Alternativas a SAP Concur en 2026: guía de compra para empresas

La estructura de la categoría: entre qué opciones estás eligiendo realmente

Estas categorías pueden parecer similares, pero resuelven problemas distintos:

• El software de gestión de viajes y gastos (T&E) permite gestionar las reservas de viajes de empresa, los informes de gastos y los reembolsos en un único flujo de trabajo integrado: al reservar un vuelo, sus datos se incorporan automáticamente al informe de gastos, lo que permite unificar los gastos de viaje y los que adelanta el empleado. SAP Concur Expense junto con Concur Travel es el ejemplo por excelencia.
• El software de gestión de gastos permite presentar y aprobar informes de gastos, garantizar el cumplimiento de las políticas, tramitar reembolsos e integrarse con los sistemas contables, y puede incluir la reserva de viajes. Muchas grandes empresas lo combinan con una empresa de gestión de viajes (TMC) y una herramienta de reservas en línea independientes, por lo que la solución de gestión de gastos se adquiere por separado.
• La gestión de tarjetas corporativas abarca la emisión, el control y la conciliación de tarjetas de pago a fin de mes, de crédito o de prepago. Mientras que las plataformas tradicionales de viajes y gastos concilian los datos recibidos de emisores externos, las plataformas centradas en tarjetas las emiten ellas mismas. Conciliar esos datos es una cuestión de integración, mientras que emitir tarjetas implica una relación bancaria: una distinción importante para la calidad de los datos, la visibilidad en tiempo real y la rentabilidad del programa.
• La gestión del gasto de los empleados abarca todos los gastos iniciados por los empleados, incluidos los pagos con tarjeta, los gastos, los reembolsos y, en algunos casos, las cuentas por pagar, bajo un modelo de datos unificado. Se diferencia de la gestión del gasto centrada en compras, como la que ofrecen Coupa o SAP Ariba, que se centra en los pedidos de compra, la gestión de proveedores y el aprovisionamiento.
• La gestión de gastos integrada en el ERP es aquella que forma parte nativa de un sistema ERP, como Workday Expenses, SAP S/4HANA Travel Management u Oracle Expenses. La ventaja es la integración contable sin una capa de software intermediario, pero el producto está diseñado para responder a las necesidades del ERP, no a las del programa de viajes o gastos.

Estas categorías no compiten en los mismos aspectos. Si las tratas como si fueran lo mismo, podrías acabar comparando productos que no son equivalentes.

SAP Concur: un referente del pasado

SAP Concur es una de las plataformas de gestión de viajes y gastos más utilizadas por las empresas. Según SAP, Concur da servicio a más de 46.000 organizaciones en más de 150 países.

Los puntos fuertes de SAP Concur

El motor de políticas de Concur se puede configurar para gestionar flujos de aprobación que combinen múltiples criterios, como centros de costes, proyectos, zonas geográficas y tipos de gasto. Este nivel de configuración puede ser importante para las organizaciones globales con una estructura de gestión matricial y conviene contrastarlo con el de cualquier alternativa que se esté valorando. Concur Travel cuenta con un ecosistema consolidado de sistemas de distribución global (GDS) y empresas de gestión de viajes (TMC), lo que puede ser un factor importante para las organizaciones con programas complejos de gestión de viajes corporativos.

Para las organizaciones que utilizan específicamente SAP S/4HANA, SAP documenta un escenario de integración nativa que incluye comunicación bidireccional entre sistemas e intercambio de datos maestros. El alcance de esta afirmación es más limitado que afirmar que todas las conexiones con SAP ERP funcionan así o que todas las alternativas son meros conectores de terceros certificados. La presencia global de Concur, que incluye compatibilidad con varios idiomas y divisas en más de 150 países, debe compararse con la cobertura de países y módulos documentada para cada alternativa.

