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Caso della Pace University
La Pace University centralizza il controllo delle spese con Emburse Audit
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Dettagli cliente
Sfida
In quanto cliente storico di Emburse, la Pace University conosceva già i vantaggi dell’automazione della gestione delle spese, ma continuava a scontrarsi con un processo di controllo prevalentemente manuale. Per affrontare questa sfida aveva implementato una soluzione di audit di terze parti, che però, non essendo integrata con la loro soluzione di gestione note spese Emburse, finì per creare ancora più problemi. Le spese venivano spesso segnalate in modo errato o non venivano segnalate affatto, generando ulteriore lavoro per il reparto contabilità fornitori, costretto a controllare e verificare manualmente ciò che i due sistemi non collegati non riuscivano a rilevare.
Quando hanno saputo della nuova soluzione di Emburse, Emburse Audit, che si integra completamente con le soluzioni di gestione note spese di Emburse e include sia componenti tecnologiche sia controlli effettuati da persone, non vedevano l’ora di passare a questa soluzione.
Soluzione Emburse
Un vantaggio immediato dell’aggiornamento a Emburse Audit è stata l’integrazione automatica. Le regole già presenti nella soluzione di gestione note spese Emburse dell’università si sono integrate senza problemi in Emburse Audit. Questo ha reso più snello l’intero processo di controllo delle spese, eliminato il lavoro di verifica manuale e ridotto di oltre la metà il tempo dedicato all’audit.
Il servizio di controllo umano supportato dalla tecnologia di Emburse Audit ha fornito a Pace un ulteriore livello di sicurezza. Qualsiasi voce di spesa che il sistema segnala come non conforme viene automaticamente inviata a un revisore umano per un’ulteriore verifica; revisori indipendenti lavorano poi direttamente con i dipendenti per risolvere i problemi con un coinvolgimento minimo o nullo del team AP di Pace. Questo nuovo processo incoraggia i dipendenti a presentare note spese più accurate, il che ha ridotto in modo significativo il numero di spese respinte e contribuito a creare una cultura di spesa più responsabile.
“”I revisori umani supportati dalla tecnologia di Emburse Audit sono come un’estensione del nostro team AP. La tecnologia individua i problemi di conformità, e i revisori indipendenti gestiscono direttamente con gli utenti tali eccezioni. Questo ci fa risparmiare moltissimo tempo.
Regina Beatty
Direttrice Contabilità
Risultato
Scarica la storia di successo completa per scoprire nel dettaglio come la Pace University ha centralizzato le procedure di gestione delle spese e di audit in un’unica piattaforma completamente integrata, ottenendo i seguenti vantaggi:
- Eliminazione al 100% dei controlli manuali
- Riduzione dei controlli a campione del 75%
- Riduzione del 50% o più del tempo dedicato ai controlli