informe de trabajo externo

Resumen ejecutivo:

Las jornadas corporativas más efectivas de hoy en día tienen poco que ver con sus antecesoras: son más cortas, más sociales y se espera que tengan un impacto medible en todo, desde la retención de empleados hasta los resultados finales. Nuestra investigación, basada en un estudio reciente de 2,000 empleados a tiempo completo en EE. UU., revela cinco tendencias clave que están redefiniendo la forma en que las empresas abordan estos eventos.

TENDENCIA #1:

La mayoría de las empresas están incrementando sus inversiones en eventos externos, con un 59% reportando aumentos en el presupuesto desde 2019. Las organizaciones ahora promedian 2.6 eventos externos anualmente, reflejando un saludable retorno a la colaboración presencial después de la pandemia.

TENDENCIA #2:

Las reuniones fuera de la oficina se están volviendo cada vez más sociales, con las empresas dedicando el 44% del tiempo de los eventos a la programación social y la construcción de equipos. Las actividades laborales tradicionales ahora constituyen solo el 36% del tiempo fuera de la oficina, lo que marca un cambio notable hacia reuniones más equilibradas y centradas en la experiencia.

TENDENCIA #3:

Las preferencias de viajes de negocios están evolucionando significativamente. Casi la mitad (48%) de los empleados ahora vuelan en clase ejecutiva o superior, y el 43% da prioridad a aerolíneas que ofrecen puntos de fidelidad. Las políticas de inclusión para empleados que desean llevar a sus parejas están volviéndose más generosas, con un 55% de las empresas permitiendo que las parejas asistan a eventos que no son reuniones.

TENDENCIA #4:

Las reuniones corporativas fuera de la oficina tienen un impacto significativo tanto en la cultura de la empresa como en las finanzas de los empleados. Mientras que el 85% de los empleados informan de un fortalecimiento en las conexiones organizacionales a través de estos eventos, un 65% adicional enfrenta algún nivel de impacto financiero personal al asistir a dichas reuniones.

TENDENCIA #5:

Mientras que estas tendencias se observan en todas las empresas, las organizaciones de alto rendimiento muestran patrones más distintos en su enfoque. Las compañías que superan sus objetivos financieros organizan retiros fuera de la oficina con mayor frecuencia (2.8 vs. 2.4 eventos anuales), señalando un mayor compromiso de los empleados como resultado: el 72% de sus trabajadores muestra entusiasmo por estos eventos en comparación con el 49% en empresas con un rendimiento inferior.

Nuestros hallazgos revelan un equilibrio crítico para las reuniones corporativas externas: mientras que la inversión en experiencias premium y actividades sociales está impulsando mayores niveles de compromiso de los empleados, los costos asociados están generando una tensión financiera para casi dos tercios de los empleados que asisten a estos eventos. Las empresas que desean maximizar su retorno de inversión al organizar reuniones corporativas externas atractivas y memorables deben equilibrar una programación cuidadosamente curada con una gestión intuitiva de viajes y gastos, o corren el riesgo de socavar la misma experiencia de empleado que buscan construir.

Metodología:
Todos los datos presentados en este informe provienen de una encuesta exhaustiva realizada por Talker Research, cuyo equipo es miembro de la Sociedad de Investigación de Mercados (MRS) y de la Sociedad Europea para la Investigación de Opinión y Marketing (ESOMAR). La investigación se llevó a cabo entre el 15 y el 22 de noviembre de 2024.
Tamaño total de la muestra: 2,000 empleados a tiempo completo de EE. UU. que asistieron a una reunión corporativa fuera de la oficina en los últimos 12 meses. Esta encuesta aleatoria doble opt-in recopiló respuestas de diversos tamaños de empresas, industrias y ubicaciones geográficas.

Demografía de la encuesta

Encuestados por título profesional:

Encuestados por tamaño de empresa:

Encuestados por rendimiento financiero:

El rendimiento financiero no se basa en métricas reales. Se pidió a los encuestados que describieran el desempeño financiero de su lugar de trabajo en los últimos 12 meses.

Las empresas aumentan sus gastos a medida que los eventos corporativos fuera de la oficina vuelven a cobrar popularidad

Las empresas promedian 2.6 eventos anuales en el regreso pospandemia

Las reuniones corporativas fuera de la oficina han mostrado un crecimiento constante desde 2019, con un aumento en el promedio anual de eventos de 2.4 a 2.6 en 2024. El número de empresas que no realizan estas reuniones ha disminuido del 16% al 4%, lo que indica un cambio claro hacia la normalización de estos eventos.

