Nota de gastos: qué es, cómo hacerla y cómo gestionarla en la empresa

En España, la gestión de las notas de gastos tiene implicaciones fiscales (IRPF, IVA), contables y laborales, y forma parte esencial de la gestión de los gastos corporativos, siendo además un elemento relevante para cumplir con obligaciones como el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA. Una gestión incorrecta puede provocar errores contables, sanciones fiscales o que determinados reembolsos se consideren retribución en especie para el empleado. Esta guía explica el marco legal español, el flujo operativo, los límites fiscales y las mejores prácticas para empresas y empleados. En la práctica, la nota de gastos es una herramienta con la que la empresa gestiona gastos de forma estructurada y refuerza una gestión financiera inteligente alineada con sus obligaciones fiscales.

¿Qué es una nota de gastos?

Una nota de gastos es el documento administrativo mediante el cual un empleado justifica los gastos incurridos o gasto realizado por el empleado, reflejados en notas que documentan la actividad profesional en el desarrollo de su actividad profesional y solicita su reembolso a la empresa. Estos gastos deben tener una causa estrictamente profesional, estar correctamente documentados y cumplir con la normativa fiscal vigente.

¿Para qué sirve una nota de gastos?

Para el empleado

• Recuperar gastos adelantados sin asumir costes personales.
• Contar con un proceso claro y transparente de reembolso.
• Evitar que gastos profesionales se confundan con salario.

Para la empresa

• Controlar los gastos empresariales y gastos corporativos.
• Garantizar el cumplimiento fiscal y contable.
• Reducir errores y fraudes internos.
• Facilitar la planificación y la gestión financiera.

Estas notas permiten consolidar gastos mensuales y analizar los gastos reportados por equipos y proyectos.

¿Qué gastos se pueden incluir en una nota de gastos?

Solo pueden incluirse gastos profesionales reales, razonables y directamente relacionados con la actividad, incluyendo determinados gastos comerciales vinculados a la actividad.

No son válidos los gastos personales, excesivos o no justificados.

Justificantes y digitalización certificada (Homologación AEAT)

El justificante es el elemento central de toda nota de gastos. Sin él, la empresa o la AEAT pueden rechazar el reembolso o considerar el importe como rendimiento del trabajo. Estos justificantes pueden incluir recibos y facturas, siempre que cumplan los requisitos fiscales exigidos.

Requisitos mínimos del justificante

• Fecha del gasto
• Importe
• Proveedor
• Concepto detallado

Digitalización y validez legal

En España, no cualquier escaneo es válido. La digitalización de justificantes solo tiene validez legal si se realiza mediante un sistema de digitalización certificada y homologada por la AEAT.
Gracias a la homologación de Emburse Captio, la imagen digital del justificante tiene la misma validez legal que el original en papel, permitiendo destruir el documento físico sin riesgo fiscal y preparando a la empresa para el cumplimiento de la Ley Antifraude y los nuevos requisitos de facturación electrónica Verifactu.

Factura simplificada vs. factura completa (IVA)

Advertencia fiscal – Artículo 96 de la Ley del IVA (LIVA)

• Un tique de restaurante o factura simplificada no permite deducir el IVA.
• Para deducir IVA es imprescindible solicitar una factura completa con el NIF de la empresa.
• El IVA en gastos de transporte, hostelería y viajes está limitado por el art. 96 LIVA, salvo excepciones muy concretas.

Este es uno de los errores más frecuentes en las notas de gastos.

¿Cómo hacer una nota de gastos en la empresa (flujo paso a paso)?

1. Empleado: realiza el gasto y captura el justificante.
2. Manager / Responsable: aprueba el gasto conforme a la política interna (validación operativa).
3. Departamento financiero: valida el cumplimiento fiscal y contable.
4. Reembolso: pago al empleado (transferencia o nómina).
5. Contabilidad: registro del gasto.

Separar aprobación operativa y validación fiscal reduce errores y riesgos en auditorías.

¿En qué cuenta contable se registran las notas de gastos? (PGC)

• Cuenta 629 – Otros servicios → registro del gasto
• Cuenta 472 – Hacienda Pública, IVA soportado → cuando el IVA es deducible
• Cuenta 465 o 467 – Remuneraciones pendientes de pago → cuando el acreedor es el empleado
• Cuenta 410 – Acreedores → si el gasto corresponde a un proveedor corporativo

Este nivel de detalle es clave para una correcta gestión contable.

Reembolso, dietas y retribución en especie (IRPF)

Para que el reembolso esté exento de IRPF, debe, distinguir entre gastos reales exentos y cantidades que deben tributar:

• estar justificado;
• tener carácter profesional;
• respetar los límites legales.

Dietas exentas de IRPF (referencia)

• Con pernocta en España: hasta 53,34 € por día (exento).
• Sin pernocta (manutención): hasta 26,67 € por día (exento).
  Superar estos importes convierte el exceso en retribución en especie, sujeta a IRPF y cotización.

Kilometraje vs. combustible: no es lo mismo

Kilometraje: reembolso por km recorrido, actualizado a 0,26 €/km exento de IRPF.

Combustible: IVA deducible solo al 50 % en vehículos turismo (presunción legal), salvo afectación exclusiva a la actividad.
El cálculo correcto del kilometraje evita errores fiscales y contables.

IVA deducible en gastos profesionales

Suplidos vs. gastos reembolsables (Art. 79 LIVA)

• Suplidos: pagos realizados por el profesional en nombre y por cuenta del cliente, con factura emitida directamente al cliente.
• Gastos reembolsables: gastos propios del empleado o empresa, con factura a su nombre.

Política de gastos y prevención de fraudes

Una política de gastos clara define:

• gastos permitidos;
• límites;
• procesos de aprobación;
• plazos.

Esto reduce errores, fraudes internos y conflictos. Una política clara permite mantener gastos controlados y reducir incidencias.

¿Por qué automatizar la gestión de notas de gastos?

La gestión en forma manual (Excel, papel) genera:

• errores;
• duplicidades;
• retrasos.

La automatización aporta valor añadido:

• captura automática;
• flujos de aprobación;
• integración contable y ERP (Sage, SAP, Microsoft Dynamics / Navision);
• informes, informes financieros y reporte consolidado de gastos, utilizados también con fines estadísticos y de control.

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Conservación de justificantes: ¿cuánto tiempo?

• 4 años → exigencia fiscal (Ley General Tributaria).
• 6 años → obligación mercantil (Código de Comercio).
• Recomendación práctica → conservar los archivos digitales al menos 6 años, y hasta 10 años para cubrir normativas adicionales (p. ej., blanqueo de capitales).

Conclusión

La nota de gastos en España es una herramienta crítica de control fiscal, contable y laboral. Dominar los límites del IRPF, las restricciones del IVA (LIVA), los códigos contables del PGC, y utilizar digitalización certificada homologada por la AEAT permite a las empresas operar con seguridad, superar auditorías y prepararse para el cumplimiento de la Ley Antifraude y Verifactu.