Software de gestion de viajes de empresa​

La administración de viajes corporativos se refiere a la organización y coordinación de los viajes de trabajo que realizan los colaboradores de una empresa específica. Incluye diversas actividades, como la planeación de viajes, la reservación de vuelos y hospedaje, la organización de traslados, la administración de políticas de viajes y el cumplimiento de las directrices y presupuestos de la compañía. El propósito de la administración de viajes corporativos es simplificar los procesos de viaje en su totalidad, controlar los gastos, asegurar la seguridad y satisfacción del personal y optimizar la eficiencia y productividad relacionadas con los viajes.

El control de gastos de la empresa es más fácil si se aplican ciertos métodos, por ejemplo:

• Utilizar un software de gestión de gastos: Un software de gestión de viajes y gastos permite a tu organización automatizar el seguimiento de gastos, el escaneado de recibos, la categorización del gasto y las asignaciones. Mantener un registro digital: Digitalizar los recibos, facturas y cualquier documento relacionado con los gastos mediante aplicaciones de escaneado o sistemas de gestión de documentos.
• Utilizar rastreadores de kilometraje: Utiliza aplicaciones de control de kilometraje para registrar y calcular con precisión la distancia recorrida en los viajes de la organización.
• Aplicar políticas de gasto: Establecer políticas de gasto claras que indiquen qué gastos son reembolsables, el proceso para justificarlos y los límites de gasto.
• Conciliar regularmente la información sobre gastos: Revisa y concilia regularmente la información sobre gastos para garantizar su exactitud y detectar discrepancias o posibles áreas de mejora.
• Organizar la documentación sobre el gasto: Mantén un sistema organizado de almacenamiento y clasificación de los documentos relacionados con los gastos para que se puedan recuperar y auditar con facilidad.

En un viaje de negocios, suelen considerarse como gastos de empresa los siguientes conceptos

• Transporte: Los costes asociados a vuelos, tren, coches de alquiler, taxis o servicios de viaje compartido con fines empresariales.
• Alojamiento: Los gastos relacionados con estancias en hoteles durante el viaje de negocios.
• Comidas: Los gastos de comida y bebida en los que se incurre mientras dura el viaje de empresa.
• Actividades: Gastos de reuniones con clientes, eventos de networking o de otras actividades que guarden relación con la empresa.
• Comunicación: Llamadas telefónicas, internet u otros servicios de comunicación necesarios para hacer negocios durante el viaje.
• Circunstanciales: Gastos varios como propinas, gastos de aparcamiento, tasas de equipaje o visados que estén directamente relacionados con el viaje de empresa.
• Otros gastos específicos: Gastos directamente relacionados con el objetivo del viaje de empresa, como cuotas de inscripción a conferencias, alquiler de equipos o materiales relacionados con la empresa.

Es importante que consultes las políticas y directrices de gasto de tu empresa para determinar qué gastos específicos se permiten en tu viaje, así como cualquier límite de gasto aplicable.

Los gastos facturables son aquellos que se generan durante un viaje de negocios y que pueden ser cargados directamente a un cliente. Son gastos cuyo reembolso generalmente lo realiza el cliente y pueden incluir costos de transporte, hospedaje, alimentos y actividades directamente vinculadas a las reuniones con el cliente o a sus proyectos.

Los gastos no facturables son aquellos que no pueden ser cargados directamente al cliente. Por lo general, es la empresa la que se hace cargo de estos gastos, que pueden surgir de reuniones internas del equipo, capacitaciones o gastos generados por actividades no relacionadas con los clientes durante el viaje de negocios.

Es crucial revisar las políticas y lineamientos de la empresa para comprender cómo se manejan tanto los gastos de viaje facturables como los no facturables y qué documentación se debe presentar para justificar un reembolso o facturación.

A continuación, mencionamos algunas formas que ayudan a ahorrar dinero en los viajes de empresa:

• Planifica: Reserva vuelos y alojamiento con suficiente antelación para beneficiarte de tarifas más bajas.
• Fomenta la responsabilidad de gasto: Transmite a la plantilla la importancia de medir los gastos a la hora organizar el viaje, por ejemplo, optando por vuelos económicos o pernoctando en alojamientos de precios razonables.
• Aprovecha los programas de recompensas: Utilizad los programas de fidelización que ofrecen las aerolíneas, hoteles y compañías de alquiler de coches para acumular puntos o kilómetros que puedan canjearse en futuros viajes.
• Aplica políticas de viajes: Establece políticas y directrices que definan qué gastos se permiten, cuál es el límite de gasto y cuáles son los proveedores o plataformas de reservas preferentes.
• Fomenta las reuniones virtuales: En la medida de lo posible, plantea las herramientas de videoconferencia como alternativa a las reuniones presenciales con el fin de reducir los costes y el impacto medioambiental de los viajes.
• Negocia tarifas: Negocia tarifas corporativas con hoteles, aerolíneas o compañías de alquiler de coches para aseguraros precios reducidos en vuestros viajes de empresa.
• Controla y analiza los gastos: Revisa y analiza con regularidad los gastos de los viajes para detectar oportunidades de ahorro, analizar patrones de gasto y tomar decisiones informadas con respecto a los presupuestos y políticas de viajes.

Con estas estrategias, las empresas pueden gestionar eficazmente los gastos y optimizar el ahorro sin comprometer por ello la calidad del viaje.

Un software de gestión de viajes ofrece varias ventajas a las empresas, como:

• Procesos de reserva más ágiles: El software de gestión de viajes simplifica el proceso de reserva al facilitarle a la plantilla la búsqueda y el proceso de reserva de vuelos, hoteles y coches de alquiler desde una misma plataforma, con el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo.
• Control de costes: Con el software de gestión de viajes, las empresas pueden aplicar las políticas de viajes, fijar límites de gasto y acceder a tarifas negociadas, garantizando así el control de costes y que se cumplen las restricciones presupuestarias.
• Aplicación de las políticas: El software de gestión de viajes permite a las empresas establecer y aplicar políticas de viajes, y garantiza que los empleados cumplan las directrices y realicen las reservas de conformidad con la normativa.
• Seguimiento e informes de gastos: Los software de gestión de viajes suelen integrarse con los sistemas de gestión de gastos, lo que facilita el seguimiento de los gastos relacionados con los viajes y permite generar informes detallados de cara a reembolsos y análisis financieros.
• Mayor visibilidad y transparencia: Con un software de gestión de viajes las empresas tienen información en tiempo real de las reservas y gastos de viaje, por lo que pueden monitorizar y gestionar con eficacia las actividades relacionadas.
• Deber de atención: El software de gestión de viajes puede ayudar a garantizar la seguridad de la plantilla mediante alertas sobre el viaje, facilitando datos de contacto en caso de emergencia y mediante funciones de seguimiento de los viajeros.
• Analíticas y conocimiento estratégico: El software de gestión de viajes ofrece funciones analíticas y de elaboración de informes, lo que permite a las empresas obtener conocimientos estratégicos sobre los patrones, gastos y tendencias de los viajes, lo que a su vez facilita una mejor toma de decisiones y la optimización de costes.

El coste medio de un viaje de empresa puede variar mucho en función de varios factores como, por ejemplo, el destino, la duración, el objetivo, el sector y las políticas de la empresa. Según diversos estudios e informes, un viaje de ámbito nacional en Estados Unidos puede oscilar, de media, entre 1.000 y 2.500 dólares por viajero, incluyendo vuelos, hotel, comidas, desplazamientos y gastos varios. Los viajes internacionales suelen resultar más caros, con una media de gasto de entre 3.000 $ y 5.000 $ por viajero.