Por qué cada fabricante necesita automatización en la gestión de gastos

Recuperando el control de los gastos de tu organización de manufactura

La gestión eficaz de gastos es crucial en el desafiante clima económico actual. Con datos de gastos dispersos en varios sistemas, controlar los costos y asegurar el cumplimiento se están volviendo cada vez más complejos y consumen mucho tiempo. El software de gestión de gastos puede simplificar y optimizar significativamente la gestión del gasto y el flujo de efectivo. Permite ahorros de costos, aplicación de políticas y visibilidad en tiempo real, todos los cuales son esenciales para impulsar el crecimiento empresarial. A medida que los fabricantes enfrentan una complejidad creciente, la demanda de supervisión financiera y la presión para mantener la rentabilidad, la automatización de la gestión de gastos está demostrando ser un camino confiable hacia una mayor eficiencia financiera y control. Veamos más de cerca lo que puede hacer por usted.

Obtén el control sobre la gestión de gastos

Mantener el cumplimiento de las políticas y reducir el riesgo de fraude en los gastos es una prioridad y desafío principal para los empleados encargados de revisar y aprobar gastos. Investigaciones de la Global Business Travel Association (GBTA) han descubierto que casi el 20% de los informes de gastos contienen errores, con gastos a menudo presentados con información faltante o incorrecta o fuera de la política 1.

Al aprovechar la gestión automatizada de gastos, puede garantizar la precisión de los datos de gastos y el cumplimiento de las políticas al marcar automáticamente una solicitud de gasto que infrinja la política de gastos aplicada en el sistema. La automatización de gastos reduce la carga de trabajo de la gestión manual de gastos al identificar duplicados, errores e infracciones antes de la aprobación, lo que conduce a un proceso de aprobación más eficiente.

1 “¿Cuánto le cuestan realmente a una empresa los informes de gastos?”. Asociación Global de Viajes de Negocios. https://www.gbta.org/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company

Mejora la gestión del flujo de efectivo y descubre información detallada sobre los gastos

Las mejores soluciones automatizadas de gestión de gastos permiten que los equipos de finanzas se conviertan en líderes impulsados por los datos, creando más oportunidades para el análisis y la toma de decisiones informadas. En lugar de pasar incontables horas extrayendo informes de gastos desactualizados y revisando hojas de cálculo llenas de datos, la automatización de gastos puede dotar a su equipo financiero de perspectivas accionables al alcance de la mano y liberarlos para impulsar el negocio hacia adelante.

De hecho, un estudio reciente de Emburse reveló que el 44% de los directores financieros planean adoptar la automatización para aumentar la visibilidad y el análisis de gastos, con el objetivo de mejorar el bienestar financiero de su organización. Nuestra experiencia colaborando con fabricantes lo confirma. Las empresas manufactureras que utilizan datos y análisis de gastos exhaustivos suelen obtener una visión más holística, precisa y en tiempo real de sus gastos, lo que les permite mejorar el bienestar financiero.

Aumenta la eficiencia de tus empleados a la vez que incrementa el ahorro de costos

Según la GBTA, el costo promedio de procesar un único informe de gastos es de 522 €, teniendo en cuenta el tiempo que lleva al departamento financiero revisar, aprobar, archivar y emitir un reembolso de gastos.

Un sistema automatizado de gestión de gastos puede mejorar significativamente la eficiencia de tu empresa al reducir proactivamente los errores en los procesos manuales y las infracciones de la política de gastos, incluso antes de que se presenten los informes de gastos. Esto puede ahorrar al equipo financiero una gran cantidad de tiempo en revisiones. Además, automatizar y simplificar el proceso de envío de gastos ofrece beneficios importantes para los empleados, incluyendo ahorro de tiempo, mayor precisión, transparencia mejorada, reembolsos más rápidos y un aumento general en la satisfacción laboral. Estas ventajas contribuyen a un ambiente de trabajo más eficiente y de apoyo, impulsando en última instancia la moral y la productividad de los empleados.

