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Toyota North America
Toyota North America unificó la gestión de gastos a través de las fronteras
Con más de 120,000 informes de gastos procesados anualmente por un equipo de solo dos personas, Toyota Norteamérica necesitaba una manera más inteligente de gestionar los gastos de los empleados. Los adelantos en efectivo manuales y el manejo de reembolsos creaban ineficiencias tanto para los empleados como para los equipos de finanzas. Al elegir Emburse Enterprise y Emburse Cards, Toyota optimizó los flujos de trabajo de gastos, eliminó los cheques de reembolso y unificó operaciones en EE. UU., México y Canadá, transformando la gestión de gastos en un modelo de eficiencia y control.
Automatice sus gastos.
Antes de Emburse, era normal contar con personal limitado y reembolsos manuales
El equipo de finanzas de Toyota enfrentaba una complejidad significativa al manejar un gran volumen de transacciones con personal limitado y procesos manuales de reembolso. Cada año, miles de anticipos en efectivo requerían conciliación, generando papeleo innecesario y retrasos en los reembolsos. Al mismo tiempo, sistemas regionales desconectados complicaban la visibilidad y el reporte.
Los principales desafíos fueron:
- Cheques de reembolso manual por adelantos de efectivo excesivos
- Alta carga administrativa en un pequeño equipo de cuentas por pagar
- Visibilidad limitada debido a múltiples plataformas desconectadas
- Experiencia de usuario inconsistente a través de las regiones
¿Por qué Emburse?
Toyota eligió Emburse por su capacidad para automatizar transacciones basadas en tarjetas, integrarse directamente con los sistemas Workday y ERP, y ofrecer visibilidad en tiempo real en todas las regiones.
“El programa de tarjetas Emburse realmente nos ha ayudado porque redujo muchos de los procesos de backend, los toques manuales de recibir cheques para reembolsos... esas transacciones entran automáticamente en Emburse,” dijo Tim Dorren, Gerente de Cuentas por Pagar, Toyota Norteamérica.
La solución: Automatización y sistemas unificados
Emburse Cards y Emburse Expense han permitido a Toyota:
- La conciliación automática de tarjetas y eliminación de cheques de reembolso
- L'integración de datos de gastos directamente en Emburse para informes en tiempo real
- A los empleados enviar transacciones automáticamente sin ingreso manual
- Gestión regional simplificada mediante la unificación de sistemas en toda América del Norte
“El programa de tarjetas Emburse realmente nos ha ayudado porque redujo muchos de los procesos de backend, los toques manuales de recibir cheques para reembolsos,” dijo Tim.
Los resultados fueron transformadores. Toyota ahora procesa más de 120,000 informes de gastos anualmente con un equipo de dos personas, apoyado por una plataforma unificada que se escala a través de tres países. El trabajo manual se ha eliminado prácticamente y la visibilidad de los gastos ha aumentado en todas las regiones. Los resultados incluyen:
- Reducción del procesamiento manual y la gestión de reembolsos
- Operaciones unificadas de gastos de EE. UU., México y Canadá
- Mejora en la experiencia del empleado con captura automática de transacciones
- Mayor eficiencia y precisión en la gestión de gastos
“Emburse realmente nos ha hecho mucho más eficientes y ha facilitado mi vida.” — Tim Dorren, Gerente de Cuentas, Toyota Norteamérica