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Caso de la Pace University
Pace University centraliza la auditoría de gastos con Emburse Audit
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Datos del cliente
Desafío
Como cliente heredado de Emburse, la Pace University conocía bien los beneficios de la automatización de la gestión de gastos, pero seguía lidiando con un proceso de auditoría principalmente manual. Implementaron una solución de auditoría de un tercero para enfrentar este desafío, pero como no estaba integrada con su solución de gastos de Emburse, en realidad generó más problemas. Los gastos con frecuencia se marcaban de forma incorrecta o simplemente no se marcaban, lo que obligaba al equipo de Cuentas por Pagar a hacer más trabajo para auditar y revisar manualmente lo que los dos sistemas desconectados no detectaban.
Cuando se enteraron de la nueva solución de Emburse, Emburse Audit, que se integra por completo con las soluciones de gastos de Emburse e incluye componentes tanto tecnológicos como de auditoría humana, no podían esperar para cambiarse.
Solución Emburse
Un beneficio inmediato de actualizar a Emburse Audit fue la integración automática. Las reglas que ya existían en la solución de gastos Emburse de la universidad se integraron sin problemas en Emburse Audit. Esto agilizó todo el proceso de auditoría de gastos, eliminó el trabajo manual de revisión y redujo el tiempo dedicado a la auditoría a menos de la mitad.
El servicio de auditoría humana asistida por tecnología de Emburse Audit le dio a Pace un nivel adicional de confianza. Cualquier gasto que el sistema marque como no conforme se envía automáticamente a un auditor humano para una revisión más detallada; luego, auditores independientes trabajan directamente con los empleados para resolver los problemas con poca o nula participación del equipo de Cuentas por Pagar de Pace. Este nuevo proceso motiva a los empleados a presentar reportes de gastos más precisos, lo que ha reducido de forma significativa el volumen de gastos devueltos y ha contribuido a crear una cultura de gasto más responsable.
“”Los auditores humanos asistidos por tecnología de Emburse Audit son como una extensión de nuestro equipo de Cuentas por Pagar. La tecnología detecta problemas de cumplimiento, y los auditores independientes gestionan esas excepciones directamente con los usuarios. Esto nos ahorra una cantidad de tiempo considerable.
Regina Beatty
Director Financiero
Resultado
Descarga la historia de éxito completa para conocer más detalles sobre cómo Pace University centralizó los procesos de gastos y auditoría en una sola plataforma totalmente conectada, logrando así los siguientes beneficios:
- Eliminación del 100% de la auditoría manual
- Reducción del muestreo aleatorio en un 75%
- Reducción del tiempo dedicado a la auditoría en más de un 50 %