Nuestro proceso manual era costoso, lento y de alto riesgo. Necesitábamos una solución automatizada y móvil para entrar en el siglo veintiuno.

Shelton Palmer

Administrador de gastos y tarjetas

Austin Powder Company

¿Hará una diferencia la automatización de gastos para tu empresa?

Siga estos cuatro pasos para calcular el ROI al adoptar una solución de automatización de la gestión de gastos.

Paso 1: Encuentra el costo promedio de procesar un informe de gastos

Para determinar cuánto podrías ahorrar cada mes al dejar de gestionar los gastos de forma manual, necesitas conocer el costo promedio de procesar los informes de gastos. Si no tienes esta información, puedes utilizar la plantilla de GBTA.

Simplemente multiplique el costo promedio de la industria para procesar un único informe de gastos por la cantidad de informes de gastos que procesa cada mes. Si no está seguro sobre la cantidad de informes de gastos, puede utilizar el costo promedio de la industria por empleado y multiplicarlo por el número de empleados en su empresa.

Ahorros mensuales - Costo empresarial para procesar informes de gastos

Paso 2: Multiplica el costo promedio por tu volumen mensual de informes procesados

A continuación, calcula cuánto costaría procesar tus gastos mensuales con un software de gestión de gastos. Puedes estimar este costo en función del tiempo que crees que el software te ahorrará en comparación con tu proceso actual. Alternativamente, puedes utilizar datos de GBTA para hacer tu estimación.

Costo actual para procesar un único informe de gastosXInformes de gastos procesados por mes

Paso 3: Encuentra la diferencia de costo

Resta los costos nuevos de los costos antiguos para ver tus ahorros mensuales.

Nuevo costo para procesar un único informe de gastosXNúmero de informes de gastos procesados por mes

Paso 4: Calcula tu ROI para la gestión automatizada de gastos

Resta los nuevos costos mensuales de procesamiento de tus ahorros y divide el total por tu nuevo costo mensual y obtendrás tu ROI.

Veamos un ejemplo de una empresa manufacturera con 150 empleados. Suponiendo que el costo de procesar un único informe de gastos sin automatización es de 46 €, con automatización 20 €, y que el empleado promedio presenta 1,5 informes de gastos al mes, el retorno de inversión de la empresa sería del 30%.

Costos actuales de procesamiento mensual

(46 € x (150 x 1,5))= 10.350 €

Nuevos costos de procesamiento mensuales

(20 € x (150 x 1,5)) = 4.500 €

Ahorros mensuales

10.350 € – 4.500 € = 5.850 €

ROI

(5.850 € – 4.500 €) / 4.500 € = 30%

Emburse puede ayudar

Emburse ofrece soluciones innovadoras de gestión de viajes y gastos de principio a fin que resuelven lo que está por venir para las organizaciones con visión de futuro. Nuestra suite de productos galardonados es confiada por más de 12 millones de líderes financieros y de viajes y profesionales de negocios alrededor del mundo. Más de 20.000 organizaciones en 120 países, desde corporaciones Global 2000 y pequeñas y medianas empresas hasta agencias del sector público y organizaciones sin fines de lucro, confían en nosotros para gestionar viajes de negocios y gastos de empleados con facilidad.

Nuestras soluciones altamente automatizadas y orientadas a dispositivos móviles optimizan la planificación, reserva y gestión de viajes de negocios, y eliminan los procesos manuales, que consumen tiempo, de envío, aprobación y conciliación de gastos. Proporcionamos eficiencia y ahorro de tiempo, aumentamos la visibilidad financiera, mejoramos el control de gastos y el cumplimiento, y perfeccionamos toda la experiencia de viaje de negocios. Esto empodera a nuestros clientes y sus equipos para aportar un valor significativo a sus organizaciones.

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