Perché ogni produttore ha bisogno di automatizzare la gestione delle spese

Riprendere il controllo delle spese della tua azienda manifatturiera

Una gestione efficace delle spese è fondamentale nell’attuale contesto economico complesso. Con i dati di spesa dispersi in vari sistemi, controllare i costi e garantire la conformità sta diventando sempre più dispendioso in termini di tempo e complessità.

Il software di gestione delle spese può semplificare e ottimizzare in modo significativo la gestione della spesa e dei flussi di cassa. Consente di ridurre i costi, far rispettare le policy e ottenere visibilità in tempo reale: tutti elementi essenziali per favorire la crescita del business.

Poiché i produttori devono affrontare una complessità crescente, una maggiore richiesta di controllo finanziario e la pressione a mantenere la redditività, l’automazione della gestione delle spese si sta rivelando una strada affidabile verso una maggiore efficienza e controllo finanziario. Vediamo più da vicino che cosa può fare per la tua azienda.

Ottieni il pieno controllo sulla rendicontazione delle spese

Mantenere la conformità alle policy e ridurre il rischio di frodi sulle note spese è una priorità assoluta, oltre che una sfida, per i dipendenti responsabili della revisione e dell’approvazione delle spese. Una ricerca della Global Business Travel Association (GBTA) ha rilevato che quasi il 20% dei report spese contiene errori, con spese spesso presentate con informazioni mancanti o errate o non conformi alle policy aziendali1.

Sfruttando la gestione automatizzata delle note spese, puoi garantire l’accuratezza dei dati e il rispetto delle policy segnalando automaticamente qualsiasi richiesta di rimborso che violi le regole spese impostate nel sistema. L’automazione delle spese riduce il lavoro manuale di gestione individuando duplicati, errori e violazioni prima dell’approvazione, rendendo il processo di approvazione più efficiente.

1 “Quanto costano davvero alle aziende le note spese?”. Global Business Travel Association. https://www.gbta.org/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company

Migliora la gestione del flusso di cassa e ottieni una visione più chiara delle spese

Le migliori soluzioni di gestione automatizzata delle note spese permettono ai team finanziari di diventare leader guidati dai dati, creando più opportunità per l’analisi e decisioni realmente informate. Invece di passare innumerevoli ore a estrarre report spese obsoleti e a setacciare fogli di calcolo pieni di dati, l’automazione delle spese può offrire al tuo team finance insight immediatamente utilizzabili e liberarlo per concentrarsi sulla crescita del business.

Infatti, un recente studio di Emburse ha rilevato che il 44% dei CFO prevede di adottare l’automazione per aumentare la visibilità e l’analisi delle spese, con l’obiettivo di migliorare il benessere finanziario della propria organizzazione. La nostra esperienza a fianco dei produttori lo conferma. Le aziende manifatturiere che utilizzano dati e analisi completi sulle spese ottengono in genere una visione più olistica, accurata e in tempo reale dei propri costi, il che consente loro di migliorare il benessere finanziario.

Aumenta l’efficienza dei tuoi dipendenti e, allo stesso tempo, riduci i costi

Secondo la GBTA, il costo medio per elaborare un singolo report spese è di 461 £3, considerando il tempo necessario al reparto finanziario per controllare, approvare, archiviare ed emettere il rimborso spese.

Un sistema automatizzato di gestione delle note spese può migliorare in modo significativo l’efficienza della tua azienda, riducendo in modo proattivo gli errori dei processi manuali e le violazioni della policy sulle spese, ancora prima che i report vengano inviati. Questo può far risparmiare al team finance molto tempo di revisione. Inoltre, automatizzare e semplificare il processo di invio delle spese offre notevoli vantaggi ai dipendenti, tra cui risparmio di tempo, maggiore accuratezza, migliore trasparenza, rimborsi più rapidi e una soddisfazione lavorativa complessiva più elevata. Questi vantaggi contribuiscono a creare un ambiente di lavoro più efficiente e collaborativo, aumentando in definitiva il morale e la produttività dei dipendenti.

Il nostro processo manuale era costoso, richiedeva molto tempo ed era ad alto rischio. Avevamo bisogno di una soluzione automatizzata e mobile che ci portasse nel ventunesimo secolo.

