Spese di rappresentanza: cosa sono e come dedurle

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A chi lavora in un’azienda può essere capitato di incontrarle, mentre i datori di lavoro le conoscono bene per via dei loro criteri di deducibilità.

Parliamo delle spese di rappresentanza, indicate dal comma 1 D.M. 19/10/2008 come spese sostenute “per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell'obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l'impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”.

Ma come calcolarle e, soprattutto, come dedurle? Scopriamo insieme di più su questo argomento importante per la gestione e per la contabilità aziendale.

Che cosa sono le spese di rappresentanza

In parole povere, le spese di rappresentanza includono tutte le spese sostenute da un’azienda o da un libero professionista per farsi conoscere, intessere rapporti con nuovi contatti e rafforzare quelli già esistenti all’interno e all’esterno del territorio in cui si opera. Parliamo, dunque, di tutti quei costi che l’azienda “investe” per promuovere e rafforzare l’immagine della propria attività con vecchi e potenziali clienti.

Per poter essere considerate tali, le spese di rappresentanza devono rispettare tre criteri ben precisi:

1. la gratuità del bene in capo al percettore
2. la finalità promozionale dell’azienda
3. la creazione di un beneficio economico per l’azienda (reale o potenziale che sia)

Quali sono le spese di rappresentanza?

Nel D.M. già citato in apertura, vengono elencate nello specifico le categorie di spese catalogabili come spese di rappresentanza. Rientrano nella dicitura:

• le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell'attività caratteristica dell'impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell'inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell'impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall'impresa;
• ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza indicati nel comma

Come posso dedurre le spese di rappresentanza?

Le aziende e i lavoratori autonomi possono dedurre in una certa quantità le spese di rappresentanza intraprese per la propria attività.

Occorre specificare che le spese di rappresentanza sono detraibili se rispettano il criterio di congruenza, ovvero per essere dedotte ai fini di IRPEF/IRES devono essere sostenute solo ed esclusivamente per l’attività di impresa.

Le spese di rappresentanza, inoltre, possono essere dedotte nel periodo di imposta in cui vengono sostenute, nel rispetto dei limiti di deducibilità. Questi limiti, in vigore dal 2016, corrispondono a:

• 1,5% dei ricavi e proventi fino ai 10 milioni di euro
• 0,6% dei ricavi e proventi tra i 10 milioni e i 50 milioni di euro
• 0,4% dei ricavi e proventi che eccedono i 50 milioni di euro.

Se i suddetti limiti vengono superati, l’azienda sarà soggetta a tassazione sulla base della dichiarazione dei redditi. In tal caso, le spese di rappresentanza saranno tassate e andranno inserite anch’esse nella dichiarazione dei redditi.

È bene ricordare anche che la detraibilità IVA corrisponde al 100% soltanto per le spese di rappresentanza che non superano l’importo di 50 €, altrimenti non possono essere detratte affatto.

Le spese di ospitalità

Altro discorso vale per una tipologia particolare di spese di rappresentanza, ovvero il vitto e alloggio e la somministrazione di bevande destinate ai clienti. Questo tipo di spesa di rappresentanza deve essere dedotto prima al 75% (art. 109 co. 5 del TUIR), e solo successivamente cumulato alle altre spese di rappresentanza, nel rispetto dei limiti già citati.