GEBERIT logró optimizar su gestión mediante la automatización

Desafío

La filial española de Geberit dispone de sedes en varias ciudades. Éstas se dedican plenamente a tareas comerciales, así que los gastos de viaje forman parte del día a día de su equipo. La gestión de éstos representaba un problema para la empresa, ya que comportaba una carga de trabajo administrativo importante. En un momento dado, se intentó simplificar el proceso mediante la generalización del uso de tarjetas corporativas. Este intento supuso una mejora en el control y la agilidad de la gestión, pero tenía algunos puntos flacos. Las tarjetas no eran aceptadas en todos los establecimientos y a menudo se requería un importe mínimo para usarlas. Los pequeños gastos suponían un problema. En 2004, la empresa desarrolló su propia aplicación para gestionar el reporte de gastos en base a los extractos de las tarjetas. A partir de la información bancaria, el programa generaba una plantilla básica con los gastos de cada trabajador. Ésta se debía complementar añadiendo los gastos en efectivo. El problema Lo que antes tardábamos varios días en hacer se resuelve ahora de forma muy ágil. Pedro Aguilar Director Administrativo Financiero en Geberit S.A.U Se intentó simplificar la gestión con tarjetas de empresa y una aplicación interna El sistema funcionaba, pero no era demasiado ágil. Simplificaba el proceso, pero el trabajador siempre debía acabar incluyendo manualmente una gran cantidad de pequeños gastos. Además había un inconveniente importante para el control, a veces se pasaban gastos por duplicado. Esto era difícil de detectar durante la revisión y suponía costes adicionales en tareas administrativas y en gastos injustificados.

En un momento dado, Geberit modernizo su parque móvil. Se cambiaron los viejos terminales Blackberry por dispositivos iPhone. Con este cambio, apareció una nueva idea: aprovechar los terminales móviles para la gestión de gastos. Se empezaron a explorar las soluciones disponibles en el mercado.

Solución Emburse Captio

Una de las funcionalidades que más llamó la atención de los responsables de evaluar Captio, fue el reconocimiento automático de información. Esto suponía la automatización total del proceso de reporte, ya que el trabajador no necesitaba introducir ningún dato, solo sacar una foto de sus tiques. Ninguna de las otras plataformas analizadas ofrecía este grado de automatización. Otro factor diferencial fue la homologación de Captio por la Agencia Tributaria. Esto suponía una eliminación total del papel en la gestión de gastos, ya que los tiques digitalizados eran válidos frente a inspecciones. La filosofía de trabajo de Geberit encajaba mucho con esto. Ya conocían los beneficios de digitalizar al máximo sus procesos de trabajo pero la gestión de gastos se había resistido hasta ahora por exigencias legales. Un último factor menos atractivo para los usuarios pero fundamental para la empresa fue la capacidad de Captio de integrarse con el sistema SAP de Geberit. Esto permitía un flujo de GEBERIT información de los gastos totalmente integrado con la contabilidad. Captio fue la solución elegida frente a varios competidores.

Resultados

Los trabajadores de Geberit empezaron a usar Captio con una curva de aprendizaje mínima. La mejora en el reporte de gastos fue evidente. En un mes el uso de la plataforma se había consolidado sin apenas encontrar resistencia al cambio. La normativa interna exige a Geberit que los informes de gastos sean aprobados por dos personas, un responsable y por el departamento de contabilidad. Este flujo se implementó mediante workflows de Captio, que además pretrataban los informes para alertar de situaciones extrañas a los revisores. zAdemás, la eliminación del papel supuso un ahorro de costes en mensajería; dejaron de ser necesarios los más de 30 envíos con justificantes que se realizaban mensualmente.