Quando un dipendente viaggia per motivi di lavoro ha diritto a un rimborso delle spese sostenute. Uno dei modi con cui può essere rimborsato è attraverso la nota spese.
La nota spese è il documento che il lavoratore deve compilare per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro. Vediamo insieme un modello nota spese che puoi scaricare e utilizzare.
Modello nota spese: i campi fondamentali
La nota spese può essere cartacea o digitale, personalizzata a seconda delle necessità di ogni azienda, e si compone generalmente da questa serie di campi. Quelli standard, presenti praticamente in qualsiasi modello nota spese, sono:
- Numero progressivo
- Riferimenti aziendali: nome, ragione sociale e indirizzo dell’azienda a cui viene richiesto il rimborso delle spese.
- Dati anagrafici: nome, cognome, mansione svolta ed eventuale codice o matricola di identificazione di colui che compila la nota spese.
- Data e luogo: periodo, data di partenza e di ritorno e il luogo in cui si è effettuata la trasferta.
- Elenco delle spese: elenco di tutte le spese sostenute, cioè i costi per vitto, alloggio, spese di trasporto (treno, auto, spese carburante, aereo, etc).
- Eventuali annotazioni che l’azienda deve conoscere.
Il modello nota spese può essere arricchito da campi aggiuntivi (ad esempio, il tetto massimo oltre il quale non si può sforare) per permettere una compilazione e una gestione più accurata. Questi campi vengono decisi in base al tipo di azienda e alle esigenze specifiche dei dipendenti.
Alla nota spese è necessario allegare i giustificativi di spesa (scontrini o fatture). Nel caso delle spese di trasporto, invece, bisogna presentare i biglietti acquistati per il viaggio, mentre il trasporto via auto dovrà essere documentato con le spese carburante (per poi calcolare le tariffe chilometriche tramite le tabelle dell’ACI).
Modello nota spese: un esempio
Ecco un modello nota spese:
Si articola come segue:
- La parte superiore comprende i dati dell’azienda e del lavoratore.
- La parte sottostante deve indicare i dettagli della trasferta.
- La parte centrale contiene le singole voci di spesa.
In fondo alla nota spese possono essere indicate altre voci, come per esempio le spese di rappresentanza, e in conclusione la firma del dipendente.
Il modello nota spese viene spesso realizzato tramite programmi come Excel, ma sempre più sta prendendo piede la digitalizzazione di questi processi.
Una nota spese digitalizzata, realizzata quindi con apposite app, permette di creare questo documento in modo automatico, con notevoli vantaggi sotto più profili (costo, tempo, controllo, riduzione errori, etc).
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