Prenotazione, gestione e rimborso più rapidi

Prenotazione, gestione e rimborso più rapidi

Offri ai tuoi dipendenti una gestione delle spese e un processo di prenotazione dei viaggi più semplici, tenendo sotto controllo le spese aziendali.

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Dedica del tempo a ciò che conta davvero

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Gestire le spese aziendali e di viaggio è un compito arduo. Da un lato, i dipendenti in mobilità perdono tempo a riscuotere le spese e chiedere il rimborso alla propria azienda per le spese sostenute in relazione al proprio lavoro. Infatti i dipendenti devono conservare i biglietti e redigere la nota spese nel formato o nella metodologia stabilita dall'azienda, con le regole e le informazioni necessarie per giustificare e gestire correttamente le spese giornaliere. Dall’altro lato, il team manager deve controllare e supervisionare manualmente che le spese siano reali e rispettino le politiche di spesa stabilite dall'azienda. Il processo termina quando il team di amministrazione e finanza deve incorporare i dati nella contabilità generale dell'azienda e negli altri sistemi di gestione, al fine di procedere successivamente al rimborso di ciascun dipendente. Leggi anche rimborso spese dipendenti: come gestirli e velocizzarli.

La gestione di viaggi e spese pensata per te

Anche se sembra quasi impossibile, attraverso una piattaforma di gestione delle spese di viaggio dell'azienda, il difficile può essere reso facile e il processo più veloce sia per il colui che deve riportare le spese che per il team manager, unendo in un unico flusso l’incaricato al report, il revisore e la contabilità. Con un solo click, il lavoratore, dal suo cellulare, può digitalizzare le spese, salvarle e tenerle ordinate per la sua nota spese. Il revisore riceve i report in tempo e il settore contabilità dispone di un sistema completamente integrato che gli consente di avere le spese sotto controllo. Come?

Si carica la spesa: Acquisisci tramite app, email o carica una spesa manuale o in formato pdf.

Si riporta: La nota spese viene inviata per la revisione.

Si entra in fase di revisione: Emburse Captio applica la politica di spesa della tua azienda tramite avvisi e un processo automatizzato.

Si rimborsa e si riconcilia: Riconciliazione bancaria automatica e rimborso spese al dipendente.

Fase di analisi dei dati: Visualizza e analizza i modelli di spesa e prendi decisioni strategiche.

La gestione di viaggi e spese pensata per te

Emetti carte con regole di spesa in pochi minuti

Acquisizione degli incassi tramite cellulare

Autorizzazioni basate sui ruoli e flussi di approvazione

Cattura e categorizzazione automatica delle spese

Protezione contro le frodi interne

Automazione dei pagamenti dei fornitori

Approfondimenti e report in tempo reale

La gestione di viaggi e spese pensata per te

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Emburse Captio legge automaticamente i dati delle tessere spesa dallo smartphone con un sistema OCR che legge i dati principali e lo scontrino viene automaticamente salvato nel cloud della piattaforma.

Le ricevute sono ordinate e pronte per essere inglobate in nota spese quando e dove vuoi grazie all'applicazione. Inoltre, trattandosi di una piattaforma di gestione dei viaggi approvata dall'Agenzia delle Entrate, non è necessario conservare il biglietto cartaceo originale perché la copia digitale è valida a tutti gli effetti di legge.

Il team leader riceve le note spese e le rivede in qualsiasi luogo e momento. Inoltre, dal punto di vista del monitoraggio, Emburse Captio offre la possibilità di implementare alert in accordo con la policy delle spese di viaggio dell'azienda. In questo modo, la supervisione diventa un compito molto più agile.

Potrebbe interessarti anche Nota di debito e rimborso spese: cos'è e come farla bene. Nell'ultima fase della gestione delle spese aziendali c'è la convalida e il rimborso da parte dell'ufficio amministrativo, che prevede il rimborso del dipendente in mobilità. In tal senso, Emburse Captio migliora la velocità e fornisce ordine, controllo e flessibilità. Una volta approvato il report, il dipendente in mobilità riceverà felicemente il rimborso.