La casa de moda Vivienne Westwood dejó atrás la carga administrativa para ganar libertad creativa

En Vivienne Westwood, una casa de moda global construida sobre la creatividad y el movimiento, gestionar los gastos de empleados en distintas regiones requería rapidez, claridad y coordinación. Ante plazos ajustados y una dinámica interna compleja, la organización se asoció con Emburse para modernizar la gestión de reportes de gastos.

El resultado: un proceso optimizado y simplificado, implementado a nivel global, a tiempo y listo para respaldar la transformación más reciente de la empresa.

Desafío

En un negocio definido por el movimiento global —desfiles de moda, visitas a proveedores, operaciones de retail y viajes ejecutivos—, el papel del gestor de viajes es una constante labor de orquestación.

Para Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager en Vivienne Westwood, el reto no era solo gestionar los viajes, sino todo lo que ocurre después: viáticos, aprobaciones y reportes, en toda una organización distribuida con necesidades en constante evolución.

Y para la organización, mucho estaba en juego. Había que implementar un nuevo sistema de reportes de gastos en todo el grupo, alineado entre los equipos de TI y las operaciones en el Reino Unido, y entregarlo bajo plazos muy ajustados.

Los principales desafíos incluyeron:

Coordinar una implementación globalen múltiples regiones y con diversos interesados
Gestionar implementaciones ajustadasen cuanto a plazos entre los equipos de TI y de negocio
Capacitar a los empleados a gran escalasin afectar la continuidad operativa
Navegar por procesos internos complejos y matices organizacionales
Reemplazar sistemas fragmentados y flujos de trabajo de reportes de gastos

Esta fue una iniciativa de transformación, una que tenía que implementarse de forma impecable, rápida y a nivel global.

Por qué Emburse

Vivienne Westwood necesitaba un socio que pudiera moverse a su ritmo: rápido, preciso y alineado con la complejidad del mundo real.

Eligieron Emburse por su capacidad de simplificar algo que suele volverse demasiado complejo: la gestión de gastos. Igual de importante, Emburse aportó un enfoque humano y pragmático a la implementación, reuniéndose con el equipo en el punto en el que se encontraba y guiando el proceso hacia adelante.

Desde el primer día, la colaboración se centró en la ejecución: comunicación clara, apoyo práctico y un compromiso compartido por hacer bien las cosas.

“A pesar de los plazos tan ajustados, logramos cumplirlos, capacitar a todos los empleados y lanzar el proyecto, con resultados muy positivos.” — Paolo Zucca, Travel & Mobility Manager en Vivienne Westwood

Aspectos destacados de la solución

Con Emburse, Vivienne Westwood adoptó un enfoque de gestión de gastos más ágil y escalable:

Unificación de los reportes de gastos en toda la organización global
Flujos de trabajo simplificados para reducir la fricción entre empleados y aprobadores
Programa de capacitación estructurado que permite la adopción en toda la empresa
Implementación coordinada y alineada entre TI y los equipos regionales
Soporte de implementación dedicado que garantiza la entrega a tiempo

El resultado fue una forma más intuitiva de gestionar los gastos en toda la empresa.

Impacto empresarial centrado en las personas

En el mundo de la moda, la velocidad y la creatividad lo mueven todo. La fricción administrativa frena a ambas.

Al simplificar la gestión de gastos, Vivienne Westwood les ha devuelto a sus equipos tiempo para enfocarse en el diseño y la colaboración. Para los responsables de viajes, los equipos de finanzas y los empleados, el cambio es sutil pero poderoso: menos obstáculos, procesos más claros y mayor confianza en cómo se administra el gasto.

Hoy, el impacto se nota en el ritmo diario de trabajo. Paolo ya no anda persiguiendo recibos ni lidiando con procesos inconsistentes; ahora el enfoque se ha desplazado hacia la coordinación, la visibilidad y el control.

Los principales resultados incluyen:

Implementación global exitosaentregada en plazos muy ajustados
Capacitación completa de empleados finalizadaantes de los objetivos de preparación para 2026
Informes de gastos simplificadosen toda la organización
Mejor alineación entre TI y las partes interesadas del negocio
Fuerte adopción interna y resultados iniciales positivos

Para Vivienne Westwood, Emburse representa un paso fundamental hacia una mayor simplificación operativa.

El equipo de Emburse adoptó un enfoque pragmático y práctico para comprender la realidad del entorno interno de Vivienne Westwood y adaptarse en consecuencia. Esa combinación de experiencia y capacidad de adaptación ayudó a garantizar que la implementación no solo fuera exitosa, sino también sostenible.