Por qué las organizaciones valoran otras alternativas

Los motivos por los que los compradores buscan alternativas a SAP Concur son concretos, y tratarlos como si fueran todos iguales lleva a elegir un tipo de solución inadecuado:

• Carga administrativa: La flexibilidad de Concur también conlleva una carga administrativa. Las configuraciones complejas pueden requerir administradores con formación específica y un mantenimiento continuo, por lo que los equipos deben evaluar los recursos internos necesarios para gestionar el programa a largo plazo.
• Experiencia del empleado: Las reseñas de clientes en G2 y TrustRadius coinciden en que la interfaz de Concur es más compleja que la de las aplicaciones de uso personal, especialmente en dispositivos móviles. Las opiniones de los usuarios pueden revelar dificultades de uso. Compruébalo con tus propios empleados y datos de gastos.
• Estructura del modelo de tarjetas: Concur concilia los datos de las transacciones con tarjeta que recibe de emisores externos, en lugar de gestionar directamente la relación con el titular de la tarjeta, por lo que los datos de gasto llegan días después de que se realicen las transacciones. Para las organizaciones que buscan aplicar controles de gasto desde la propia tarjeta, este modelo puede ofrecer una visibilidad menos inmediata que una plataforma de emisión de tarjetas
• Distintos enfoques de la estrategia de viajes: Algunas organizaciones prefieren separar la gestión del programa de viajes de la presentación de informes de gastos y optan por una empresa de gestión de viajes (TMC) o una herramienta de reservas en línea (OBT) especializada, mientras que otras buscan una experiencia de reserva similar a la de las plataformas para particulares. Un tercer grupo considera que Concur Travel se adapta a su programa.
• Alcance de la transformación financiera: Las organizaciones inmersas en una transformación financiera más amplia pueden considerar que Concur, como sistema independiente de gestión de viajes y gastos, no encaja en la arquitectura prevista. Las empresas que utilizan Workday pueden preferir su solución nativa de gestión de gastos, mientras que otras pueden buscar tarjetas, gestión de gastos y automatización de cuentas a pagar en un único modelo de datos.
• Cálculo de costes: El coste operativo total de Concur, incluidos los servicios de los socios de implementación y la administración continua, suele superar las estimaciones iniciales del coste de las licencias. Las organizaciones que calculan el coste total a varios años a veces descubren que otra solución resulta más rentable.

Ninguno de estos motivos es universal. Cada uno apunta a un tipo de alternativa diferente.

Criterios de evaluación: qué diferencia realmente a las plataformas a escala empresarial

Define tus requisitos antes de evaluar a los proveedores. Los siguientes criterios permiten diferenciar las plataformas en los procesos de evaluación empresarial e incluyen por qué es importante cada uno y qué pruebas solicitar:

• Complejidad de los gastos: La complejidad de los tipos de gastos de tu organización determina si el módulo de gastos de una plataforma permite la imputación de costes en varias dimensiones, las aprobaciones a varios niveles y la gestión de dietas en distintas jurisdicciones. Solicita una demostración en directo de tus dos escenarios de gastos más complejos, incluida la gestión de errores en los asientos contables.
• Alcance de la gestión de viajes: Para las organizaciones con un volumen considerable de gasto en viajes gestionados, este es uno de los principales criterios de selección, pero puede resultar irrelevante si los viajes se gestionan a través de una empresa de gestión de viajes (TMC) o una herramienta de reservas en línea (OBT). Pregunta por la cobertura de tus tres principales mercados de viajes, los mecanismos para garantizar el uso de los proveedores establecidos y el modelo de integración con la TMC.
• Políticas y aprobaciones: La capacidad de configuración de un motor de políticas determina si la plataforma aplica la lógica y la jerarquía reales de tu organización o si requiere recurrir a los servicios profesionales del proveedor para cada cambio. Las políticas que se muestran en las demostraciones estándar están simplificadas y no reflejan tu matriz de aprobaciones específica.
• Alcance global y gestión multientidad: En los materiales de marketing, el término «global» rara vez especifica qué países o módulos están incluidos, y la compatibilidad con múltiples entidades abarca desde instancias independientes hasta un modelo de datos multientidad nativo, con distintas implicaciones contables. Solicita una configuración para dos entidades operativas en países distintos que contemple la gestión de los impuestos, las divisas y la recuperación del IVA.
• Integración con ERP y sistemas de información de RR. HH.: Los datos de gastos deben registrarse con precisión en el libro mayor, con las dimensiones correctas, y la integración debe probarse con tu versión específica del ERP, no con una genérica. Pide una referencia de un cliente que utilice la misma versión del ERP que tú y tenga un nivel de complejidad similar.
• Modelo de tarjetas: Determina si la plataforma emite tarjetas, concilia los datos de tu programa de tarjetas actual o hace ambas cosas, y valora los tipos de tarjeta disponibles y cómo se gestionan los reembolsos en efectivo. Los aspectos económicos de las tarjetas, como las tasas de intercambio y las bonificaciones, deben incluirse en el cálculo del coste total de propiedad (TCO).
• IA y automatización: Evalúa la IA por cómo procesa los datos de entrada y por la fase de revisión humana, no por la terminología utilizada, ya que el OCR, la correspondencia basada en reglas, la detección de anomalías mediante aprendizaje automático y las capacidades de los agentes de IA son tecnologías de distinta naturaleza. Pide a los proveedores que demuestren el flujo de trabajo concreto, los datos de entrada, los resultados y los controles de revisión que respaldan cualquier afirmación sobre el uso de IA.
• Implementación y soporte: Confirma si la implementación se realiza de forma autónoma o si la dirige un socio o el proveedor, y cuál es el perfil de los clientes de referencia con un nivel de complejidad similar. Confirma también el procedimiento de escalado para un cambio de configuración o un fallo crítico de integración tras la puesta en marcha.
• Seguridad, cumplimiento normativo y gobernanza: Los requisitos de seguridad varían según la organización; confirma qué certificaciones, requisitos de residencia de los datos y documentación de auditoría son aplicables a tu entorno. Solicita un informe de auditoría actualizado elaborado por un tercero, en lugar de un documento técnico sobre seguridad del proveedor.

