Cómo Captio ha solucionado los problemas de la gestión de gastos de viaje en TORRES

Desafío

Torres desarrolla su negocio en un entorno complejo. Por una parte, tiene una elevada actividad exportadora; por otra, forma parte de un grupo empresarial donde, a parte de la casa madre, se incluyen varías compañías en varios países. En relación con la gestión de los gastos de viaje, Torres había detectado dos problemas fundamentales. El primero era la existencia de varios formatos y procesos para presentar, validar y liquidar los informes de gasto. Esto complicaba la gestión y requería invertir mucho tiempo en el control y un seguimiento “manual” de los gastos. Se deseaba establecer un único modelo en todo el grupo. Por otro lado, el análisis de los gastos de viaje era prácticamente imposible. Dado que la información de éstos acababa siendo contabilizada bajo una misma cuenta, la información detallada se encontraba fraccionada en las notas de gasto. Esta información era básica para mejorar el programa de viajes de la compañía.

Solución Emburse Captio

Cuando los responsables del proyecto en Torres analizaron la posibilidad de implantar Captio, se dieron cuenta de que no solamente se abría la posibilidad de dar solución a los problemas detectados. Gracias a las funcionalidades de Captio, y especialmente a la homologación por parte de la AEAT, resultaba posible implementar un proceso de gestión de gastos íntegramente digital. Pero para conseguir abarcar todo el entorno de gestión de gastos de viajes en Torres, había que adaptar Captio a algunos procesos ya existentes en la empresa. En esto jugó un papel determinante la flexibilidad de la plataforma. Los anticipos de efectivo en distintas divisas que habitualmente se usaban para los viajes al extranjero y los pagos con tarjetas de empresa fueron incluidos como vías de entrada de gastos en Captio.

Resultados

Después de una fase inicial en la que 30 personas probaron la plataforma, se realizó una encuesta anónima para conocer el grado de satisfacción de los usuarios. El resultado fue altamente positivo, con un 91% de ellos a favor de la implantación de Captio en la empresa. A partir de aquí, Torres tomo la decisión de implantar progresivamente el sistema en toda la organización. Hoy en día los usuarios superan el centenar, las notas de gastos con los tiques grapados en el reverso van desapareciendo y el proceso de gestión de gastos pasa a ser íntegramente digital. Además, Torres definió una serie de ejes analíticos que incorporó a su gestión con Captio, haciendo posible llegar en el análisis de gastos justamente hasta allá donde les era necesario.