La mayoría de las organizaciones (54%) ahora realizan de 1 a 2 eventos anuales, un aumento del 45% en 2019. La cantidad de empresas que organizan programas frecuentes (6 o más por año) ha aumentado del 6% al 8%. Mientras tanto, las organizaciones que albergan de 3 a 5 eventos anuales se mantienen estables en un 34%.

El patrón emergente parece respaldar la idea de que existe una preferencia por reuniones regulares y planificadas en lugar de encuentros esporádicos, lo que indica un enfoque más estratégico en cómo las empresas están aprovechando las reuniones externas para acelerar el éxito empresarial.

La inversión crece en dos tercios de las organizaciones

Desde 2019, el 69% de las empresas de alto rendimiento han incrementado sus presupuestos para actividades fuera de la oficina, con un 35% reportando aumentos significativos en sus presupuestos. Los principales motivos para el incremento de los presupuestos incluyen:

• Mayor asistencia, con un 53% de las empresas de alto rendimiento mencionando un aumento en el número de participantes
• Mejoras en alojamiento y servicio de comida (45%)
• Inversión en actividades y opciones de entretenimiento más costosas (45%)
• Mejora en la mercancía y en los materiales para los participantes (43%)
• Duración extendida del evento (35%)

Cambios en el presupuesto para eventos externos desde 2019 (% de empresas)

Las empresas medianas lideran el crecimiento del gasto en actividades fuera de la oficina

Las pequeñas y medianas empresas están impulsando el crecimiento más fuerte en inversiones, con un 67% de las compañías de 51 a 100 empleados reportando presupuestos incrementados en comparación con 2019. Las organizaciones medianas (de 251 a 500 empleados) les siguen de cerca con un 64%, mientras que las grandes empresas muestran un crecimiento más moderado pero aún significativo del 54%. Esto sugiere que las empresas del mercado medio están particularmente enfocadas en aprovechar los eventos fuera de la oficina para la construcción de equipos y el desarrollo organizacional.

El presupuesto para eventos corporativos individuales aumenta según el tamaño de la empresa (% de empresas)

Las actividades sociales redefinen las reuniones corporativas modernas fuera de la oficina

Las actividades laborales constituyen el 36% de las agendas fuera de la oficina

Las reuniones corporativas modernas han evolucionado más allá de los formatos tradicionales, con las empresas destinando en promedio el 36% del tiempo a actividades relacionadas con el trabajo. El 63% restante se dedica a la construcción de equipo (21%), socialización (25%) y actividades de ocio/relajación (18%). Los formatos de reuniones de todo el día han quedado atrás, ya que las organizaciones reconocen cada vez más el valor de las agendas variadas.

Aunque existen pequeñas variaciones en cómo las empresas distribuyen el tiempo durante las reuniones fuera de la oficina, las diferencias son relativamente pequeñas independientemente de su rendimiento financiero. Esta consistencia sugiere que los retiros corporativos modernos han establecido un formato bastante estándar que equilibra actividades profesionales y sociales, con las principales diferencias entre empresas de alto rendimiento y las que tienen un rendimiento inferior no en cómo estructuran su tiempo sino en otros aspectos de sus programas de retiro.

La distribución del tiempo en eventos externos (% de empresas)

La elección estratégica de lugares potencia la interacción entre empleados

Los datos revelan una conexión sorprendente entre los lugares donde las empresas realizan reuniones externas y el grado de conexión entre los empleados. En comparación con las empresas de bajo rendimiento, las de alto rendimiento tienden a preferir lugares que fomentan la interacción natural: el 50% elige restaurantes (frente al 41%) y el 39% utiliza centros de retiro e instalaciones de recreación al aire libre (frente al 28% y 37%, respectivamente).

Los centros de retiro, restaurantes y espacios al aire libre crean oportunidades naturales para el networking y la construcción de relaciones que simplemente no ocurren en entornos corporativos como las salas de conferencias.

Cuando los empleados salen de su entorno laboral habitual, es más probable que tengan el tipo de conversaciones que construyen relaciones auténticas. Una mesa de almuerzo o un sendero para caminar crean una dinámica diferente a la de una sala de juntas, y las empresas con visión de futuro están aprovechando estos entornos para transformar reuniones obligatorias en oportunidades orgánicas y genuinas para que los empleados se conecten.

Principales ubicaciones para eventos externos (% de empresas)

Los empleados de alto rendimiento equilibran las operaciones comerciales con las celebraciones

Las empresas con bajo rendimiento muestran un mayor énfasis en las reuniones operativas (de liderazgo, proyectos y departamentales), sumando el 36% del tiempo. Mientras tanto, las empresas de alto rendimiento tienen un enfoque más equilibrado que incorpora eventos celebratorios (29%), planificación estratégica (15%) y reuniones operativas (26%).

