Automazione della gestione delle spese

Quattro passaggi per scegliere la migliore soluzione di gestione delle spese per la tua azienda manifatturiera

L’automazione della gestione delle spese offre notevoli vantaggi alle aziende manifatturiere, semplificando i processi finanziari, migliorando la trasparenza e ottimizzando l’allocazione delle risorse. Tuttavia, il livello e la rapidità con cui la tua azienda percepirà questi benefici dipenderanno in larga misura dalla scelta della soluzione più adatta e dalla sua configurazione in base alle esigenze e agli obiettivi specifici. Per farlo in modo efficace, è fondamentale comprendere a fondo i processi attuali e i flussi di lavoro di approvazione.

Definendo chiaramente il tuo processo di gestione delle spese e individuando le aree di spesa gestite manualmente che possono essere ottimizzate tramite l’automazione, potrai confrontare in modo efficace le soluzioni di automazione delle spese ed eliminare i fornitori che non soddisfano le esigenze specifiche della tua azienda.

Esaminiamo più da vicino i quattro passaggi fondamentali per scegliere la soluzione migliore.

Allineare le aspettative con tutte le parti interessate

Il primo passo nel processo di automazione della gestione delle spese è avviare la fase di valutazione conducendo interviste con le parti interessate, così da allineare tutti i decisori e definire aspettative precise. Stabilire aspettative chiare fin dall’inizio getta le basi per un processo di valutazione più fluido.

Identificare i requisiti critici per i report sulle spese e gli obiettivi strategici è fondamentale per ottimizzare il risparmio sui costi e migliorare l’efficienza dell’automazione delle spese operative. Coinvolgere fin dall’inizio i principali stakeholder e i team finanziari può ridurre le difficoltà nei processi decisionali e consentire un’implementazione senza intoppi.

Stabilire requisiti irrinunciabili

Una volta che le parti interessate si sono riunite e hanno condiviso le loro aspettative per una soluzione di gestione delle spese, stilate un elenco di aspetti non negoziabili. Questo garantisce che il sistema di gestione delle spese scelto sia conforme alle normative del settore manifatturiero e mantenga l’aderenza alle politiche interne.

Nell’elenco degli aspetti irrinunciabili, indica il software di contabilità che utilizzi, specifica le regole che compongono la tua policy di spesa e definisci il tuo flusso di lavoro per l’approvazione.

I requisiti comuni includono:

• Programmi integrati di carte aziendali per un facile monitoraggio delle spese
• Flussi di lavoro ottimizzati che eliminano le attività noiose legate all’invio di note spese e fatture per l’approvazione
• Controlli intelligenti per garantire il rispetto delle politiche e delle normative governative
• Monitoraggio automatizzato delle spese dei dipendenti per un rimborso di viaggio e spese efficiente e accurato
• Dashboard in tempo reale per ottenere preziose informazioni dai dati di spesa

Descrivi il tuo processo di gestione delle spese

Descrivi come vorresti migliorare il tuo attuale processo di rendicontazione delle spese. Concentrati su domande come:

Il tuo team finanziario ha bisogno di aiuto per far rispettare la vostra policy di spesa?

I dipendenti conservano le ricevute delle spese per mesi?

I dipendenti si lamentano perché il processo di rimborso spese richiede troppo tempo?

Identificare queste preoccupazioni critiche offrirà una notevole chiarezza nelle tue conversazioni con i potenziali fornitori di soluzioni per la gestione delle spese.

Esplora le tue opzioni: report in tempo reale rispetto ai report in batch

Una soluzione automatizzata per la gestione delle spese può essere ampiamente classificata in due tipologie principali: rendicontazione a lotti e note spese in tempo reale. La scelta tra queste soluzioni avrà un impatto significativo sulle funzionalità e sulle caratteristiche a tua disposizione, influenzando il modo in cui le spese vengono presentate, verificate e approvate all’interno della tua azienda.

Soluzione di report in batch

La generazione di report in batch prevede generalmente un processo manuale in cui le spese vengono raccolte nel tempo, raggruppate in un report spese e inviate per il rimborso. Le soluzioni di reportistica in batch sono note per la loro efficienza nella gestione di grandi volumi di dati di spesa in modo sistematico e simultaneo. Consentono agli utenti di compilare e inviare periodicamente i report spese, snellendo il processo e garantendo che tutte le spese vengano registrate e contabilizzate in modo efficiente.

Soluzione di reportistica in tempo reale

Al contrario, le soluzioni di rendicontazione delle spese in tempo reale offrono un approccio più dinamico e immediato all’automazione dei report di spesa. Queste soluzioni permettono che una richiesta di rimborso venga registrata e approvata in tempo reale, garantendo una maggiore visibilità e controllo sulle spese man mano che si verificano. Questo può portare a processi di rimborso più rapidi e a decisioni migliori, supportate da informazioni finanziarie in tempo reale. Una soluzione di rendicontazione delle spese in tempo reale indicizza le singole spese, riducendo la necessità di un report di spese cumulativo.

Vale la pena sottolineare che il termine “in tempo reale”, usato comunemente, può risultare fuorviante, perché spesso è limitato a funzioni specifiche come l’acquisizione delle ricevute. Una soluzione davvero in tempo reale gestisce le spese come transazioni singole, registrando ognuna separatamente, in modo simile a come funziona un motore di ricerca.

Scegliere il software di gestione delle spese più adatto

Quando si seleziona il software più adatto per la gestione delle spese, un passaggio fondamentale è valutare con attenzione le esigenze del team finanziario e i processi operativi. Distinguere tra la rendicontazione a lotti e la rendicontazione delle spese in tempo reale è indispensabile per prendere una decisione informata che possa migliorare l’efficienza del tuo software automatizzato di gestione delle spese. Analizzando in profondità le funzionalità, le capacità e le implicazioni operative di ciascun tipo di software, puoi assicurarti che la soluzione di gestione delle spese scelta soddisfi in modo efficace i requisiti della tua azienda per il monitoraggio delle spese, la generazione dei report di spesa e la gestione di ogni processo di approvazione. Scegliere un sistema che sia perfettamente allineato agli obiettivi della tua azienda è essenziale per automatizzare la gestione delle spese.

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Hamish Waddell

Global Finance Process Manager

Jotun

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