Come evitare le frodi sulle spese

Come trovare la migliore soluzione per la tua gestione delle spese 7 punti da tenere in considerazione per scegliere quale tool soddisferá meglio le tue necessitá specifiche, attuali e future.

Le notizie di frodi interne nella gestione delle spese sono sempre più frequenti. Ti spieghiamo come evitarlo e rispettare la politica di spesa della tua azienda senza sforzo. Ecco i 6 consigli essenziali per individuare la frode interna.

Di tanto in tanto arriva la notizia di nuova storia di frode sulle spese. Probabilmente ti è familiare: qualcuno escogita un piano elaborato per ingannare il suo capo per decine di migliaia di dollari che usa per finanziare il suo stile di vita stravagante.

In questo esempio, un analista esperto in criminalità finanziaria presso una grande banca (che ironia) ha recentemente perso una causa per licenziamento illecito dopo aver scoperto che aveva gonfiato le sue spese. E questa volta non si trattava di fatture false o di orologi di lusso, ma di un semplice acquisto di cibo non autorizzato. E non era nemmeno una bistecca Wagyu annaffiata con del buon vino! In questo caso si trattava di un triste caffè, un panino e un piatto di pasta, costati meno di 100 euro.

Si scopri che li aveva acquistati per la sua compagna. La persona che presentò le spese aveva consumato due caffè, due panini e due cene. E quando venne interrogato, affermò di aver cenato da solo e di aver mangiato tutto lui. Il suo responsabile mise in dubbio questa affermazione durante la revisione delle sue spese e il dipendente, infine, ammise di aver cenato insieme alla sua compagna che l’aveva accompagnato in viaggio. Viste l’iniziale frode nelle ricevute, le bugie al suo superiore e la posizione ricoperta in banca, la decisione finale fu quella di licenziarlo.

Pertanto, nonostante questa persona sperava che il suo inganno passasse inosservato, questo caso ha fatto emergere alcuni aspetti interessanti da considerare per evitare di cadere nella trappola della politica delle spese.

Come evitare frodi accidentali sulle note spese

• Le diarie non vogliono dire carta bianca: Il dipendente sostenne che, poiché la spesa era inferiore alla sua diaria giornaliera di 100 euro, doveva essere autorizzata. Questo è falso: la diaria giornaliera è la quantità massima che è necessario rispettare. Non si tratta di un'indennità giornaliera per cui viene data in anticipo una somma fissa per i pasti e ognuno può spenderla come vuole. Tutte le spese devono essere giustificate e devono essere conformi alla normativa per poter essere rimborsate.

• Le ricevute non mentono: Le ricevute contengono molte informazioni sul venditore, sulla posizione e sul tipo di transazione. I sistemi di gestione delle spese stanno diventando sempre più sofisticati nella loro capacità di identificare ed estrarre accuratamente i dati, rendendo incredibilmente difficile provare a spacciare un tipo di acquisto per un altro.

• È essenziale conoscere la politica di spesa interna: Se la politica di spesa della tua organizzazione prevede che devi specificare chi cena con te e presenti più di un pasto con un solo commensale, ciò farà scattare automaticamente un campanello d’allarme. E ovviamente è molto improbabile che una politica del genere ti permetta di addebitare le spese della cena del/della tuo/a compagno/a, quindi, a meno che tu non abbia un’autorizzazione preventiva, non è una buona idea provarci.

• Le frodi sulle spese non sono solo una questione di soldi: Anche se qualcosa è tecnicamente consentito dalla politica interna (come l’esempio dei 100 euro per i pasti), ciò non significa che si possa abusare del sistema e violare altre regole. Allo stesso modo, se ti è permesso prendere un taxi per andare a un evento di lavoro, ma decidi di prendere l’autobus e poi presentare la ricevuta del taxi di un altro viaggio personale, infrangeresti comunque la normativa.

• Audit umano e tecnologico: I moderni sistemi di gestione delle spese assegnano automaticamente una serie di norme a ogni spesa presentata per verificare che sia conforme alla politica. Se il sistema rileva qualcosa che potrebbe non essere conforme alla politica, chiederà spiegazioni al mittente prima di inviarla per l’approvazione. Anche dopo la presentazione, le organizzazioni fanno affidamento su audit sia umani che tecnologici per rilevare transazioni fraudolente o non conformi con la normativa.

• In termini di onestà, meglio tardi che mai: Se presenti qualcosa che ti sfugge e poi ti accorgi che viola la politica (o lo presenti deliberatamente erroneo e poi ti senti in colpa), è molto meglio segnalarlo in modo proattivo.

Con la tecnologia di gestione delle spese, è molto più semplice rispettare la tua politica interna (e qualora volessi ingannare la tua azienda, diventerebbe molto più difficile). È progettata per guidare i dipendenti attraverso il processo di spesa e li avviserà automaticamente se una sembra essere al di fuori della politica, ad esempio se una voce supera il limite approvato o se per un pasto mancano i nomi dei partecipanti. La stragrande maggioranza delle persone che presentano le spese sono oneste e i rapporti che violano la politica sono generalmente involontari, per questo una soluzione di gestione delle spese può fornire grande tranquillità, oltre a rendere più semplice il processo delle spese di viaggio e soggiorno.

Naturalmente, le piattaforme di gestione delle spese non sono l’unico modo che le aziende hanno per poter prevenire le frodi. Le organizzazioni hanno un’ampia gamma di strumenti a loro disposizione: dalla possibilità di offrire ai team carte di credito aziendali che applicano le norme di spesa al momento dell’acquisto, alla possibilità di integrare il sistema di spesa con la piattaforma di prenotazione di viaggi aziendali online per mantenere entro i limiti tutti gli acquisti di viaggio precedentemente stabiliti dalla politica.