Principales razones para eventos fuera de la oficina (% de empresas)

Los viajes de negocios evolucionan con vuelos premium y beneficios de socios

La mitad de los viajeros corporativos ahora vuelan en clase ejecutiva

Casi la mitad (48%) de los viajeros corporativos ahora vuelan en clase ejecutiva o superior—31% en clase ejecutiva y 17% en primera clase. Solo el 22% todavía vuela en clase económica, lo que demuestra un cambio notable en la forma en que las empresas están priorizando la comodidad de los empleados durante los viajes.

La elección de la clase de vuelo también indica una tendencia más amplia en la cultura de viajes corporativos. Cuando los empleados vuelan en cabinas premium, es más probable que lleguen a los eventos corporativos listos para participar. La adopción de viajes premium es más alta entre las empresas medianas (58%) y las organizaciones de alto rendimiento (55%). Incluso el 40% de los empleados en empresas de rendimiento estable vuelan en clase business o superior. Está claro que ya no son solo privilegios ejecutivos.

Desglose de la clase de viajes aéreos corporativos (% de empresas)

Las empresas priorizan los programas de lealtad y los vuelos directos

Cuando se trata de permitir a los empleados utilizar sus programas de fidelidad de aerolíneas, las empresas de alto rendimiento (45%) superan significativamente a las de bajo rendimiento (30%), lo que indica un enfoque más estratégico de la gestión de viajes que considera beneficios a largo plazo, incluyendo la personalización para el empleado y las preferencias de viaje. De manera similar, el énfasis en los vuelos directos muestra una brecha del 11% entre las empresas de alto rendimiento (44%) y las de bajo rendimiento (33%), lo que indica una mayor disposición a invertir en la comodidad y productividad del empleado a pesar de los mayores costos iniciales.

Las preocupaciones sobre la seguridad muestran una mayor uniformidad entre las organizaciones. Todos los tipos de empresas muestran preferencias similares en cuanto a evitar aerolíneas donde sus empleados han tenido problemas anteriormente (28%-30%) y en relación con la seguridad de las aeronaves (21%-25%), lo que sugiere que estas son consideraciones estándar de la industria más que factores diferenciadores. Aunque las consideraciones básicas de seguridad son universales, las empresas de alto rendimiento se distinguen invirtiendo en la experiencia y la eficiencia de los empleados.

Preferencias de viajes aéreos corporativos (% de empresas)

Las opciones de viaje personal están transformando los viajes de negocios

El auge de los viajes bleisure representa un desarrollo interesante en el ámbito de los viajes corporativos:

• El 55% de los empleados en empresas de alto rendimiento participan en viajes de bleisure
• El 59% de los empleados puede llevar a su pareja a eventos que no son reuniones, lo que indica políticas de inclusión de parejas más generosas

Las empresas reconocen claramente el beneficio de permitir que los empleados aprovechen al máximo su tiempo fuera de casa. En comparación con las empresas de bajo rendimiento, las organizaciones de alto rendimiento tienen un 15% más de probabilidades de ofrecer viajes de bleisure y un 16% más de probabilidades de incluir a los compañeros en eventos que no sean reuniones. Las empresas de bajo rendimiento muestran políticas más restrictivas en general, con casi una cuarta parte (24%) desalentando activamente la participación de los compañeros en comparación con el 16% en las organizaciones de alto rendimiento.

Los trabajadores modernos desean explorar nuevas ciudades, llevar a sus parejas y convertir los viajes de negocios obligatorios en experiencias de viaje significativas. Las empresas inteligentes han descubierto que es una situación en la que todos ganan: los empleados obtienen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, mientras que los empleadores consiguen personas más comprometidas que realmente tienen ganas de viajar por trabajo.

Inclusión de socios en eventos corporativos fuera de la oficina (% de empresas)

Los empleados equilibran los gastos personales con conexiones laborales más sólidas

Comprendiendo la carga financiera de los empleados

A pesar de liderar en cobertura integral (con un 36% de empleados que no reportan impacto financiero), el 25% de los empleados en empresas de alto rendimiento enfrentan una gran tensión financiera al viajar para eventos fuera de la oficina. Es posible que los viajes más frecuentes o eventos de alta gama requieran gastos personales adicionales.

