Come prenotare un viaggio d'affari passo dopo passo: una guida pratica per evitare errori

Cosa comporta prenotare un viaggio di lavoro?

Prenotare un viaggio d'affari significa gestire gli spostamenti di uno o più dipendenti per uno scopo aziendale definito, come riunioni con i clienti, partecipazione a fiere o conferenze oppure visite ad altre sedi aziendali. A differenza dei viaggi personali, nei viaggi aziendali è necessario allineare le prenotazioni alle politiche di spesa interne, documentare correttamente i viaggi e trovare un equilibrio tra comfort e ottimizzazione dei costi.

Una buona pianificazione dei viaggi d'affari consente di:

• Ridurre i costi confrontando le tariffe e prenotando in anticipo
• Garantire il rispetto delle normative e delle procedure interne
• Migliorare l'esperienza e la produttività dei viaggiatori minimizzando gli eventi imprevisti

Chi è responsabile dell'organizzazione dei viaggi aziendali nelle imprese?

La responsabilità della gestione dei viaggi aziendali varia a seconda delle dimensioni e della struttura di ciascuna organizzazione. Nelle aziende di medie e grandi dimensioni, solitamente ricade su ruoli specializzati quali:

• Assistenti esecutivi o di gestione
• Responsabili amministrativi e finanziari
• Travel manager o travel manager aziendali

Nelle aziende più piccole, questo compito è spesso condiviso tra più professionisti o addirittura esternalizzato a un'agenzia. Per decidere chi assumerà la responsabilità, è opportuno considerare fattori quali la disponibilità di tempo, il budget assegnato, l'esperienza precedente e il volume totale dei viaggi da gestire.

Quali passaggi dovresti seguire per prenotare un viaggio di lavoro in modo efficiente?

Il processo di prenotazione di un viaggio aziendale può essere riassunto in quattro passaggi fondamentali:

1. Definire lo scopo, le date e i partecipanti

È fondamentale avere chiaro il motivo del viaggio, la sua durata approssimativa e chi viaggerà. Queste informazioni sono fondamentali per stimare il budget necessario.

2. Controllare il budget disponibile e le politiche interne

Prima di iniziare a cercare opzioni, dovresti confermare l'importo massimo autorizzato per il viaggio e controllare le normative interne che stabiliscono i fornitori approvati, i limiti di prezzo o di classe per il trasporto e l'alloggio, i requisiti per il visto, ecc.

3. Seleziona destinazioni e fornitori

Una volta definito il quadro generale, è il momento di scegliere gli itinerari dei voli o dei treni, l'hotel e gli altri servizi necessari. È una buona idea confrontare diversi fornitori e valutarne la flessibilità in merito a cancellazioni o modifiche.

4. Prenota e conserva le ricevute

Una volta scelte le alternative migliori, le prenotazioni vengono elaborate. È fondamentale conservare tutte le email di conferma, le fatture e le ricevute per poter giustificare le spese in seguito.

Quali informazioni è necessario raccogliere prima di prenotare?

Per gestire rapidamente la prenotazione di un viaggio aziendale, è consigliabile raccogliere in anticipo le seguenti informazioni:

• Nomi completi e documenti di identità dei viaggiatori
• Informazioni di contatto aggiornate (e-mail e cellulare)
• Esigenze speciali: allergie, intolleranze alimentari, esigenze di mobilità
• Numero di carta aziendale da utilizzare o informazioni di fatturazione aziendale
• Copia dei visti e/o passaporti validi se il viaggio è internazionale
• Polizza assicurativa di viaggio aziendale (se applicabile)

Per assicurarti di non dimenticare alcun dettaglio, è molto utile lavorare con moduli standardizzati, checklist digitali o anche informazioni centralizzate in un CRM interno. Ciò semplificherà la comunicazione con i fornitori e i viaggiatori.

Come puoi controllare i costi quando prenoti un viaggio d'affari?

