GEBERIT è riuscita a ottimizzare la propria gestione grazie all’automazione

Sfida

La filiale spagnola di Geberit ha sedi in diverse città. Queste sono interamente dedicate ad attività commerciali, quindi le spese di viaggio fanno parte della quotidianità del loro team. La gestione di tali spese rappresentava un problema per l’azienda, perché comportava un notevole carico di lavoro amministrativo.

A un certo punto si è cercato di semplificare il processo generalizzando l’uso delle carte aziendali. Questo tentativo ha migliorato il controllo e reso la gestione più agile, ma presentava alcuni punti deboli. Le carte non erano accettate in tutti gli esercizi e spesso era richiesto un importo minimo per poterle usare. Le piccole spese costituivano un problema.

Nel 2004 l’azienda ha sviluppato una propria applicazione per gestire la rendicontazione delle spese sulla base degli estratti conto delle carte. A partire dalle informazioni bancarie, il programma generava un modello base con le spese di ogni dipendente, che andava poi completato aggiungendo le spese in contanti.

Il problema

Quello che prima richiedeva diversi giorni ora si risolve in modo molto rapido.
Pedro Aguilar
Direttore Amministrativo e Finanziario di Geberit S.A.U

Si è cercato di semplificare la gestione con carte aziendali e un’applicazione interna. Il sistema funzionava, ma non era particolarmente agile. Semplificava il processo, ma il dipendente doveva comunque inserire manualmente una grande quantità di piccole spese. Inoltre c’era un importante inconveniente per il controllo: a volte venivano registrate spese duplicate. Questo era difficile da individuare in fase di revisione e comportava costi aggiuntivi sia in termini di lavoro amministrativo sia di spese non giustificate.

A un certo punto, Geberit ha rinnovato la propria flotta di dispositivi mobili. I vecchi terminali Blackberry sono stati sostituiti con dispositivi iPhone. Con questo cambiamento è nata una nuova idea: sfruttare i dispositivi mobili per la gestione delle spese. Si è quindi iniziato a esplorare le soluzioni disponibili sul mercato.

Soluzione Emburse Captio

Una delle funzionalità che più ha attirato l’attenzione dei responsabili incaricati di valutare Captio è stato il riconoscimento automatico delle informazioni. Questo significava l’automazione totale del processo di rendicontazione, dato che il dipendente non doveva inserire alcun dato, ma solo scattare una foto delle proprie ricevute. Nessuna delle altre piattaforme analizzate offriva questo livello di automazione.

Un altro elemento distintivo è stata l’omologazione di Emburse Captio da parte dell’Agenzia delle Entrate. Questo comportava l’eliminazione totale della carta nella gestione delle spese, poiché le ricevute digitalizzate erano valide in caso di ispezioni. La filosofia di lavoro di Geberit si adattava molto bene a questo approccio. Conoscevano già i vantaggi di digitalizzare al massimo i propri processi di lavoro, ma la gestione delle spese aveva finora resistito a causa dei requisiti legali.

Un ultimo fattore, meno attraente per gli utenti ma fondamentale per l’azienda, è stata la capacità di Emburse Captio di integrarsi con il sistema SAP di Geberit. Questo permetteva un flusso di informazioni sulle spese di GEBERIT completamente integrato con la contabilità. Emburse Captio è stata la soluzione scelta rispetto a diversi concorrenti.

Risultati

I dipendenti di Geberit hanno iniziato a usare Emburse Captio con una curva di apprendimento minima. Il miglioramento nella rendicontazione delle spese è stato evidente. Nel giro di un mese l’uso della piattaforma si era consolidato senza quasi alcuna resistenza al cambiamento. La normativa interna impone a Geberit che i report di spesa siano approvati da due persone: un responsabile e il reparto contabilità. Questo flusso è stato implementato tramite i workflow di Emburse Captio, che inoltre pre‑elaboravano i report per avvisare i revisori in caso di situazioni anomale. Inoltre, l’eliminazione della carta ha comportato un risparmio sui costi di spedizione: non sono più stati necessari i più di 30 invii mensili di giustificativi.