Curiosamente, incluso con sus opiniones generalmente positivas sobre las reuniones fuera de la oficina, los empleados señalaron los costos de asistencia, como gastos de viaje, cuidado de niños y ropa nueva, agravados por reembolsos demorados, creando una carga financiera, particularmente para los empleados más jóvenes: más de tres cuartos (77%) de los encuestados de la Generación Z y el 70% de los empleados Millennials informaron un impacto “mayor” o “alguno” en sus finanzas personales, mientras que la mayoría (62%) de los Baby Boomers no reportaron impacto financiero. Los empleados de la Generación X estaban casi divididos por la mitad, con un 54% reportando un impacto financiero.

Las empresas con bajo rendimiento muestran la tasa más baja de cobertura completa (26%), con la mayoría de sus empleados (53%) gestionando algún nivel de gastos incidentales. Las empresas estables parecen incurrir en el impacto más equilibrado a las finanzas de los empleados, con el menor porcentaje de empleados reportando una gran tensión financiera (15%).

Niveles de carga financiera en los empleados (% de empresas)

Tres enfoques para la gestión de gastos de viaje

Las organizaciones pagan los eventos corporativos fuera de la oficina de tres maneras. Algunas proporcionan a los empleados tarjetas corporativas (25%), otras requieren que los empleados paguen por adelantado y luego sean reembolsados (29%), y algunas se encargan de todas las reservas y pagos por los empleados (46%).
Las empresas de alto rendimiento tienden a confiar más a menudo en las tarjetas corporativas para sus empleados (27%), mientras que las empresas con bajo rendimiento prefieren manejar todos los pagos directamente (55%). Esto podría sugerir diferentes enfoques en la gestión de viajes y gastos: las compañías de alto rendimiento parecen más cómodas otorgando autonomía de gastos a los empleados, mientras que otras desean más control al pagar todo por adelantado para los empleados. Curiosamente, la carga de pagar de su bolsillo y ser reembolsado se mantiene relativamente constante en todos los tipos de empresas, afectando aproximadamente al 30% de los empleados.

Métodos de pago y gestión de gastos (% de empresas)

Los empleados encuentran valor más allá de las consideraciones financieras

Los empleados de empresas de alto rendimiento valoran el establecimiento de redes y el desarrollo de habilidades, mientras que aquellos en empresas con bajo rendimiento muestran una mayor necesidad de interacción con el liderazgo.

Cabe destacar que los empleados de empresas estables y con bajo rendimiento tienen más probabilidades de valorar los eventos fuera de la oficina para reavivar el entusiasmo por el trabajo y proporcionar alivio del estrés, lo que indica que estos eventos pueden desempeñar un papel más crucial en la mejora del ánimo de los empleados.

Beneficios principales identificados por los empleados a partir de sus experiencias fuera de la oficina (% de empresas)

Las empresas de alto rendimiento establecen nuevos estándares para el éxito de eventos corporativos externos

Las reuniones frecuentes fuera de la oficina se asocian con un mejor rendimiento de la empresa

Las empresas exitosas parecen organizar más eventos corporativos externos. Las compañías de alto rendimiento promedian 2.8 eventos anuales frente a 2.4 de otras organizaciones. La inversión adicional podría traducirse en mejores resultados empresariales y un mayor compromiso de los empleados.

Número promedio de eventos externos en 2024 según el rendimiento de la empresa

Una mayor participación indica programas externos exitosos

Desde cenas de equipo (73%) hasta actividades de bienestar (46%), las empresas de alto rendimiento mantienen tasas de participación más fuertes en comparación con sus contrapartes de bajo rendimiento, quienes muestran un compromiso mucho menor, particularmente en bienestar (26%) y actividades sociales (40%).

La mayor brecha se observa en las actividades de bienestar y relajación, donde las empresas de alto rendimiento llevan la delantera en un 20%. Esta brecha, sumada a una participación consistentemente mayor en actividades sociales y ejercicios de trabajo en equipo, sugiere que las empresas exitosas adoptan un enfoque más holístico en la programación de sus eventos corporativos fuera de la oficina.

Participación en actividades fuera de la oficina corporativa (% de empresas)
La diferencia en la actitud de los empleados hacia las actividades fuera de la oficina es notable entre las empresas de alto rendimiento y las de bajo rendimiento:

Empresas de alto rendimiento:

• El 72% de los empleados muestra entusiasmo por las próximas actividades fuera de la oficina
• El 90% informa un fortalecimiento en la conexión empresarial
• Solo el 3% siente temor ante las próximas reuniones externas

Empresas con bajo rendimiento:

• El 49% muestra entusiasmo por las actividades fuera de la oficina
• El 71% informa algún grado de fortalecimiento en la conexión con la empresa
• El 7% siente un temor profundo ante los próximos eventos externos

El futuro de las reuniones corporativas externas ya está aquí

Nuestra investigación demuestra que los retiros corporativos exitosos son más que simples reuniones de negocios; las empresas líderes los utilizan como inversiones estratégicas en la salud organizacional y el compromiso de los empleados. Los datos indican que las organizaciones que sobresalen adoptan un enfoque más integral para sus programas de retiros corporativos.