Per tenere sotto controllo le spese di viaggio ed evitare spiacevoli sorprese, è consigliabile applicare le seguenti buone pratiche:

Definire una politica di viaggio chiara

È il punto di partenza essenziale. Questo documento deve specificare aspetti quali:

• Limiti di spesa giornalieri e per tipologia di servizio (hotel, pasti, trasporti)
• Categorie alberghiere e classi di volo ammesse in base al profilo del viaggiatore (manager, quadri intermedi, altri dipendenti)
• Convalida richiesta per spese superiori a determinati limiti
• Fornitori preferenziali con cui l'azienda ha degli accordi
• Criteri per combinare viaggi di lavoro con soggiorni personali
• Scadenze per la giustificazione delle spese dopo la fine del viaggio

Prenotare in anticipo

Se possibile, è una buona idea prenotare i biglietti del treno, dell'aereo e dell'hotel con almeno due o tre settimane di anticipo. Ciò consente di accedere a tariffe più economiche.

Dare priorità ai fornitori con sconti aziendali

Uno dei vantaggi derivanti dalla definizione di una travel policy è la possibilità di negoziare tariffe speciali con determinate catene alberghiere, compagnie aeree o compagnie di autonoleggio. Centralizzando le prenotazioni presso questi fornitori preferenziali è possibile accedere a sconti sul volume o pacchetti con condizioni vantaggiose.

Scegliere il mezzo di trasporto più efficiente

L'aereo non è sempre la migliore alternativa. Per le brevi distanze, in particolare quelle che collegano le grandi città, il treno ad alta velocità può rappresentare un'opzione più rapida ed economica. Anche in viaggio, soluzioni come BlaBlaCar per viaggi condivisi possono garantire risparmi significativi. Si consiglia di confrontare diverse alternative prima di decidere.

Siate flessibili con date e orari

Se possibile, è meglio evitare di viaggiare nelle ore di punta, nei fine settimana e nei giorni festivi, perché spesso le tariffe salgono alle stelle. Avere la flessibilità di prendere voli in orari meno gettonati, come la mattina presto o la sera tardi, può farti risparmiare denaro.

Utilizzare gli strumenti per trovare le tariffe migliori

Oltre ai fornitori aziendali, vale la pena confrontare i prezzi su motori di ricerca e agenzie online come Booking.com, Skyscanner, Kayak e altri. Tenete presente che a volte le tariffe più economiche sono soggette a restrizioni (non sono consentite modifiche o cancellazioni), il che può essere costoso in caso di imprevisti.

Stabilire linee guida sugli "extra"

Le spese che tendono a sfuggire di mano durante un viaggio d'affari sono solitamente legate agli extra: minibar dell'hotel, servizio in camera, accesso a Internet a pagamento, ecc. La politica di viaggio dovrebbe specificare chiaramente se questi sono consentiti e fino a quali limiti. Comunicare in anticipo queste regole agli hotel e alle agenzie può evitare spiacevoli sorprese.

Utilizzare metodi di pagamento che forniscono informazioni

Pagare tutte le spese di viaggio con carte aziendali (debito, credito o prepagate) aiuta a tenere sotto controllo il budget. Questi metodi di pagamento forniscono dichiarazioni dettagliate che facilitano il monitoraggio in tempo reale. Se i servizi vengono pagati in contanti, si corre il rischio di perdere le ricevute di pagamento e di non poterli detrarre.

Giustificare e contabilizzare le spese rapidamente

Non è necessario attendere il ritorno dal viaggio per iniziare a riscuotere fatture e biglietti. L'ideale è salvarli il prima possibile (una buona pratica è quella di scattare una foto con il cellulare per ogni evenienza). Una volta arrivati, è meglio trascriverli immediatamente in un rendiconto spese digitale per l'approvazione e la successiva rendicontazione. Più tempo ci vorrà, tanto più sarà probabile che i documenti giustificativi vadano persi o che determinati concetti vengano messi in discussione.

