Mahou San Miguel elimina il costo di 21.000 note spese annuali con Emburse Captio

Mahou San Miguel è un’azienda familiare al 100% spagnola, leader del settore birrario nel nostro Paese, con otto stabilimenti di produzione di birra, quattro sorgenti d’acqua con i rispettivi impianti di imbottigliamento e un team di oltre 3.200 professionisti. Vanta 128 anni di storia e marchi di grande rilievo come Mahou, San Miguel, Cervezas Alhambra o Solán de Cabras. Oltre all’ampio portafoglio di birre nazionali, dispone di una vasta gamma di birre internazionali, frutto di accordi con partner come Carlsberg e Warsteiner, e l’internazionalizzazione è uno degli assi strategici per lo sviluppo del suo business. Produce oltre il 70% della birra spagnola consumata nel mondo ed è presente in più di 70 Paesi. La sostenibilità fa parte fin dalle origini dell’essenza di Mahou San Miguel e la sua sfida è continuare a crescere in modo sostenibile, con un impegno etico, sociale e ambientale.

Il problema

Mahou San Miguel conta con circa 1.500 dipendenti che presentano note spese abitualmente, arrivando a effettuare approssimativamente 21.000 rendicontazioni all’anno. Nel precedente processo di gestione delle spese, i lavoratori dovevano raccogliere tutti gli scontrini e conservarli. Successivamente si procedeva al controllo manuale e all’inserimento delle spese in un’intranet. Da lì le spese potevano essere liquidate automaticamente. In seguito, queste note spese dovevano essere inviate in formato cartaceo, stampate e con le relative pezze giustificative allegate. Per l’elevato numero di rendicontazioni che l’azienda effettua, 21.000 in un anno, questo comporta un costo molto elevato, occupando un grande spazio fisico e richiedendo molto tempo ai lavoratori, sia a quelli che sostengono le spese sia a quelli che gestiscono gli scontrini.

La soluzione

Captio ha reso possibile l’automazione di tutto il processo in modo integrato con i sistemi di gestione di Mahou San Miguel. La piattaforma consente una lettura automatica della foto della ricevuta e ne interpreta il contenuto grazie al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questo permette ai dipendenti di risparmiare tempo in modo semplice. A partire da lì, entra in gioco una serie di automatismi, come l’applicazione della policy di spesa o il flusso di approvazioni. Queste funzionalità sono state adattate perfettamente alle esigenze dell’azienda, così che i controlli relativi alla policy di spesa dei dipendenti vengano applicati automaticamente. Una volta raccolte tutte le spese, il sistema consente di scaricare automaticamente i documenti necessari per la liquidazione dell’IVA. Non è necessario conservare fisicamente le ricevute, perché Captio è omologato dall’Agenzia delle Entrate. In altre parole, tutte le spese digitalizzate tramite la piattaforma hanno lo stesso valore legale degli originali.

Risultati

Per i 1.500 dipendenti, l’implementazione di Captio è stata molto semplice. Lo strumento si è integrato in modo rapido e completo con i sistemi dell’azienda. L’utilizzo intuitivo dell’applicazione sui dispositivi mobili, insieme all’automazione delle sue funzioni, ha ridotto in modo significativo il tempo dedicato alla gestione di questi processi. I lavoratori di Mahou San Miguel sono soddisfatti perché il processo è semplice e rappresenta un miglioramento concreto nella loro quotidianità.