Analisi dei fornitori

Non si tratta solo di gestire alcuni viaggi; è questione di un impegno finanziario molto più grande.

Le spese globali per viaggi d'affari sono in rotta per raggiungere la sorprendente cifra di oltre 1,8 trilioni di Euro a livello mondiale entro il 2028 (circa 2 trilioni di dollari), con una crescita annuale del 6%. Ogni singolo viaggio d'affari nel 2024 ha contribuito in modo significativo a questa somma, con una media di 721 Euro (circa 833,72 dollari).

Considerato che i viaggi e le spese (T&E) rappresentano tipicamente la seconda voce di spesa controllabile più grande, subito dopo stipendi e benefici, richiedono quindi un'attenzione rigorosa e strategica. Tuttavia, una sfida critica sorge quando le organizzazioni si impegnano in trattative con i fornitori: spesso mancano di dati completi e imparziali essenziali per comprendere veramente la loro quota di mercato, confrontarsi con gli standard del settore e sfruttare efficacemente le loro notevoli spese. Questa mancanza di informazioni concrete può mettere le aziende in una posizione di svantaggio, impedendo loro di risparmiare notevolmente e di ottenere il massimo vantaggio dai propri fornitori.

Qui è dove entra in gioco Emburse Reshop, trasformando i programmi di viaggio da un centro di costo in un motore di profitto. Oltre alla sua funzione principale di ri-prenotazione automatica, Reshop offre analisi accurate che forniscono informazioni senza precedenti, consentendo ai team finanziari e di gestione dei viaggi di ottenere offerte migliori e ottimizzare i rapporti con i fornitori..

La sfida: Negoziazione al buio

Quando ti prepari a negoziare un nuovo contratto con una grande compagnia aerea o catena alberghiera, una chiara e completa comprensione della tua spesa di viaggio è fondamentale. Tuttavia, molte organizzazioni si trovano in notevole svantaggio perché mancano di queste informazioni fondamentali. Senza un quadro completo del volume effettivo dei tuoi viaggi, diventa quasi impossibile prendere decisioni ponderate. Come puoi negoziare con sicurezza tariffe migliori se non conosci il valore complessivo della tua attività con il fornitore?

Questa mancanza di visibilità crea diversi problemi. Primo, non puoi confrontare accuratamente le tue tariffe negoziate con i prezzi attuali di mercato per vedere se sono ancora competitive. Stai facendo il miglior affare possibile o l'offerta della concorrenza è più conveniente? Senza dati, è impossibile saperlo. Secondo, non puoi verificare se i tuoi fornitori attuali stanno rispettando gli accordi che hai già preso. Stanno fornendo costantemente le tariffe e i benefici che hai negoziato, o ci sono costi nascosti e prezzi più alti che si insinuano nelle tue fatture? Potresti perdere l'occasione di risparmiare in maniera significativa senza nemmeno saperlo.

Spesso, le aziende si affidano a dati limitati o di parte, talvolta ricevuti direttamente dai fornitori con cui stanno negoziando. Questo è un po' come lasciare che la squadra avversaria tenga il punteggio durante una partita. Le informazioni ricevute potrebbero non offrire un quadro completo e imparziale, portando a opportunità perse e a un potere negoziale ridotto. Per ottenere davvero un vantaggio, devi basare la tua strategia su dati oggettivi e verificati in modo indipendente che ti offrano una visione completa del tuo ecosistema di viaggio. Questo ti permette di assicurare condizioni più favorevoli e garantire l'efficienza dei costi per la tua azienda.

L'arsenale analitico di Emburse Reshop: Fare luce sulle tue spese

Emburse Reshop è la pietra angolare dell'offerta di Emburse Travel Analytics, garantendo un significativo ritorno sull'investimento grazie a strumenti e servizi automatizzati per la gestione dei viaggi aerei e alberghieri aziendali. Le sue capacità analitiche vanno ben oltre la semplice ri-prenotazione:

1. Revisione continua dei contratti

Emburse Reshop offre una tecnologia di revisione automatica sempre attiva che esamina minuziosamente ogni prenotazione. Questo assicura che le tue tariffe negoziate, statiche o dinamiche, siano sempre disponibili e correttamente applicate. Questa rassicurazione proattiva ti permette di individuare discrepanze con le tariffe prenotate, la disponibilità dell'inventario e i tuoi accordi con i fornitori, prevenendo potenziali violazioni delle politiche prima che si verifichino. È uno strumento fondamentale per rilevare casi in cui le prenotazioni di volo non riflettono i termini del tuo contratto, permettendoti di ottenere risoluzioni per le discrepanze di costo con i tuoi partner.

2. Monitoraggio e benchmarking delle prestazioni dei fornitori

Fare affidamento sulle informazioni dei fornitori per l'analisi delle prestazioni può creare un notevole punto cieco nella tua strategia di gestione di viaggi e spese (T&E). Un programma veramente efficace richiede un'analisi indipendente e obiettiva.

