Raquel Gutiérrez, TMO (Travel Manager Outsourced) de American Express Global Business Travel España nos ha ayudado a definir algunos de los conceptos que debes tener claros en cuanto a dietas y kilometraje. Te lo explicamos en el siguiente post.
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El mundo de las dietas y kilometraje conlleva complejidad desde su génesis. Por este motivo Raquel Gutiérrez, con una dilatada experiencia en el Travel Management, nos ha ayuda a definir algunos de los conceptos básicos relacionados con las dietas y el kilometraje.
Cómo se diferencian los gastos
- Gastos de viaje. Son las cantidades derivadas del traslado de un empleado a un lugar distinto del centro habitual por exigencia del trabajo.
- Gasto representación. Son los gastos en que se incurren para promocionar, consolidar y mejorar determinadas estructuras del negocio, principalmente clientes.
- Dietas. Son los gastos de manutención y/o estancia que genera el desplazamiento de un trabajador fuera de su centro habitual de trabajo y del que constituya su residencia para trabajar en un municipio distinto.
- Locomoción. Son aquellos gastos que se generan cuando el trabajador se tiene que desplazar de su centro de trabajo para realizar sus funciones en otro lugar ya sea dentro o fuera del municipio.
Dónde se incluyen
- Definiciones. Las definiciones, y normas de aplicación de las dietas y el kilometraje se recogen dentro de la política de viajes.
- Importes y actualizaciones. Se suelen recoger en el convenio colectivo de la empresa y/o en un anexo de la política de viajes, que son documentos más flexibles que la propia política de viajes. Se fijan actualizaciones anuales, o para varios años sobre el importe fijado, añadiendo el incremento de IPC, y a veces un porcentaje adicional.
Cómo se…
- Justifica. Debe indicar el motivo del viaje / desplazamiento, o gasto – clientes visitados, personas que han atendido a la reunión, comida, etc.
- Reclama. Los importes de dietas y kilometraje se incluyen en la liquidación del viaje u orden de pago. La liquidación puede ser por servicio, semanal o mensual.
- Abona. La empresa puede abonar los gastos por orden de gasto, semanal o mensual en la nómina o fuera de ella.
A través de estas definiciones básicas, puedes dar los primeros pasos en el conocimiento de los gastos de viaje y, en concreto, de las dietas y kilometraje. Y es que para gestionar con eficiencia dichos gastos hay que tener claro cuestiones tan básicas como qué es considerado dieta y qué no, por un lado, y el ciclo de abono de este tipo de gastos, por otro.
Para el presente post, hemos contado con:
TMO (Travel Manager Outsourced) en Global Business Travel España
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