Shelton Palmer

Expense and Card Administrator

Austin Powder Company

L’automazione delle note spese farà davvero la differenza per la tua azienda?

Segui questi quattro passaggi per calcolare il ROI dell’adozione di una soluzione di automazione per la gestione delle note spese.

Passaggio 1: Calcola il costo medio di elaborazione di una nota spese

Per capire quanto potresti risparmiare ogni mese passando dalla gestione manuale delle note spese a un altro sistema, devi conoscere il costo medio di elaborazione di una nota spese. Se non disponi di queste informazioni, puoi utilizzare il modello di GBTA.

Ti basta moltiplicare il costo medio di settore per l’elaborazione di una singola nota spese per il numero di note spese che gestisci ogni mese. Se non sei sicuro del numero di note spese, puoi usare il costo medio di settore per dipendente e moltiplicarlo per il numero di dipendenti della tua azienda.

Risparmio mensile - Costo aziendale per elaborare le note spese Costo aziendale per elaborare le note spese

Passaggio 2: moltiplica il costo medio per il numero di report elaborati ogni mese

Successivamente, calcola quanto ti costerebbe elaborare le spese mensili utilizzando un software di gestione delle note spese. Puoi stimare questo costo in base al tempo che ritieni il software ti farà risparmiare rispetto al processo attuale. In alternativa, puoi usare i dati di GBTA per fare la tua stima.

Costo attuale per elaborare una singola nota spese X Note spese elaborate al mese

Passaggio 3: Individua la differenza di costo

Sottrai i nuovi costi da quelli precedenti per vedere quanto risparmi ogni mese.

Nuovo costo per elaborare una singola nota spese X Numero di note spese elaborate al mese

Passaggio 4: calcola il tuo ROI per la gestione automatizzata delle note spese

Sottrai i nuovi costi mensili di elaborazione dai tuoi risparmi e dividi il risultato per il tuo nuovo costo mensile: otterrai così il tuo ROI.

Vediamo un esempio di un’azienda manifatturiera con 150 dipendenti. Supponendo che il costo per elaborare una singola nota spese senza automazione sia di 46 €, con automazione di 20 €, e che in media ogni dipendente presenti 1,5 note spese al mese, il ROI dell’azienda sarebbe del 30%.

Costi mensili di elaborazione attuali

(46 € x (150 x 1,5)) = 10.350 €

Nuovi costi mensili di elaborazione

(20 € x (150 x 1,5)) = 4.500 €

Risparmio mensile

10.350 € – 4.500 € = 5.850 €

ROI

(5.850 € – 4.500 €) / 4.500 € = 30%

Emburse può aiutare

Emburse offre innovative soluzioni end-to-end per la gestione di viaggi e note spese, pensate per anticipare le esigenze delle organizzazioni più lungimiranti. La nostra suite di prodotti pluripremiati è scelta da oltre 12 milioni di responsabili finanziari, travel manager e professionisti in tutto il mondo. Più di 20.000 organizzazioni in 120 paesi – dalle grandi aziende Global 2000 e le piccole e medie imprese, fino agli enti pubblici e alle organizzazioni non profit – si affidano a noi per gestire con semplicità i viaggi di lavoro e le spese dei dipendenti.

Le nostre soluzioni altamente automatizzate e pensate innanzitutto per il mobile semplificano la pianificazione, la prenotazione e la gestione dei viaggi di lavoro, eliminando l’inserimento manuale e dispendioso in termini di tempo delle note spese, nonché i processi di approvazione e riconciliazione. Offriamo efficienza e risparmio di tempo, aumentiamo la visibilità finanziaria, miglioriamo il controllo e la conformità della spesa e rendiamo migliore l’intera esperienza di viaggio d’affari. In questo modo permettiamo ai nostri clienti e ai loro team di generare un valore concreto per le loro organizzazioni.

Per maggiori informazioni, visita emburse.com/it o seguici sui nostri canali social @emburse.

2“2023 Spend Management Trends Report”. Emburse.

https://www.emburse.com/learn/resources/2023-spend-management-trends-report

3 “Quanto costano davvero i report spese a un’azienda?”. Global Business Travel Association.

https://www.gbta.org/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company/