SOFTWARE DI GESTIONE DEI VIAGGI

La gestione dei viaggi aziendali si riferisce alla gestione e coordinazione dei viaggi d'affari effettuati dai dipendenti di un'organizzazione specifica. Include diverse attività, come la pianificazione dei viaggi, la prenotazione di voli e alloggi, l'organizzazione dei trasporti, la gestione delle politiche di viaggio e il rispetto delle linee guida e dei budget aziendali. L'obiettivo della gestione dei viaggi aziendali è semplificare i processi di viaggio nel loro insieme, controllare le spese, garantire la sicurezza e la soddisfazione del personale e ottimizzare l'efficienza e la produttività legate ai viaggi.

Il controllo delle spese aziendali è più semplice se si applicano determinati metodi, per esempio:

• Utilizzare un software di gestione delle spese: Un software di gestione di viaggi e spese consente alla tua organizzazione di automatizzare il tracciamento delle spese, la scansione delle ricevute, la categorizzazione delle spese e le assegnazioni. Mantenere un registro digitale: Digitalizzare le ricevute, fatture e qualsiasi documento relativo alle spese tramite applicazioni di scansione o sistemi di gestione documentale.
• Utilizzare tracker di chilometraggio: Usa applicazioni per il monitoraggio dei chilometri per registrare e calcolare con precisione la distanza percorsa nei viaggi dell'organizzazione.
• Applicare politiche di spesa: Stabilire politiche di spesa chiare che indichino quali spese sono rimborsabili, il processo per giustificarle e i limiti di spesa.
• Riconciliare regolarmente le informazioni sulle spese: Controlla e riconcilia regolarmente le informazioni sulle spese per assicurare la loro accuratezza e individuare discrepanze o possibili aree di miglioramento.
• Organizza la documentazione delle spese: Mantieni un sistema organizzato di archiviazione e classificazione dei documenti relativi alle spese in modo che possano essere facilmente recuperati e sottoposti a revisione.

Durante un viaggio d'affari, le seguenti voci sono generalmente considerate spese aziendali

• Trasporto: I costi associati a voli, treni, noleggio auto, taxi o servizi di car sharing per scopi aziendali.
• Alloggio: Le spese relative ai soggiorni in hotel durante il viaggio d'affari.
• Pasti: Le spese per cibo e bevande sostenute durante il viaggio d'affari.
• Attività: Spese per incontri con clienti, eventi di networking o altre attività correlate all'azienda.
• Comunicazione: Chiamate telefoniche, internet o altri servizi di comunicazione necessari per condurre affari durante il viaggio.
• Circostanze: Spese varie come mance, parcheggio, tasse per i bagagli o visti che sono direttamente collegati al viaggio d'affari.
• Altre spese specifiche: Spese direttamente correlate allo scopo del viaggio d'affari, come tasse di iscrizione a conferenze, noleggio di attrezzature o materiali legati all'azienda.

È importante che tu consulti le politiche e le linee guida di spesa della tua azienda per determinare quali spese specifiche sono permesse nel tuo viaggio, così come eventuali limiti di spesa applicabili.

Le spese fatturabili sono quelle sostenute durante un viaggio d'affari che possono essere addebitate direttamente a un cliente. Sono spese il cui rimborso di solito proviene dal cliente e possono includere costi di trasporto, alloggio, pasti e attività direttamente legate agli incontri con il cliente o ai suoi progetti.

Le spese non fatturabili sono quelle che non possono essere addebitate direttamente al cliente. Di solito è l'azienda a coprire queste spese, che possono essere dovute a riunioni interne del team, sessioni di formazione o spese causate da attività non correlate ai clienti durante il viaggio d'affari.

È importante consultare le politiche e le linee guida dell'azienda per capire come vengono gestite sia le spese di viaggio fatturabili che non fatturabili e quale documentazione deve essere presentata per giustificare un rimborso o una fatturazione.

