Come Travel Manager, sei in prima linea nell'assicurare il benessere dei tuoi dipendenti ottimizzando al contempo la spesa aziendale. Nel dinamico ambiente commerciale globale di oggi, specialmente quando si tratta di viaggi nel Regno Unito e nell'UE, questa doppia responsabilità non è mai stata così impegnativa. I viaggi d'affari sono in ripresa, con una spesa globale prevista per raggiungere 1,6 trilioni di sterline (2 trilioni di dollari) entro tre anni, eppure le pressioni inflazionistiche continuano a portare incertezza e la necessità di miglioramenti strategici dei processi. La domanda è: il tuo dovere di cura sta tenendo il passo con il costante flusso di prezzi e politiche di viaggio?
La natura imprevedibile dei viaggi d'affari moderni
Il mondo dei viaggi aziendali è tutt'altro che statico. I prezzi degli hotel e dei voli spesso diminuiscono dopo che una prenotazione è stata effettuata. I viaggiatori potrebbero involontariamente prenotare fuori dalla politica aziendale, o ancora peggio, le tariffe negoziate potrebbero non essere offerte al momento dell'acquisto. Questa costante fluttuazione, unita all'evoluzione delle pratiche commerciali, all'innovazione tecnologica e all'incertezza climatica, porta a frequenti interruzioni.
Per voi, ciò significa un impegno continuo a:
- Individuare miglioramenti strategici dei processi per elevare l'esperienza di viaggio complessiva ottimizzando al contempo la conformità alla politica di viaggio e il controllo delle spese.
- Assicurati una comunicazione chiara sulle località di viaggio sicure, i requisiti normativi e gli aggiornamenti della politica di viaggio aziendale.
- Dare priorità alla salute e al benessere di ogni viaggiatore aziendale, implementando un efficace programma di gestione dei viaggi che tuteli il loro benessere fisico e mentale.
Queste complessità influiscono direttamente sui vostri obblighi di diligenza, che includono la fornitura di una chiara piattaforma di gestione dei viaggi, l'abilitazione dei viaggiatori con informazioni in tempo reale e l'assicurazione che sappiano come ottenere assistenza durante il viaggio.
L'obbligo di Diligenza in un Mondo Dinamico
I tuoi dipendenti si aspettano un'esperienza fluida e centrata sulla mobilità nella loro vita lavorativa, che rispecchi la semplicità che trovano nelle app personali. Hanno bisogno di poter prenotare e modificare viaggi, caricare ricevute e integrarsi con altre soluzioni senza sforzo. Inoltre, il loro benessere fisico e mentale durante i viaggi è fondamentale, il che richiede che tu fornisca strumenti per valutare i rischi di viaggio, offrire programmi di benessere e fornire risorse per la salute mentale.
Non si tratta solo di conformità; è anche una questione di soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti. Offrire flessibilità negli acquisti di viaggio, come ad esempio allentare i requisiti della tariffa più bassa per voli più comodi, può aumentare notevolmente la felicità dei dipendenti e avere un impatto positivo sulla fidelizzazione a lungo termine. Tuttavia, gestire manualmente questi fattori dinamici assicurando al contempo conformità e controllo dei costi è un compito monumentale.
Il vantaggio di Emburse Reshop: Automatizzazione del dovere di diligenza e del risparmio
Qui è dove Emburse Reshop diventa una risorsa indispensabile per i Travel Managers. È progettato per fornire un monitoraggio e una riconferma completamente automatizzati e sempre attivi per voli e hotel, garantendo le tariffe più basse possibili e massimizzando i risparmi. Più importante ancora per la responsabilità di cura, Emburse Reshop offre risparmi E analisi imparziali.
Ecco come Emburse Reshop potenzia il tuo dovere di diligenza:
- Conformità Continua, Automatizzata: Emburse Reshop cerca automaticamente risparmi su ogni prenotazione, ogni giorno. Se viene trovata una tariffa più bassa, cancella automaticamente la tariffa più alta e riprenota i viaggiatori alla migliore offerta senza interventi manuali. Questo assicura che, anche quando gli itinerari cambiano per risparmiare (come un'opportunità di risparmio di £69 ($86) a notte per gli hotel), i tuoi viaggiatori siano sempre prenotati in conformità con la politica aziendale e dispongano di informazioni aggiornate sull'itinerario.
- Informazioni utili per una gestione proattiva: Avrai accesso a cruscotti online e informazioni utili sul potenziale di risparmio, risparmi realizzati, prestazioni del sistema nel tempo e performance degli hotel e tariffe negoziate. Questi dati sono fondamentali per prendere decisioni informate, aggiustare proattivamente le politiche e migliorare le tue strategie di duty of care.
- Controllo Imparziale da Terze Parti: A differenza delle Compagnie di Gestione Viaggi (TMC) che "generalmente non vogliono evidenziare discrepanze nelle tariffe che offrono", Emburse offre una prospettiva terza e imparziale e insight oggettivi. Questo assicura che le decisioni di ri-prenotazione siano esclusivamente concentrate sul massimizzare risparmi e conformità, senza conflitti di interesse.
- Maggiore leva negoziale: Monitorando e confrontando gli accordi negoziati con gli standard di mercato, Emburse Reshop fornisce dati oggettivi che rafforzano le tue future trattative con i fornitori. La capacità di dimostrare che puoi "spostare la quota" trovando tariffe più basse in strutture simili aumenta la tua leva negoziale e il potere d'acquisto.
- Controlli personalizzabili delle politiche: Reshop permette di personalizzare le specifiche di ri-prenotazione in base alla località, al dipartimento, alla catena alberghiera, al livello del personale e ad altri criteri. Questa flessibilità garantisce che, anche con modifiche automatizzate, le politiche siano costantemente rispettate, riducendo le spese fuori politica e rafforzando la conformità.
- Copertura Globale e Sicurezza dei Dati: Emburse propone una soluzione globale ed è conforme al GDPR e al Privacy Shield, affrontando le preoccupazioni critiche per la protezione dei dati nei viaggi nel Regno Unito/UE.
Emburse, riconosciuta come Leader nelle soluzioni di viaggio e gestione spese abilitate dall'IA, offre software innovativi per la gestione dei viaggi end-to-end altamente automatizzati e progettati per dispositivi mobili. Questo impegno verso soluzioni "a prova di futuro" significa che avete accesso alle "tecnologie più avanzate e migliori", assicurando che il vostro programma di duty of care rimanga agile in mezzo a condizioni in costante cambiamento.
Rendere il tuo programma di viaggio a prova di futuro
Integrando soluzioni come Emburse Reshop, trasformate il vostro programma di viaggio in un motore di profitto, non solo un centro di costo. Ciò consente di offrire efficienza, risparmio di tempo, maggiore visibilità finanziaria, miglior controllo delle spese e conformità, e migliorare l'intera esperienza di viaggio d'affari. Questo significa che i vostri dipendenti beneficiano di fiducia e comodità durante la prenotazione, e di un processo semplice per registrare e inviare le spese, il tutto rimanendo connessi e al sicuro.
Non lasciare che le complessità dei viaggi dinamici compromettano il tuo dovere di protezione. Scopri come Emburse Reshop può fornire l'automazione, le intuizioni e il controllo necessari per salvaguardare i tuoi viaggiatori e ottimizzare le spese di viaggio.
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