Comparativa de un vistazo

La siguiente tabla resume la comparativa de las plataformas según los criterios de evaluación descritos anteriormente, antes de presentar un análisis detallado de cada proveedor:

La idoneidad de la plataforma depende del diseño del programa, los requisitos geográficos, las necesidades de integración y el alcance de la implementación. Comprueba las funcionalidades documentadas en una evaluación en directo con tus propios casos de uso.

Emburse

Emburse ayuda a los equipos financieros a mantener el control financiero a medida que la gestión de gastos se vuelve más compleja al abarcar distintas políticas, entidades y sistemas. Resulta especialmente útil cuando los flujos de trabajo de gastos complejos, la contabilidad de múltiples entidades y el cumplimiento de los requisitos del IVA y del impuesto sobre bienes y servicios (GST) son criterios clave en la evaluación.

Funciones principales

• Asignación multidimensional de costes
• Enrutamiento de aprobaciones basado en excepciones
• Configuración multiempresa y multidivisa
• Auditoría y detección de anomalías con inteligencia artificial
• Emburse Cards, virtuales y físicas
• Integraciones con fuentes de datos de tarjetas externas y conciliación con notificaciones de autorización en tiempo real
• Integraciones con TMC, OBT y plataformas de reserva de viajes
• Análisis exhaustivo y visibilidad del gasto
• Integraciones completas con sistemas ERP

Ventajas

• Amplias opciones de configuración para flujos de gestión de gastos complejos que abarcan varias entidades
• Integración contable y controles financieros preparados para auditorías
• Permite gestionar tarjetas, gastos y viajes en un programa integrado de gestión de gastos de empleados
• Compatibilidad documentada con programas multidivisa y requisitos de IVA/GST

Consideraciones

• Las organizaciones que busquen un programa centrado en tarjetas que ofrezca una línea de crédito o una experiencia de reserva centrada en los viajes quizá prefieran otro tipo de plataforma.

Ideal para

Organizaciones cuya gestión de gastos ha superado las capacidades de las herramientas más sencillas y que necesitan controles configurables, opciones flexibles para controlar las tarjetas corporativas y el acceso a ellas, integridad contable y visibilidad de las distintas entidades.

Navan

Navan, antes conocida como TripActions, es una plataforma de gestión de viajes y gastos centrada en los viajes, diseñada en torno a la experiencia de reserva y al cumplimiento de las políticas en el momento de la compra. Está dirigida a medianas y grandes empresas cuyo principal criterio de evaluación es la adopción por parte de los viajeros.