Con una soluzione che fornisce dati imparziali, puoi monitorare e confrontare efficacemente i tuoi accordi negoziati rispetto agli standard di mercato e alle prestazioni di altre aziende. Questo è esattamente ciò che offre Emburse Reshop. Fornisce i dati oggettivi necessari per eliminare la tua dipendenza da informazioni potenzialmente di parte presentate dai fornitori.

Per i viaggi aerei, una metrica fondamentale è la tariffa qualificata più bassa (LQF), che misura con precisione il valore del tuo programma aereo confrontando le tue tariffe negoziate con le tariffe più basse comparabili disponibili sul mercato aperto. Per gli hotel, ti permette di confrontare come il tuo programma si sta comportando rispetto agli standard di mercato e ad altre organizzazioni.

Questa misurazione indipendente ti permette di capire se e con quale frequenza stai realmente ottenendo il miglior prezzo, fornendoti gli strumenti necessari per ottimizzare le tue spese di viaggio e negoziare con sicurezza.

3. Analisi e approfondimenti fruibili

Il vero valore di un approccio basato sui dati non risiede solo in un report, ma nel potere di agire. Grazie ai dashboard online, le informazioni fornite da Emburse Reshop sono immediatamente disponibili, trasformando i dati primari in un centro di comando in tempo reale per il vostro programma di viaggio.

Questi dashboard offrono una panoramica completa dei parametri più importanti, come i potenziali risparmi, i risparmi effettivi e le performance degli accordi negoziati nel tempo. I team finanziari adesso possono approfondire specifiche categorie di spese, identificare tendenze emergenti e prendere decisioni proattive basate sui dati. Ad esempio, è possibile analizzare la spesa per dipartimento, posizione geografica o categoria per individuare anomalie o determinare con precisione il volume di spesa con un particolare fornitore, un'informazione fondamentale per negoziare tariffe più vantaggiose.

Questo livello di precisione consente al tuo team di andare oltre la semplice verifica, permettendoti di gestire attivamente i costi, ottimizzare programmi e conseguire risparmi strategici.

Il potere dei dati imparziali: il tuo strumento di negoziazione per eccellenza

Il vero elemento rivoluzionario è nella prospettiva imparziale e terza che Emburse Reshop offre. Mentre la Travel Management Company (TMC) di un'azienda potrebbe offrire i propri servizi di ricerca, spesso non forniscono analisi dettagliate su questa attività, rendendo difficile ottenere informazioni concrete. Le TMC generalmente non vogliono evidenziare discrepanze nelle tariffe che propongono.

Emburse Reshop offre risparmi ed analisi. Dimostrando la capacità di modificare facilmente la propria attività, ad esempio se si trovano tariffe più basse in strutture simili nelle vicinanze, si migliora il proprio potere negoziale e il proprio potere d'acquisto nei confronti dei fornitori.

Questi dati oggettivi ti forniscono uno strumento potente per:

• Definire la tua politica di viaggio.
• Identificare nuove opportunità di risparmio.
• Rinegoziare i termini in funzione dei volumi di viaggio rivisti e mantenere i contratti negoziati.
• Ottenere tariffe e condizioni migliori con fiducia, supportato da dati verificabili.

Garantire fiducia e conformità

Oltre al risparmio, Emburse comprende l'importanza della sicurezza e della conformità. Emburse Travel Analytics è pronto per il GDPR e conforme alla Privacy Shield, garantendo la protezione dei dati per le vostre operazioni globali. Inoltre, la piattaforma Emburse è certificata per la sicurezza e la privacy, inclusi SOC1, SOC2, PCI DSS, ISO 27001 e ISO 27701. Il sistema aiuta anche a rispettare le norme fiscali, offrendo funzioni come l'archiviazione illimitata delle ricevute nel cloud per le verifiche e il monitoraggio dell'IVA per una rendicontazione accurata delle spese in più paesi. Con una stima del 5% dei ricavi tipicamente persi a causa di frodi in tutto il mondo, e la frode nelle spese che rappresenta il 14,5% di tutte le frodi scoperte, l'auditing automatizzato di Emburse Reshop gioca un ruolo cruciale nella riduzione delle spese superflue e nel potenziamento della conformità.

Rendi il tuo programma di viaggio a prova di futuro

Sfruttando le solide capacità di analisi di Emburse Reshop, non si ottengono solo risparmi immediati sui costi; si garantisce anche la protezione futura del proprio programma di viaggio, costruendo relazioni strategiche con i fornitori basate sulla trasparenza e su dati concreti. Questo permette alla tua organizzazione di massimizzare il valore di ogni viaggio d'affari, generare un impatto commerciale duraturo e trasformare la spesa di viaggio in un vantaggio strategico.

Pronto a trasformare i tuoi dati di viaggio nel tuo strumento di negoziazione più potente? Scopri come Emburse Reshop può potenziare la tua organizzazione grazie a informazioni e ad un monitoraggio senza precedenti.