Recomendaciones clave

Planificación estratégica e inversión

La planificación presupuestaria inteligente para actividades externas debe apoyar directamente los objetivos de su empresa, no solo repetir patrones de gasto anteriores. Enfóquese en programas que combinen el desarrollo profesional con la formación de equipos y utilice soluciones de gestión de gastos para medir su efectividad y ayudar a guiar las inversiones futuras.

Optimiza la experiencia del empleado

Haga que los eventos externos sean más inclusivos considerando a los compañeros y respetando el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Manteniendo pautas claras, permita flexibilidad en los arreglos de viaje para adaptarse a las necesidades individuales. Diseñe actividades que unan a los empleados de todos los niveles laborales para crear conexiones auténticas entre ellos y con el equipo de liderazgo.

Gestión de programas más eficaz

Establezca normas y políticas para combinar de manera efectiva los viajes de negocios y de ocio, incluyendo la participación de acompañantes y los requisitos de cumplimiento. Simplifique los gastos con herramientas digitales que gestionen el procesamiento de pagos y la división de costos en grupo. La evaluación periódica de la satisfacción de los empleados y los beneficios empresariales ayudará a perfeccionar estos programas para lograr un impacto máximo a lo largo del tiempo.

Consideraciones a prueba de futuro

¿Qué distingue a las empresas exitosas en cuanto a las reuniones corporativas fuera de la oficina? Están comprometidas en reunir a las personas de manera significativa para mejorar los resultados organizacionales. Esto va más allá de mejorar las puntuaciones de satisfacción en eventos; estas organizaciones dedican intencionalmente el tiempo y el espacio para fomentar la conexión, la creatividad y un compromiso compartido para alcanzar la excelencia empresarial juntos.
A medida que las reuniones corporativas fuera de la oficina continúan evolucionando, las organizaciones deben centrarse en:

• Programas sostenibles que se alinean con los objetivos medioambientales y la responsabilidad social corporativa
• Integrando elementos virtuales para apoyar modelos de trabajo híbridos
• Desarrollando métricas para medir el retorno de la experiencia (ROE), yendo más allá de los cálculos tradicionales de ROI para capturar el valor completo de 360 grados de las reuniones corporativas fuera de la oficina
• Adaptándonos a las expectativas cambiantes de los empleados y a las preferencias de viaje de negocios

A medida que las empresas invierten más en eventos corporativos externos, la gestión de la logística de viajes y gastos se vuelve más compleja. El software de gestión de viajes de Emburse ayuda a las organizaciones a optimizar este aspecto crítico de sus operaciones comerciales y gestión financiera. A través de la reprogramación automática de hoteles y vuelos, el cumplimiento de políticas y la gestión integrada de gastos, las organizaciones pueden ahorrar hasta un 20% en programas de viajes corporativos.

Conozca más sobre las soluciones de gestión de viajes de Emburse aquí.

Acerca de Emburse

Emburse ofrece soluciones innovadoras de gestión de viajes y gastos de principio a fin que resuelven lo que viene a continuación en organizaciones con visión de futuro. Nuestra suite de productos galardonados es confiada por más de 12 millones de líderes financieros, líderes de viajes y viajeros corporativos alrededor del mundo. Más de 20,000 organizaciones en 200 países, desde corporaciones Global 2000 y pequeñas y medianas empresas hasta agencias del sector público y organizaciones sin fines de lucro, confían en nosotros para gestionar viajes de negocios y gastos de empleados con facilidad.

Nuestras soluciones altamente automatizadas y orientadas a dispositivos móviles optimizan la planificación, reserva y gestión de viajes de negocios, y eliminan los procesos manuales, que consumen tiempo, de envío, aprobación y conciliación de gastos. Proporcionamos eficiencia y ahorro de tiempo, aumentamos la visibilidad financiera, mejoramos el control de gastos y el cumplimiento, y perfeccionamos toda la experiencia de viaje de negocios. Esto empodera a nuestros clientes y sus equipos para aportar un valor significativo a sus organizaciones.

Para obtener más información visite emburse.com, o siga nuestros canales sociales en @emburse.