Cómo SQM redujo en 5h por trabajador sus tiempos de gestión de gastos

Desafío

El equipo de SQM Iberian está localizado en varias ciudades de España. Dado que se trata de una delegación comercial, el índice de trabajadores desplazándose y el grado de movilidad es muy elevado. La contabilidad se lleva desde la sede de Barcelona, dónde se centralizan también los procesos de gestión de gastos de empresa. Fundamentalmente SQM Iberian tenía dos problemas. Por una parte, cada miembro del equipo que se desplaza tiene un presupuesto mensual asignado con el que cubrir sus gastos. Uno de los principales problemas era rso, una tarea laboriosa y lenta. Por otra parte, el proceso de gestión de gastos era lento y desordenado. Los trabajadores invertían mucho tiempo de una forma poco eficiente. A menudo había problemas y retrasos en los cierres contables y en los reembolsos.

Solución Emburse Captio

SQM Iberian implantó Captio como soporte a su proceso de gestión de gastos. Los informes en papel con los justificantes grapados se sustituyeron por notas de gasto generadas automáticamente con Captio y el proceso de control y revisión pasó a hacerse a través de la plataforma.

El proceso de implantación fue sencillo. La mayoría del equipo disponía de terminales iPhone donde se instaló la aplicación nativa de Captio. A pesar de que no todo el equipo usaba igual de cómodamente las nuevas tecnologías, se adaptaron rápidamente al uso de la nueva solución. La facilidad de uso y la claridad de los beneficios que aportaba Captio fueron un buen argumento para vencer la resistencia al cambio.

Los trabajadores pasaron a tener una herramienta que automatizaba su reporte de gastos y les informaba en tiempo real de qué parte de su asignación habían gastado

Resultados

Se logró que el equipo se ciñese mejor a su presupuesto. Por una parte, cada trabajar ganó visibilidad sobre el estado de sus cuentas. Por otra parte, el supervisor pasó a poder controlar en tiempo real los gastos del equipo o de forma individual, así que podía avisar directamente a aquellos que incumplían las condiciones.
Desde el punto de vista de los trabajadores, el principal beneficio fue el descenso radical en el tiempo que dedicaban a la gestión de sus gastos de empresa. Se calculó que el tiempo consumido por todas la tareas relacionadas con el reporte de gastos había descendido en un 80%. Una figura muy satisfecha fue la del responsable de contabilidad, que a menudo se encontraba con cierres muy apurados que esta nueva forma de trabajar facilitó.

Además, los informes generados con Captio empezaron a utilizarse para procesos de auditoría interna, que ahora disponían de los datos relacionados con la gestión de gastos centralizados.