Automatización de la Gestión de Gastos

Cuatro pasos para elegir la mejor solución de gestión de gastos para tu empresa de manufactura

La automatización de la gestión de gastos ofrece beneficios considerables a las empresas manufactureras al agilizar los procesos financieros, mejorar la transparencia y optimizar la asignación de recursos. Sin embargo, el grado y la rapidez con que tu empresa perciba estos beneficios dependerán en gran medida de elegir la solución adecuada y configurarla según sus necesidades y objetivos específicos. Para hacer esto efectivamente, es crucial comprender a fondo tus procesos actuales y los flujos de trabajo de aprobación.

Al definir claramente tu proceso de gestión de gastos e identificar áreas de gastos manuales que pueden optimizarse mediante la automatización, podrás comparar eficazmente soluciones de automatización de gastos y eliminar proveedores que no cumplan con las necesidades específicas de tu empresa.

Analicemos más detenidamente los cuatro pasos críticos para seleccionar la mejor solución.

Alinear las expectativas con todos los interesados

El primer paso en tu proceso para automatizar la gestión de gastos es iniciar la evaluación realizando entrevistas con las partes interesadas para alinear a todos los tomadores de decisiones y establecer expectativas precisas. Establecer expectativas claras de antemano sienta las bases para un proceso de evaluación más fluido.

Identificar los requisitos críticos de informes de gastos y los objetivos estratégicos es crucial para optimizar el ahorro de costos y mejorar la eficiencia de la automatización de gastos operativos. Incluir a los principales interesados y equipos financieros desde el principio puede reducir los desafíos en la toma de decisiones y permitir una implementación sin contratiempos.

Establecer requisitos innegociables

Una vez que los interesados se han reunido y han compartido sus expectativas para una solución de gestión de gastos, establezcan una lista de aspectos innegociables. Esto garantiza que el sistema de gestión de gastos elegido esté en conformidad con las regulaciones de fabricación y mantenga el cumplimiento de las políticas internas.

En tu lista de aspectos inamovibles, indica el software de contabilidad que utilizas, detalla las normas que conforman tu política de gastos y define tu flujo de trabajo de aprobación.

Los requisitos comunes incluyen:

• Programas integrados de tarjetas corporativas para un seguimiento fácil de gastos
• Flujos de trabajo optimizados que eliminan las tareas tediosas relacionadas con el envío de gastos y facturas para su aprobación
• Controles inteligentes para garantizar el cumplimiento de políticas y regulaciones gubernamentales
• Monitoreo automatizado de gastos de empleados para un reembolso de viajes y gastos eficiente y preciso
• Paneles de control en tiempo real para obtener valiosas perspectivas de los datos de gastos

Describe tu proceso de gestión de gastos

Describe cómo te gustaría mejorar tu actual proceso de reporte de gastos. Concéntrate en preguntas como:

¿Necesita tu equipo de finanzas ayuda para hacer cumplir su política de gastos?

¿Los empleados guardan los recibos de gastos durante meses?

¿Se quejan los empleados de que el proceso de reembolso de gastos tarda demasiado?

Identificar estas preocupaciones críticas proporcionará una claridad significativa en tus conversaciones con posibles proveedores de soluciones de gestión de gastos.

Explora tus opciones: Informes en tiempo real frente a informes por lotes

Una solución automatizada de gestión de gastos se puede clasificar ampliamente en dos tipos principales: informes por lotes y reportes de gastos en tiempo real. La elección entre estas soluciones tendrá un impacto significativo en las características y funcionalidades a tu disposición, influyendo en cómo se presentan, revisan y aprueban los gastos dentro de tu empresa.

Solución de informes por lotes

La generación de informes por lotes generalmente implica un proceso manual en el que los gastos se recopilan con el tiempo, se agrupan en un informe de gastos y se envían para su reembolso. Las soluciones de informes por lotes son conocidas por su eficiencia en el manejo de grandes volúmenes de datos de gastos de manera sistemática y concurrente. Permiten a los usuarios compilar y enviar informes de gastos periódicamente, agilizando el proceso y asegurando que todos los gastos sean capturados y contabilizados de manera eficiente.

Solución de informes en tiempo real

En contraste, las soluciones de reporte de gastos en tiempo real ofrecen un enfoque más dinámico e inmediato para la automatización de informes de gastos. Estas soluciones permiten que una solicitud de gasto sea reportada y aprobada en tiempo real, proporcionando mayor visibilidad y control sobre el gasto a medida que ocurre. Esto puede conducir a procesos de reembolso más rápidos y a una toma de decisiones mejorada impulsada por información financiera en tiempo real. Una solución de reporte de gastos en tiempo real indexa los gastos individuales, reduciendo la necesidad de un informe de gastos acumulados.

Cabe señalar que el término “en tiempo real” que se usa comúnmente puede ser engañoso, ya que a menudo está limitado a funciones específicas como la captura de recibos. Una solución verdaderamente en tiempo real trata los gastos como transacciones individuales, registrando cada una por separado, de manera similar a cómo funciona un motor de búsqueda.

Seleccionar el software de gestión de gastos adecuado

Al seleccionar el software adecuado para la gestión de gastos, un paso crítico es evaluar minuciosamente las necesidades de tu equipo de finanzas y los procesos operativos. Distinguir entre la presentación de informes por lotes y la presentación de informes de gastos en tiempo real es necesario para tomar una decisión informada que pueda mejorar la eficiencia de tu software de gestión de gastos automatizado. Al analizar exhaustivamente las características, capacidades e implicaciones operativas de cada tipo de software, puedes asegurarte de que la solución de gestión de gastos seleccionada cumpla efectivamente con los requisitos de tu empresa para el seguimiento de gastos, la generación de informes de gastos y la gestión de cada proceso de aprobación. Seleccionar un sistema que se alinee sin problemas con los objetivos de tu empresa es crítico para automatizar la gestión de gastos.

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Hamish Waddell

Gerente de Procesos Financieros Globales

Jotun

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