Conformità delle spese basata sull’IA
Emburse Assurance
Conformità delle spese in automatico. Rafforza la tua compliance con un livello aggiuntivo basato sull’AI* che guida i dipendenti mentre inseriscono le note spese in tempo reale, potenzia il rilevamento delle frodi e offre ai team finance la massima tranquillità.
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* I dati dei clienti non vengono mai condivisi né utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale pubblici, esterni o di terze parti.
Perché l’IA è essenziale per la conformità moderna delle spese
I dipendenti possono commettere errori in buona fede. Le ricevute non raccontano sempre tutta la storia e, sul momento, è facile dimenticare le policy. Il risultato sono scambi evitabili di domande e chiarimenti, approvazioni più lente e rischi che passano inosservati durante i controlli.
Prima: revisione manuale e regole statiche
I controlli manuali effettuati dopo l’invio delle note spese generano inefficienze e lavoro extra, distogliendo i team finance e audit dalla gestione dei rischi reali. Con l’aumento del volume delle spese, le regole statiche faticano a stare al passo, rendendo sempre più facile non accorgersi di frodi, sprechi e abusi.
Risultato principale: I team finance perdono tempo e risorse preziose a correggere errori.
Dopo: conformità delle spese basata sull’IA
L’IA supporta i revisori analizzando ogni ricevuta con il contesto precedente e successivo all’invio, evitando sul nascere gli errori più semplici e facendo emergere i rischi su larga scala prima che vengano investiti tempo e risorse preziosi.
Risultato chiave: Le policy vengono applicate in modo coerente. Le spese sono sotto controllo. I team finanziari sono più sicuri.
Conformità in ogni fase
Aggiungi un potente livello di conformità intelligente per mantenere in modo proattivo le spese in linea con le policy durante l’intero processo di gestione delle note spese
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Emburse Assurance lavora insieme alle regole già in uso per analizzare le ricevute prima e dopo l’invio. Previene gli errori, guida i dipendenti in tempo reale e aiuta i team finance e audit a concentrarsi sui rischi reali invece che sul rumore generato dalle verifiche.
Aiuta i dipendenti a inviare report corretti al primo tentativo
Avvisi in tempo reale e controlli prima dell’invio mantengono le note spese conformi fin dall’inizio, riducendo errori, rilavorazioni e il tempo necessario per correggere i report in un secondo momento.
Offre agli auditor chiarezza e sicurezza
L’IA esamina le ricevute e segnala le spese che richiedono attenzione, così revisori e approvatori possono individuare spese insolite e concentrarsi sui rischi reali. Le ricevute in lingua straniera vengono tradotte per assicurare che nessun dettaglio venga tralasciato.
Trasforma i dati di audit in un controllo più intelligente delle spese
La valutazione del rischio e le analisi basate sull’AI aiutano i team finance e audit a capire dove si concentra il rischio, a rafforzare i controlli e a migliorare la compliance nel tempo — tutto all’interno di Emburse.
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Domande frequenti
Mentre le regole tradizionali controllano i campi in base a criteri rigidi, ad esempio verificando se un importo è inferiore a una soglia di spesa o se è allegata una ricevuta, Emburse Assurance utilizza l’AI per garantire una conformità intelligente delle note spese, analizzando le immagini complete delle ricevute per valutarne il contesto, l’autenticità e l’accuratezza.
A differenza delle regole tradizionali, che non riescono a capire se i dettagli sono stati manipolati o se una spesa ha senso nel suo contesto, Emburse Assurance aiuta a impedire che spese inutili, rischiose o fraudolente sfuggano al controllo di approvatori o revisori.
Per massimizzare la conformità delle note spese e ridurre il carico di lavoro dei revisori, il sistema individua diversi tipi di rischi in due fasi distinte:
- Pre-invio: individua ricevute errate o incomplete, la mancanza di contesto aziendale e le spese fuori policy, ad esempio spese personali mescolate a quelle di lavoro, per evitare rumore amministrativo.
- Dopo l’invio: mette in evidenza una serie di attività ad alto rischio, tra cui ricevute manipolate o false, note spese duplicate, spese effettuate fuori orario, importi insoliti e possibili problemi di legittimità dei fornitori
La normale tecnologia OCR si limita a estrarre il testo. Emburse Assurance interpreta invece i dettagli delle immagini delle ricevute nel loro contesto, per verificarne autenticità e accuratezza. Analizza singole voci di spesa, fornitori, importi e schemi di categoria e può persino tradurre ricevute in lingue straniere, così da individuare problemi di conformità che i controlli manuali o la semplice estrazione di testo non riuscirebbero a rilevare.
Sì. Emburse Assurance aiuta a ridurre il lavoro manuale individuando gli errori più comuni prima dell’invio, grazie ad avvisi proattivi e segnalazioni pre-invio, eliminando così il rumore amministrativo che di solito rallenta le revisioni o sovraccarica i team di audit. Rilevando le spese a rischio più elevato dopo l’invio, consente ad approvatori e revisori di concentrare il proprio tempo sui veri rischi e sui casi di frode, invece di esaminare nel dettaglio ogni singola transazione a basso rischio.
Emburse Assurance offre indicazioni in tempo reale e feedback prima dell’invio mentre i dipendenti acquisiscono le ricevute e compilano le note spese. Segnalando subito eventuali violazioni della policy, dati mancanti o problemi con le ricevute, li aiuta a correggere gli errori prima dell’invio, evitando perdite di tempo e rifacimenti spesso legati a una rigida conformità delle spese.
Assurance fornisce analisi basate sul rischio e una valutazione del rischio a livello di report per aiutare i team finanziari a individuare schemi ricorrenti, problemi ripetuti e lacune nelle policy. Queste informazioni supportano controlli più mirati, una migliore ottimizzazione delle policy e un miglioramento continuo della compliance nel tempo.
Sì. Emburse Assurance è integrato in modo nativo nella piattaforma Emburse, il che significa che i controlli di conformità delle note spese avvengono direttamente all’interno dei flussi di creazione, rimborso e approvazione delle spese che già utilizzi. Non sono necessari accessi separati né strumenti aggiuntivi, così i dati rimangono tutti in un unico sistema sicuro.
Sì. Per garantire una visibilità completa, Emburse Assurance applica controlli intelligenti sia alle transazioni con carta di credito sia ai rimborsi. Questa flessibilità offre ai team finanziari una conformità e un controllo coerenti sulle spese di ogni tipo, indipendentemente da come avviene la spesa. In questo modo, i team finanziari possono mantenere lo stesso livello di visibilità e controllo su tutte le categorie di spesa.
No. I dati dei clienti restano all’interno di Emburse e non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale esterni o di terze parti. Emburse Assurance è basato su una piattaforma di AI di livello enterprise progettata per proteggere i dati sensibili; elabora i dati per fornire insight, ma tali dati non vengono mai condivisi né utilizzati per addestrare modelli pubblici.