La maison di moda Vivienne Westwood ha sostituito gli ostacoli amministrativi con una maggiore libertà creativa

Per Vivienne Westwood, una maison di moda globale fondata sulla creatività e sul movimento, la gestione delle note spese dei dipendenti nelle diverse regioni richiedeva rapidità, chiarezza e coordinamento. Di fronte a tempistiche serrate e a dinamiche interne complesse, l’azienda ha scelto di collaborare con Emburse per modernizzare la rendicontazione delle spese.

Il risultato: un processo snello e semplificato, implementato a livello globale, puntuale e pronto a supportare l’ultima trasformazione dell’azienda.

Sfida

In un settore definito dalla mobilità globale — sfilate di moda, visite ai fornitori, attività retail e viaggi dei dirigenti — il ruolo del travel manager è una costante opera di orchestrazione.

Per Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager di Vivienne Westwood, la sfida non era solo gestire i viaggi, ma tutto ciò che accade dopo: note spese, approvazioni e reportistica, in un’organizzazione distribuita con esigenze in continua evoluzione.

E per l’organizzazione, la posta in gioco era alta. Bisognava implementare un nuovo sistema di rendicontazione delle spese in tutto il gruppo, allineando i team IT con le operazioni nel Regno Unito e rispettando scadenze molto strette.

Le principali sfide includevano:

• Coordinare un rollout globalein più regioni e con diversi stakeholder
• Gestire implementazioni serratecon scadenze ravvicinate per i team IT e aziendali
• Formare i dipendenti su larga scalamantenendo al contempo la continuità operativa
• Orientarsi tra processi interni complessi e le sfumature organizzative
• Sostituire sistemi frammentati e flussi di lavoro per la rendicontazione delle spese

Questa è stata un’iniziativa di trasformazione, che doveva essere realizzata in modo impeccabile, rapido e su scala globale.

Perché Emburse

Vivienne Westwood aveva bisogno di un partner capace di tenere il loro passo: rapido, preciso e in sintonia con la complessità del mondo reale.

Hanno scelto Emburse per la sua capacità di semplificare ciò che spesso viene reso eccessivamente complesso: la gestione delle note spese. Altrettanto importante, Emburse ha adottato un approccio umano e pragmatico all’implementazione, incontrando il team al punto in cui si trovava e guidando il processo passo dopo passo.

Fin dal primo giorno, la collaborazione si è concentrata sull’esecuzione: comunicazione chiara, supporto concreto e un impegno condiviso a fare le cose per bene.

«Nonostante le scadenze serrate… siamo riusciti a rispettarle, a formare tutti i dipendenti e a lanciare il progetto… con risultati molto positivi.» — Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager presso Vivienne Westwood

Punti salienti della soluzione

Con Emburse, Vivienne Westwood è passata a un approccio alla gestione delle spese più snello e scalabile:

• Rendicontazione delle spese unificata in tutta l’organizzazione globale
• Flussi di lavoro semplificati per ridurre gli ostacoli per dipendenti e approvatori
• Programma di formazione strutturato che favorisce l’adozione a livello aziendale
• Implementazione coordinata e allineata tra il reparto IT e i team regionali
• Supporto dedicato all’implementazione per garantire una consegna puntuale

Il risultato è stato un modo più intuitivo per gestire le spese in tutta l’azienda.

Impatto aziendale incentrato sulle persone

Nel mondo della moda, tutto è guidato da velocità e creatività. Le incombenze amministrative rallentano entrambe.

Semplificando la gestione delle spese, Vivienne Westwood ha restituito ai propri team tempo prezioso da dedicare alla progettazione e alla collaborazione. Per i travel manager, i team finanziari e i dipendenti, il cambiamento è sottile ma potente: meno ostacoli, processi più chiari e maggiore fiducia nel modo in cui la spesa viene gestita.

Oggi l’impatto si percepisce nel ritmo quotidiano del lavoro. Paolo non deve più rincorrere le ricevute o districarsi tra processi incoerenti; al contrario, l’attenzione si è spostata sul coordinamento, sulla visibilità e sul controllo.

I principali risultati includono:

• Implementazione globale di successorealizzata in tempi molto stretti
• Formazione completa dei dipendenti completata in anticipo rispetto agli obiettivi di preparazione per il 2026
• Rendicontazione delle spese semplificatain tutta l’organizzazione
• Maggiore allineamento tra i responsabili IT e quelli di business
• Forte adozione interna e primi risultati positivi

Per Vivienne Westwood, Emburse rappresenta un passo fondamentale verso una più ampia semplificazione operativa.

Il team di Emburse ha adottato un approccio pragmatico e concreto per comprendere a fondo la realtà dell’ambiente interno di Vivienne Westwood e adattarsi di conseguenza. Questa combinazione di competenza e capacità di adattamento ha contribuito a garantire che l’implementazione non fosse solo efficace, ma anche sostenibile nel tempo.

«Emburse si è rivelato un enorme passo avanti nella gestione delle note spese, all’interno di un processo di semplificazione e snellimento, fondamentale in vista del 2026.» — Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager presso Vivienne Westwood