Funciones principales

• Inventario de viajes de GDS y proveedores directos
• Aplicación de la política al realizar la reserva
• Herramientas para garantizar la seguridad de los viajeros y mantener la comunicación con ellos
• Recomendaciones de viaje
• Conexiones con redes de tarjetas y entidades emisoras asociadas
• Codificación automática de gastos y conciliación de recibos
• Integraciones con NetSuite, Workday y Sage Intacct
• Modelos de precios financiados por proveedores y basados en licencias

Ventajas

• Una excelente experiencia de reserva de viajes impulsa una alta adopción
• La política se aplica al reservar, no después del viaje
• Funcionalidad de gestión de gastos
• Los precios modulares pueden reducir los costes de las licencias en programas con un gran volumen de viajes

Consideraciones

• No se ha verificado el alcance de la gestión de gastos para flujos de trabajo complejos con múltiples entidades
• Existe integración con SAP, pero su alcance no está confirmado.
• La marca y el ámbito geográfico del programa de tarjetas deben verificarse directamente
• Modelo de gobernanza de la IA y registro de auditoría no confirmado de forma independiente

Ideal para

Empresas de mayor tamaño dentro del segmento de las pymes, empresas medianas y grandes organizaciones cuyos principales problemas con Concur son la adopción de la herramienta de viajes y la experiencia del viajero.

Rampa

Ramp es una plataforma de gestión de gastos centrada en su tarjeta Visa de empresa, que constituye su principal mecanismo de control del gasto. Se dirige principalmente a organizaciones con sede en Estados Unidos que buscan un programa de tarjetas de empresa y herramientas de control para gestionar sus gastos, y en las que la mayor parte del gasto se realiza con estas tarjetas.

Funciones principales

• Tarjetas corporativas Visa físicas y virtuales
• Límites de gasto y controles por categoría en tiempo real
• Cotejo y categorización de recibos mediante aprendizaje automático
• Módulo de reservas de Ramp Travel
• Integraciones con NetSuite, QuickBooks, Sage, Xero, Workday y SAP
• Detección automática de incumplimientos de la política
• Plan básico gratuito

Ventajas

• Conciliación altamente automatizada a partir de los datos de las transacciones con tarjeta
• Implementación rápida en comparación con las plataformas de gestión de viajes y gastos para grandes empresas
• Visibilidad del gasto en tiempo real y facilidad de uso para los empleados
• El plan gratuito reduce el coste inicial de los programas en los que predomina el uso de tarjetas

Consideraciones

• Las organizaciones deben unificar sus tarjetas en la tarjeta Visa de pago total de Ramp; no se permiten integraciones con otros programas
• No se ha confirmado la cobertura de emisión de tarjetas internacionales para programas globales
• Se resta importancia a los gastos no realizados con tarjeta (reembolsos, gastos de contratistas)
• Configuración multientidad a escala empresarial sin verificar
• La amplitud de las funciones de viajes no se ha contrastado con la de los especialistas centrados en viajes

Ideal para

Principalmente, organizaciones con sede en Estados Unidos en las que predominan los gastos con tarjeta y la conciliación automatizada importa más que disponer de funciones avanzadas de reembolso.

Brex

Brex es una plataforma de gestión del gasto centrada en las tarjetas y dirigida a organizaciones de perfil tecnológico cuyas herramientas financieras se basan principalmente en soluciones SaaS. Brex y Ramp se dirigen a segmentos de clientes similares y suelen compararse durante el proceso de selección.

Funciones principales

• Emisión de tarjetas físicas y virtuales en más de 30 divisas
• Programa de tarjetas con cobertura en más de 60 países
• Conciliación de recibos y detección de anomalías mediante IA
• Flujos de reembolso junto con los gastos con tarjeta
• Módulo de reservas de Brex Travel
• Integraciones con NetSuite, Workday, Sage Intacct y SAP

Ventajas

• Mayor cobertura internacional documentada en la emisión de tarjetas que Ramp
• Experiencia de usuario moderna
• Reembolsos disponibles junto con flujos de trabajo que priorizan el uso de tarjetas
• La asociación automática de recibos mediante IA reduce la introducción manual de datos

Consideraciones

• La estructura exacta de reembolso y las condiciones del programa están pendientes de confirmación
• Los flujos de trabajo complejos para la gestión de gastos y la contabilidad avanzada para múltiples entidades están menos desarrollados.
• No se ha verificado el alcance de las funciones de viajes frente a las plataformas especializadas en viajes

Ideal para

Startups y organizaciones financiadas con capital riesgo que buscan una plataforma centrada en tarjetas y con una cobertura de emisión internacional más amplia que la de Ramp.

