GESTIONE SPESE NEL SETTORE MANIFATTURIERO

Passare al digitale significa report più rapidi, tempi di elaborazione ridotti e rimborsi più veloci. Sia i team finanziari che i dipendenti in trasferta traggono vantaggi diretti dal passaggio a un sistema senza carta. Aziende come Pharmacists Mutual Companies hanno persino risparmiato circa 2.500 Euro all'anno in spese postali grazie all'eliminazione dell'elaborazione manuale. I sistemi senza carta supportano meglio anche la forza lavoro distribuita. Disporre di uno strumento basato su cloud consente ai team finanziari in più sedi di accedere rapidamente e facilmente alle spese aziendali. Passare a un software di reportistica delle spese facile da usare semplifica tutto.

È facile per i dipendenti smarrire una ricevuta mentre sono in viaggio. Cerca un software per la gestione delle note spese che consenta di acquisire le ricevute con la fotocamera dello smartphone, in modo che i dipendenti possano farlo immediatamente senza preoccuparsi di perderle o smarrirle. Il software di Emburse inserisce automaticamente le informazioni dalla ricevuta. Ciò significa che né i dipendenti né i membri del team finanziario dovranno aggiungere le informazioni della ricevuta riga per riga, con un risparmio di tempo per tutti.

L'inserimento manuale dei chilometri percorsi è, nella migliore delle ipotesi, impreciso. Cerca un software di gestione delle spese che consenta ai dipendenti di monitorare i chilometri percorsi tramite Google Maps. Questa funzione ti consentirà di ottenere un resoconto più accurato ed eviterà ai dipendenti di dover registrare manualmente i chilometri percorsi. Il monitoraggio del chilometraggio aiuta anche i team finanziari a controllare le frodi nel caso in cui i dipendenti registrino chilometri in eccesso per ricevere denaro aggiuntivo. Una funzione integrata aiuta a eliminare questo problema.

Le aziende manifatturiere dovrebbero dotarsi di un software con un'app mobile che consenta ai propri dipendenti di lavorare ovunque si trovino, anche quando non hanno a disposizione un computer. I dipendenti che possono creare note spese in modo semplice e veloce sui dispositivi mobili avranno meno motivi per ritardare la presentazione delle note spese. Prendiamo ad esempio VitaPlus, un'azienda produttrice di generi alimentari agricoli che ora rimborsa i dipendenti con 14 giorni di anticipo rispetto a prima, dopo essere passata a Emburse. Le note spese su dispositivo mobile consentono ai team finanziari di elaborare e approvare tali note più rapidamente, mentre i dipendenti saranno felici di riavere i loro rimborsi in tasca prima di quanto avvenisse in precedenza.

Le carte virtuali consentono ai dipendenti di accedere a una carta aziendale senza bisogno del supporto fisico. Gli amministratori finanziari possono creare e ricaricare carte virtuali su richiesta, accessibili tramite un'app mobile. Ciò consente ai team finanziari di distribuire le carte in base alla politica aziendale in materia di spese di viaggio e rappresentanza, garantendo un migliore controllo della spesa. In questo modo, è più facile per i dipendenti effettuare acquisti conformi alle norme aziendali utilizzando la carta aziendale e per i team finanziari emetterle.

Le aziende manifatturiere devono rivolgersi a nuovi fornitori quando si verificano interruzioni nella catena di approvvigionamento. Con la gestione manuale delle note spese in sistemi separati, non è possibile tenere traccia delle nuove richieste e dei nuovi fornitori. I team finanziari possono avere un maggiore controllo e una migliore supervisione con un unico sistema di richieste di acquisto. Il passaggio a un sistema automatizzato offre inoltre ai dipendenti la tranquillità di sapere che i loro acquisti da un fornitore approvato non saranno in seguito considerati non conformi alla politica aziendale.