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Perché ogni organizzazione ha bisogno di una soluzione di automatizzazione della gestione delle spese

Perché hai bisogno di una soluzione di automatizzazione della gestione delle spese

Nell’economia odierna, caratterizzata da tassi di interesse elevati e budget limitati, delle efficaci pratiche di gestione delle spese non solo sono vantaggiose, ma fondamentali. Avendo i dati delle spese distribuiti in diversi sistemi, il controllo dei costi, la gestione del flusso di cassa e l’applicazione della politica aziendale sono estremamente complessi e richiedono molto tempo.

Un software di gestione delle spese aiuta a semplificare e snellire il flusso di lavoro del tuo team, ottimizzando i costi, applicando i controlli delle politiche, e fornendo visibilità in tempo reale per favorire la crescita del business.

Process illustration showing an employee issuing an expense request and receiving a pre-approval for a virtual corporate card
Process illustration showing how expense management automation can be used for alerting an action required for employees to input mileage

Ottieni il controllo sulle note spese

Mantenere la conformità alle politiche aziendali e ridurre il rischio di frodi è una priorità assoluta e una sfida per i dipendenti responsabili della revisione e dell’approvazione delle spese. La ricerca ha rilevato che quasi il 20% delle note spese contengono errori, con informazioni mancanti o errate o non conformi alla politica di spesa aziendale. 1 

Sfruttando la gestione automatizzata delle spese, puoi garantire l’accuratezza dei dati e la loro conformità contrassegnando automaticamente una spesa che viola le politiche impostate nel sistema. L’automatizzazione delle spese riduce il carico di lavoro manuale identificando duplicati, errori e violazioni prima dell’approvazione, assicurando un processo più efficiente.

1 Global Business Travel Association

Le aziende hanno riscontrato una riduzione del 64% degli errori e un miglioramento del 40% nel rispetto delle politiche quando utilizzano una soluzione di gestione delle spese

The Aberdeen Group

Migliora la gestione del flusso di cassa e ottieni informazioni dettagliate sulle spese

Le migliori soluzioni di gestione delle spese consentono a qualsiasi team finanziario di diventare leader di un’azienda Data-Driven, creando più spazio per l’analisi e per il processo decisionale basato sui dati. Attraverso l’automatizzazione, un team finanziario può utilizzare il monitoraggio delle spese, visualizzare i dati in tempo reale e ottenere approfondimenti dettagliati in qualsiasi area dell’azienda. Invece di trascorrere ore a compilare rapporti e a vagliare obsoleti fogli di calcolo, il tuo team finanziario può accedere facilmente ad informazioni approfondite che aiutano a far avanzare il business.

Happy employee holding tablet because her organization no longer uses a manual expense management system, and now uses Emburse solutions to automate their expense management process

Avere una visibilità continua delle spese rappresenta una grande svolta in questa categoria di software. In passato, molti processi finanziari dovevano essere completati in modalità batch... Ora puoi tenere costantemente sotto controllo le tue spese, senza nessuna sorpresa a fine mese.


Robert Kugel
Vicepresidente Senior e Direttore di Ricerca presso Ventana Research

Secondo un recente studio di Emburse, gestire le spese con maggiore attenzione è una delle priorità di molti direttori finanziari. Quasi la metà dei leader finanziari intervistati (44%) ha dichiarato di voler adottare l’automatizzazione che li aiuterà ad aumentare la visibilità e l’analisi delle spese per migliorare il benessere finanziario della propria organizzazione.2 Le organizzazioni che utilizzano dati e analisi completi ottengono una visione più olistica, accurata e un quadro in tempo reale delle spese aziendali, dando loro il potere di aumentare il benessere finanziario della propria organizzazione.


2  Tendenze Finanziarie, Emburse

Promuovi l’efficienza dei tuoi dipendenti aumentando contemporaneamente il risparmio sui costi

Secondo la Global Business Travel Association, tenendo conto del tempo di cui il dipartimento finanziario ha bisogno per rivedere, approvare, archiviare e rimborsare le spese, il costo medio per l’elaborazione di una singola nota spese è di 58$.

Una soluzione di gestione delle spese migliora l’efficienza dell’organizzazione riducendo in modo proattivo gli errori e le violazioni delle politiche aziendali prima dell’invio dei rapporti, risparmiando tempo per la revisione delle spese. Tuttavia, il risparmio di tempo e l’esperienza dei dipendenti vanno oltre il dipartimento finanziario, e migliorano l’esperienza complessiva degli impiegati semplificando e ottimizzando il processo delle note spese.

Quote that says you can reduce the cost of processing expenses by nearly 60% when implementing an expense management solution. The Aberdeen Group.

Il ROI delle soluzioni di automatizzazione della gestione delle spese:

58€

Costo aziendale medio per elaborare una singola nota spese senza un software adeguato

49€

Costo aziendale medio per elaborare una singola nota spese con un software adeguato

1.5

Media delle note spese presentate per dipendente al mese

To determine how much you could save each month, you need to know the average cost of processing expense reports. If you don't have this information, you can use GBTA's template. Simply multiply the industry average cost for processing a single expense report by the number of expense reports you process each month. If you are unsure about the number of expense reports, you can use the industry average cost per employee and multiply it by the number of employees in your organization.

ROI Calculation of subtracting a business cost of processing expense reports from monthly savings, then dividing the business cost to process expense reportss

Next, you will want to figure out what it would cost with expense management software in place to process your monthly expenses. You can estimate this cost based on how much time you believe the software will save you compared to your current process. Alternatively, you can use data from GBTA to make your estimation.

Formula of multiplying the current cost to process a single expense report by expense reports processed per month

Subtract the new costs from the old costs to see your monthly savings.

Formula of multiplying a new cost to process a single expense report by number of expense reports processed per month

Infine, puoi calcolare il ROI con una soluzione di gestione automatizzata delle spese sottraendo i nuovi costi di elaborazione mensili dal tuo risparmio e dividendo il totale per il nuovo costo mensile. In altre parole, il risparmio sui costi cambierà la situazione?

Ecco come apparirebbe il calcolo del ROI utilizzando i dati di GBTA per un’azienda con 150 dipendenti:

[58€ x (150 x 1,5)] = Attuali costi di elaborazione mensili di 13.050€
[29€ x (150 x 1,5)] = Nuovi costi di elaborazione mensili di 6.525€
[13.050€] – [6.525€] = 6.525€ di risparmio mensile
o un ROI di (13.050€ – 6.525€) / 6.525€ = 50%

Ciò si traduce in un risparmio di oltre 6.000 dollari al mese sui costi di elaborazione.

Per ulteriori informazioni su come la tua organizzazione può trarre vantaggio dall’automatizzazione delle spese, consulta le seguenti risorse:

Tour interattivo: Risparmia tempo e denaro con Emburse

Scopri le funzionalità e caratteristiche delle soluzioni Emburse con il tour interattivo.

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