Gastos de Workday

Workday Expenses es un módulo de gestión de gastos integrado en el ERP, dentro de Workday Financials y HCM. Está dirigido a organizaciones que ya utilizan Workday y cuya prioridad estratégica es prescindir de un sistema independiente de gestión de viajes y gastos y de los costes asociados a su integración.

Funciones principales

• Módulo nativo de Workday Financials
• Centros de costes y dimensiones contables compartidos
• Aprobaciones y procesamiento de operaciones entre empresas configurables
• Informes de gastos en varias divisas y para múltiples entidades
• Un único registro de auditoría para finanzas, RR. HH. y gastos
• Incluido en la suscripción actual de Workday

Ventajas

• Sin una capa de integración entre el ERP y el sistema de gestión de gastos
• Sistema único de registro y trazabilidad de auditoría unificada
• Menor coste adicional para los clientes actuales de Workday
• Elimina el coste recurrente de la integración entre Concur y Workday

Consideraciones

• No permite reservar viajes de forma nativa; requiere una herramienta de reservas online (OBT) o una agencia de gestión de viajes (TMC)
• No se ha verificado el nivel de detalle de la gestión de gastos frente al de los especialistas en viajes y gastos.
• No se han probado los flujos de aprobación complejos ni el cumplimiento normativo en cada país
• No ofrece una propuesta de valor relevante fuera del ecosistema de Workday
• No ofrece tarjetas propias
• La configuración es compleja y depende de los módulos principales; la gestión de gastos es secundaria

Ideal para

Organizaciones que ya utilizan Workday Financials o HCM y quieren reducir el número de sistemas y la carga de trabajo asociada a las integraciones.

Coupa

Coupa es una suite de gestión del gasto que abarca desde la búsqueda de proveedores hasta el pago, en la que los viajes y gastos son un componente más del gasto empresarial, no el producto principal. Es adecuada para organizaciones que están llevando a cabo o tienen previsto unificar la gestión del gasto, no para quienes buscan únicamente una alternativa a Concur.

Funciones principales

• Plataforma de gestión del gasto empresarial (compras, facturación y gastos)
• Funciones de políticas, aprobación y auditoría
• IA de Coupa e inteligencia de gasto basada en datos de la comunidad
• Integraciones de viajes a través de socios
• Marco de gobernanza y cumplimiento normativo empresarial

Ventajas

• Visibilidad unificada del gasto en compras, gastos y facturas
• El marco de gobernanza empresarial abarca múltiples categorías de gasto
• Datos comparativos de la comunidad obtenidos a partir de los datos agregados de la red de clientes
• Una única plataforma para impulsar la transformación de todo el proceso de compras, desde la selección de proveedores hasta el pago

Consideraciones

• La gestión de viajes y gastos no es el eje central del diseño de la plataforma.
• La gestión de viajes solo está disponible a través de integraciones con socios
• El coste total y el alcance de la implementación aumentan cuando los viajes y gastos son el único factor determinante

Ideal para

Organizaciones que están llevando a cabo o planificando una transformación del proceso de compras, desde la búsqueda de proveedores hasta el pago, en la que la consolidación de los gastos de viaje y representación forma parte de una iniciativa más amplia de gestión del gasto.

Expensify

Expensify es una solución especializada en gastos, diseñada para pymes y empresas del segmento inferior del mercado mediano. Es adecuada para organizaciones que buscan simplificar sus procesos y dejar atrás la complejidad de las soluciones para grandes empresas, no para sustituir una solución de gestión de viajes y gastos de nivel empresarial.

