsi per il periodo d'imposta relativo alla tassazione
Per quanto riguarda i costi detraibili, uno degli esempi più tipici è l’IVA sull'acquisto dei buoni pasto, mentre la spesa effettiva per l'acquisto degli stessi rientra tra gli oneri deducibili.
A questo proposito si tenga presente che alcuni casi, come quello della deducibilità e detraibilità auto, presentano entrambe le possibilità, con ad esempio parte dell'Iva detraibile e la deducibilità per quanto riguarda le spese di manutenzione e riparazione dei veicoli necessari per lo svolgimento dell'attività stessa.
Non entreremo però in questa sede nei dettagli relativi alle percentuali di detraibilità e alle specificità di ogni costo. Dedichiamoci invece ad un ultimo aspetto, importante per la gestione delle spese.
Come gestire le spese deducibili o detraibili
Oltre che affidarsi ad un buon consulente fiscale, per semplificare la gestione delle spese sia deducibili sia detraibili, può essere utile un’applicazione per la gestione delle spese aziendali, soprattutto per quanto riguarda la rendicontazione delle spese effettuate dai collaboratori, come ad esempio quelle di viaggio. È sempre necessario conservare la documentazione delle spese effettuate, come scontrini e fatture, sul quale sono indicati i dati di colui che ha effettuato il pagamento come nome, cognome, partita iva o codice fiscale.
Secondo la normativa italiana, l’archivio di questi documenti va mantenuto fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.
Da questo punto di vista, per semplificare ulteriormente la rendicontazione, è utile che l’applicazione sia integrata in un sistema gestionale, che consentirà di ridurre al minimo il tempo e le risorse da dedicare a questo aspetto, talvolta macchinoso, della contabilità aziendale.
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