Quali errori dovresti evitare nella gestione delle prenotazioni aziendali?

Prenotare un viaggio d'affari non è la stessa cosa che organizzare una vacanza. Ci sono molti più aspetti da considerare e il margine di errore è più piccolo. Ecco alcuni dei problemi più comuni che possono verificarsi prima, durante e dopo il viaggio:

Prima di prenotare:

• Mancanza di consapevolezza delle politiche di viaggio. Se i criteri riguardanti i fornitori preferiti, i limiti di spesa o i requisiti di approvazione non sono chiari, è facile incorrere in eccedenze di budget o in riserve non autorizzate. È fondamentale formare tutti i dipendenti in merito.
• Errori durante l'inserimento dei dati del viaggiatore. Un semplice errore nel nome, nel numero di documento d'identità o nella data può invalidare una prenotazione, con conseguenti costi aggiuntivi. Si raccomanda la massima cautela e si raccomanda di rivedere sempre i dati prima di confermare.
• Mancanza di misure preventive per eventi imprevisti. A volte i piani cambiano all'improvviso e può essere necessario modificare i biglietti o le prenotazioni alberghiere. Concedere una certa flessibilità (anche se costa un po' di più) evita grattacapi.

Durante il viaggio:

• Smarrimento o furto della documentazione. Perdere il passaporto, i biglietti aerei o del treno o le carte di credito può essere un problema serio, soprattutto quando ci si trova all'estero. È importante avere sempre delle copie di backup (su carta e online) e dei contatti di emergenza.
• Problemi di salute. Qualsiasi malattia o incidente durante un viaggio di lavoro può non solo compromettere la continuità del viaggio, ma anche comportare elevate spese mediche. È fondamentale stipulare una buona assicurazione di assistenza viaggio e conoscere i numeri di telefono e le procedure da seguire in caso di incidente.
• Cambiamenti di programma all'ultimo minuto. Dalle cancellazioni di riunioni ai problemi con voli e treni, le interruzioni di programma sono più comuni del previsto. Avere un buon servizio di supporto attivo 24 ore su 24 (che sia un'agenzia o uno strumento digitale) aiuterà a ridurre al minimo le interruzioni.

Al ritorno:

• Biglietti e fatture smarriti. Nella frenesia del viaggio, è facile perdere una ricevuta. Se non lo si scansiona al volo, sarà difficile recuperarlo in seguito. Una buona pratica è quella di scattare una foto e caricarla sul cloud al momento del pagamento.
• Ritardi nella presentazione delle spese. Più tempo si lascia passare, più difficile sarà ricordare a cosa corrisponde ogni nota. L'ideale sarebbe compilare la nota spese in tempo reale e inviarla non appena si rientra, per facilitarne il monitoraggio e la contabilizzazione.

Spesa superiore ai limiti autorizzati. A volte è difficile rispettare gli importi stabiliti, soprattutto quando si verifica un imprevisto. Ma questo non esenta i viaggiatori dal dover giustificare ogni deviazione, quindi è meglio essere il più disciplinati possibile per evitare documentazione aggiuntiva.

4 punti finali per prenotare più velocemente un viaggio d'affari

Per prenotare un viaggio d'affari è necessario trovare un equilibrio tra le esigenze del viaggiatore e le politiche di spesa interne. Per raggiungere questo obiettivo senza complicazioni, è essenziale:

1. Definire un processo chiaro con responsabilità e passaggi da seguire
2. Affidarsi a strumenti digitali che automatizzino le attività più noiose
3. Stabilire una politica di viaggio realistica e comunicarla in modo appropriato
4. Digitalizzare la giustificazione delle spese e la contabilità per ottenere la tracciabilità

Grazie a questa combinazione di buona pianificazione e tecnologia adeguata, organizzare un viaggio aziendale può diventare un processo molto più snello e controllato. La chiave è prevedere, confrontare le opzioni e basarsi sui dati per prendere le decisioni migliori.