Funciones principales

• Captura de recibos con OCR SmartScan
• Seguimiento del kilometraje y las dietas
• Gastos integrados de la tarjeta Expensify Card
• Expensify Travel a través de su colaboración con Spotnana
• Integraciones con QuickBooks, Xero y NetSuite
• Precios transparentes por usuario

Ventajas

• Puesta en marcha rápida y facilidad de uso
• Precios transparentes y publicados abiertamente
• Sólido ecosistema de contables y auxiliares contables
• Integraciones contables directas sin asignaciones personalizadas

Consideraciones

• Integración limitada con SAP en entornos ERP empresariales
• Capacidad de gestión de múltiples entidades y de gobernanza avanzada sin verificar
• No está diseñado para grandes programas internacionales

Ideal para

Empresas de hasta unos pocos cientos de empleados que gestionan programas de gastos sencillos y buscan simplificar los procesos, en lugar de contar con funcionalidades avanzadas propias de grandes empresas.

TravelPerk

TravelPerk es una plataforma centrada en los viajes que apuesta por la flexibilidad en las reservas, con FlexiPerk como principal elemento diferenciador. Es una buena opción para las empresas, especialmente aquellas con sede en Europa, que dan prioridad a la experiencia de viaje frente a una gestión avanzada de los gastos corporativos.

Funciones principales

• Amplia oferta de alojamiento y transporte
• Reservas con cancelación flexible de FlexiPerk
• Herramientas para garantizar la seguridad de los viajeros
• Tarjeta de débito Visa Platinum con límites de gasto
• Integraciones contables con QuickBooks y Xero
• Precios transparentes basados en un porcentaje

Ventajas

• Una experiencia de reserva de viajes de primer nivel, a la altura de las plataformas para particulares
• La flexibilidad de cancelación de FlexiPerk es una ventaja diferenciadora documentada
• Estructura de precios transparente
• Amplia cobertura de viajes en Europa

Consideraciones

• No es una plataforma de gestión de gastos empresariales
• Integración limitada con sistemas ERP empresariales (SAP, Oracle, Workday)
• Las funcionalidades de gestión de gastos son más limitadas que las de las soluciones especializadas

Ideal para

Empresas de tamaño mediano, a menudo con sede en Europa, cuya principal prioridad es la experiencia de reserva de viajes y cuya gestión de gastos presenta una complejidad moderada.

Costes de migración y cambio

Sustituir SAP Concur implica tanto implantar un software como llevar a cabo un programa de cambio en las operaciones financieras, con líneas de trabajo centradas en las políticas, los datos, la integración y la adopción:

• Recreación de políticas: Adaptar la lógica de las políticas existentes a la arquitectura de una nueva plataforma exige documentar cada regla, trasladarla al nuevo modelo y probar los casos límite. Las carencias detectadas tras la puesta en marcha pueden afectar al cumplimiento de las políticas, la precisión contable y la experiencia de los empleados
• Correspondencias contables del ERP: Las correspondencias de centros de coste, proyectos y códigos contables no se pueden trasladar fácilmente, y los cambios en el plan de cuentas durante la migración alargan los plazos. Las pruebas de integración con el ERP que abarcan todos los escenarios son la línea de trabajo más infravalorada en estas migraciones.
• Datos de empleados y tarjetas: Los datos de los perfiles de los empleados, la información bancaria para los reembolsos y las asignaciones a los programas de tarjetas deben migrarse sin interrumpir los flujos de pago. En el caso de los programas de gran envergadura, esto constituye por sí solo un proyecto de calidad y migración de datos.
• Datos históricos: Los requisitos normativos y de auditoría pueden exigir que los datos históricos de gastos sigan siendo accesibles tras la migración. Confirma si se migrarán a la nueva plataforma, se archivarán por separado o se conservarán en una instancia de Concur de solo lectura.
• Datos del programa de viajes: Las tarifas preferentes, los contratos con proveedores y las relaciones con las agencias de gestión de viajes vinculadas a Concur Travel deben renegociarse y reconfigurarse para la nueva solución. La recreación de la política de viajes constituye una línea de trabajo independiente de la recreación de la política de gastos.
• Periodo de funcionamiento en paralelo: Las migraciones complejas suelen requerir un periodo en el que ambos sistemas estén activos, lo que genera trabajo adicional de conciliación y una mayor complejidad contable que deben contemplarse explícitamente al definir el alcance del proyecto.
• Formación y gestión del cambio: La adopción por parte de los empleados supone un riesgo importante para la implantación, incluso con una plataforma más sencilla. Cuando hay muchos usuarios, se necesita un programa de gestión del cambio, especialmente en lo relativo a los hábitos de presentación de gastos que afectan a los plazos del cierre mensual.
• Condiciones del contrato: Los contratos de Concur para grandes empresas suelen tener una duración de varios años, y los costes de rescisión anticipada y el solapamiento de contratos afectan considerablemente al coste total de propiedad (TCO). Calcula el coste de rescindir el contrato antes de cerrar el análisis de viabilidad.