Di seguito, elenchiamo alcuni modi che aiutano a risparmiare denaro sui viaggi aziendali:

• Pianifica: Prenota voli e alloggi con sufficiente anticipo per approfittare di tariffe più basse.
• Promuovi la responsabilità di spesa: Comunica al personale l'importanza di monitorare le spese quando si organizza un viaggio, scegliendo ad esempio voli economici o soggiornando in alloggi a prezzi ragionevoli.
• Approfittate dei programmi di ricompensa: Utilizzate i programmi fedeltà offerti dalle compagnie aeree, dagli hotel e dalle compagnie di noleggio auto per accumulare punti o miglia che possono essere riscattati in viaggi futuri.
• Applica politiche di viaggio: Stabilisci politiche e linee guida che definiscano quali spese sono permesse, qual è il limite di spesa e quali sono i fornitori o piattaforme di prenotazione preferenziali.
• Promuovi le riunioni virtuali: Quando possibile, proponi gli strumenti di videoconferenza come alternativa agli incontri faccia a faccia per ridurre i costi e l'impatto ambientale dei viaggi.
• Negoziare tariffe: Negoziare tariffe aziendali con hotel, compagnie aeree o società di noleggio auto per garantire prezzi ridotti nei vostri viaggi d'affari.
• Controlla e analizza le spese: Esamina e analizza regolarmente le spese di viaggio per identificare opportunità di risparmio, analizzare i modelli di spesa e prendere decisioni informate riguardo ai budget e alle politiche di viaggio.

Con queste strategie, le aziende possono gestire efficacemente le spese e ottimizzare il risparmio senza compromettere la qualità del viaggio.

Un software di gestione dei viaggi offre numerosi vantaggi alle aziende, come:

• Processi di prenotazione più agili: Il software di gestione dei viaggi semplifica il processo di prenotazione consentendo al personale di cercare e prenotare voli, hotel e auto a noleggio da una singola piattaforma, risparmiando così tempo e sforzo.
• Controllo dei costi: Con il software di gestione dei viaggi, le aziende possono applicare le politiche di viaggio, stabilire limiti di spesa e accedere a tariffe negoziate, garantendo così il controllo dei costi e il rispetto delle restrizioni di bilancio.
• Applicazione delle politiche: Il software di gestione dei viaggi consente alle aziende di stabilire e applicare politiche di viaggio, assicurando che i dipendenti rispettino le direttive e effettuino prenotazioni conformi alla normativa.
• Monitoraggio e rapporti di spesa: I software di gestione dei viaggi si integrano spesso con i sistemi di gestione delle spese, il che facilita il monitoraggio delle spese di viaggio e consente di generare rapporti dettagliati per i rimborsi e le analisi finanziarie.
• Maggiore visibilità e trasparenza: Con un software di gestione dei viaggi, le aziende dispongono di informazioni in tempo reale sulle prenotazioni e le spese di viaggio, il che permette loro di monitorare e gestire efficacemente le attività correlate.
• Dovere di cura: Il software di gestione dei viaggi può aiutare a garantire la sicurezza del personale attraverso avvisi di viaggio, fornendo dati di contatto in caso di emergenza e con funzionalità di tracciamento dei viaggiatori.
• Analisi e conoscenza strategica: Il software di gestione dei viaggi offre funzionalità analitiche e di reporting, che permettono alle aziende di acquisire conoscenze strategiche sui modelli, le spese e le tendenze di viaggio, facilitando così una migliore presa di decisioni e l'ottimizzazione dei costi.

Il costo medio di un viaggio d'affari può variare notevolmente a seconda di diversi fattori come, ad esempio, la destinazione, la durata, lo scopo, il settore e le politiche aziendali. Secondo vari studi e rapporti, un viaggio nazionale negli Stati Uniti può costare, in media, tra i 1.000 e i 2.500 dollari per viaggiatore, includendo voli, hotel, pasti, trasferimenti e varie spese. I viaggi internazionali tendono ad essere più costosi, con una spesa media che oscilla tra i 3.000 e i 5.000 dollari per viaggiatore.