Carelon Global Solutions India ha rivoluzionato la gestione delle note spese con un’innovativa automazione

Sfida

In qualità di principale fornitore in India di data analytics, servizi IT e gestione operativa per il settore sanitario, Carelon supporta le organizzazioni di tutto il mondo con servizi di nuova generazione. Tuttavia, la gestione delle note spese per i loro 17.000 dipendenti stava mettendo sotto pressione il modulo ERP esistente e i sistemi sviluppati internamente, compromettendo la loro capacità di operare in modo efficiente sui mercati globali.

Con i rimborsi che richiedevano fino a 30 giorni e una visibilità limitata sulle spese aziendali, Carelon sapeva di aver bisogno di un supporto avanzato che potesse anche crescere insieme al business. Di conseguenza, la loro ricerca si è concentrata su soluzioni in grado di snellire i flussi di lavoro e integrarsi con gli strumenti già in uso, soddisfacendo al contempo i rigorosi standard di conformità richiesti nelle operazioni sanitarie.

Soluzione Emburse

Con la piattaforma T&E di Emburse, Carelon ha introdotto un nuovo sistema di pre-approvazione per ridurre i tempi di elaborazione delle note spese da 30 a 10 giorni. I dipendenti si sono anche adattati rapidamente alla piattaforma, il che ha portato a una migliore pianificazione dei viaggi: le prenotazioni anticipate sono aumentate dal 45% all’85% e la conformità al processo di pre-approvazione è migliorata del 70%.

Per raggiungere questo obiettivo, i flussi di lavoro automatizzati del nuovo sistema hanno instradato le richieste di viaggio verso gli approvatori appropriati in base a regole predefinite, imponendo che le prenotazioni venissero effettuate da 14 a 21 giorni prima della partenza. Questo approccio preventivo ha dimezzato le prenotazioni sotto data e hagenerato risparmi sui costi dal 5 al 10% sia sulle tariffe aeree nazionali che su quelle internazionali.

Il team finanziario di Carelon ora vede esattamente dove vengono spesi i soldi, che si tratti di viaggi di reparto o di eventi aziendali. Avere i dati organizzati per funzione e area di business ha reso la pianificazione del budget più precisa e la gestione dei costi più efficace.

“

Grazie alle prenotazioni effettuate in anticipo dai dipendenti, approfittando delle tariffe più economiche, la nostra azienda sta ottenendo risparmi fino al 5%–10% sulle tariffe aeree nazionali e internazionali.

”

Manoj Ladi

Carelon Global Solutions India LLP

Risultato

Scarica la storia completa per scoprire come Carelon ha trasformato il proprio programma di gestione delle spese:

• Ridurre i tempi di elaborazione delle note spese da 30 a 10 giorni
• Migliorare la conformità alle prenotazioni di viaggio del 70%
• Ottenere un risparmio del 5-10% sulle tariffe aeree grazie alle prenotazioni anticipate
• Aumentare le prenotazioni di viaggio effettuate in tempo dal 45% all’85%
• Automatizzare i flussi di approvazione per migliorare il rispetto delle policy

Scarica il case study (in inglese)