Precios y coste operativo total

SAP Concur, Emburse, Navan, Brex y Coupa no hacen públicas sus tarifas para grandes empresas. Ramp y Brex ofrecen planes básicos gratuitos y publican las tarifas de sus planes intermedios, con precios mensuales por usuario. Expensify publica sus precios por usuario. TravelPerk publica un modelo de precios basado en un porcentaje del importe de cada reserva. Los precios de las demás plataformas se negocian en el contrato y varían en función del número de usuarios, los módulos incluidos, la cobertura internacional y la duración del contrato. Por tanto, ten en cuenta estos componentes del coste al realizar cualquier comparativa:

• Cuotas de licencia
• Implementación
• Administración anual
• Mantenimiento de la integración
• Niveles de soporte
• Formación
• Aspectos económicos del programa de tarjetas
• Comisiones por transacción
• Costes de rescisión del contrato

Las comparativas públicas de precios de licencias empresariales no son fiables si no se compara el mismo alcance. Una plataforma con licencias más económicas puede resultar más cara de operar, y una plataforma que se implanta más rápido puede requerir más tareas de administración continuas. Compare el coste operativo total durante un mismo periodo, incluidos los costes de implantación, administración y soporte, las condiciones económicas de las tarjetas y los costes de transición entre contratos.

El papel de Emburse en las evaluaciones de soluciones empresariales

Plantéate Emburse si la complejidad de los flujos de gestión de gastos y los controles financieros tienen más peso que una experiencia centrada en los viajes o un modelo operativo basado en tarjetas. Emburse es una opción idónea para los equipos financieros que necesitan mantener el control a medida que los circuitos de aprobación, las dimensiones contables, las estructuras societarias y los requisitos de cumplimiento normativo se vuelven más difíciles de gestionar:

• Se valora la flexibilidad de Concur, pero su administración o la experiencia de usuario generan dudas: los programas que abarcan varias entidades jurídicas necesitan una contabilidad configurable para todas ellas.
• Los programas globales necesitan apoyo para recuperar el IVA, especialmente cuando se está unificando la gestión de gastos y tarjetas sin adoptar un modelo centrado en las tarjetas.
• Los equipos financieros necesitan datos listos para una auditoría como funcionalidad principal, no como ventaja secundaria.

Antes de adoptar cualquiera de estas opciones por defecto, comprueba que se ajuste a las prioridades de tu propio programa.

Expense Intelligence ayuda a los equipos financieros a detectar patrones, supervisar el cumplimiento de las políticas y centrarse en las excepciones que requieren atención. Permite detectar anomalías, supervisar el cumplimiento de las políticas y clasificar los gastos a escala empresarial. Su valor resulta especialmente evidente cuando el volumen de gastos, el número de entidades o la complejidad de las políticas hacen inviable la supervisión manual, ya que los responsables financieros necesitan actuar a partir de los datos de gastos, no solo elaborar informes.

Emburse facilita la gestión del gasto de los empleados —gastos, tarjetas, viajes y reembolsos— cuando el crecimiento complica el control y la contabilidad. No sustituye a un ERP, ni es una plataforma de compras ni una plataforma de operaciones financieras de uso general.

Las funcionalidades, la disponibilidad, las integraciones y la cobertura geográfica del producto pueden cambiar. Durante la evaluación, confirma directamente con cada proveedor que su solución cumple tus requisitos actuales.