Por qué cada fabricante necesita automatización en la gestión de gastos

Recuperando el control de los gastos de su organización de manufactura

La gestión eficaz de gastos es crucial en el desafiante clima económico actual. Con datos de gastos dispersos en varios sistemas, controlar los costos y asegurar el cumplimiento se están volviendo cada vez más complejos y consumen mucho tiempo. El software de gestión de gastos puede simplificar y optimizar significativamente la gestión del gasto y el flujo de efectivo. Permite ahorros de costos, aplicación de políticas y visibilidad en tiempo real, todos los cuales son esenciales para impulsar el crecimiento empresarial. A medida que los fabricantes enfrentan una complejidad creciente, la demanda de supervisión financiera y la presión para mantener la rentabilidad, la automatización de la gestión de gastos está demostrando ser un camino confiable hacia una mayor eficiencia financiera y control. Veamos más de cerca lo que puede hacer por usted.

Obtenga el control sobre la gestión de gastos

Mantener el cumplimiento de las políticas y reducir el riesgo de fraude en los gastos es una prioridad y desafío principal para los empleados encargados de revisar y aprobar gastos. Investigaciones de la Global Business Travel Association (GBTA) han descubierto que casi el 20% de los informes de gastos contienen errores, con gastos a menudo presentados con información faltante o incorrecta o fuera de la política 1.

Al aprovechar la gestión automatizada de gastos, puede garantizar la precisión de los datos de gastos y el cumplimiento de las políticas al marcar automáticamente una solicitud de gasto que infrinja la política de gastos aplicada en el sistema. La automatización de gastos reduce la carga de trabajo de la gestión manual de gastos al identificar duplicados, errores e infracciones antes de la aprobación, lo que conduce a un proceso de aprobación más eficiente.

1 “¿Cuánto le cuestan realmente a una empresa los informes de gastos?”. Asociación Global de Viajes de Negocios. https://www.gbta.org/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company

Mejore la gestión del flujo de efectivo y descubra información detallada sobre los gastos

Las mejores soluciones automatizadas de gestión de gastos permiten que los equipos de finanzas se conviertan en líderes impulsados por los datos, creando más oportunidades para el análisis y la toma de decisiones informadas. En lugar de pasar incontables horas extrayendo informes de gastos desactualizados y revisando hojas de cálculo llenas de datos, la automatización de gastos puede dotar a su equipo financiero de perspectivas accionables al alcance de la mano y liberarlos para impulsar el negocio hacia adelante.

De hecho, un estudio reciente de Emburse reveló que el 44% de los directores financieros planean adoptar la automatización para aumentar la visibilidad y el análisis de gastos, con el objetivo de mejorar el bienestar financiero de su organización. Nuestra experiencia colaborando con fabricantes lo confirma. Las empresas manufactureras que utilizan datos y análisis de gastos exhaustivos suelen obtener una visión más holística, precisa y en tiempo real de sus gastos, lo que les permite mejorar el bienestar financiero.

Aumente la eficiencia de sus empleados a la vez que incremente el ahorro de costos

Según la GBTA, el costo promedio de procesar un único informe de gastos es de 522 €, teniendo en cuenta el tiempo que lleva al departamento financiero revisar, aprobar, archivar y emitir un reembolso de gastos.

Un sistema automatizado de gestión de gastos puede mejorar significativamente la eficiencia de su empresa al reducir proactivamente los errores en los procesos manuales y las infracciones de la política de gastos, incluso antes de que se presenten los informes de gastos. Esto puede ahorrar al equipo financiero una gran cantidad de tiempo en revisiones. Además, automatizar y simplificar el proceso de envío de gastos ofrece beneficios importantes para los empleados, incluyendo ahorro de tiempo, mayor precisión, transparencia mejorada, reembolsos más rápidos y un aumento general en la satisfacción laboral. Estas ventajas contribuyen a un ambiente de trabajo más eficiente y de apoyo, impulsando en última instancia la moral y la productividad de los empleados.

Nuestro proceso manual era costoso, lento y de alto riesgo. Necesitábamos una solución automatizada y móvil para entrar en el siglo veintiuno.

Shelton Palmer

Austin Powder Company

¿Hará una diferencia la automatización de gastos para su empresa?

Sigue estos cuatro pasos para calcular el ROI al adoptar una solución de automatización de la gestión de gastos.

Paso 1: Encuentre el costo promedio de procesar un informe de gastos

Para determinar cuánto podría ahorrar cada mes al dejar de gestionar los gastos de forma manual, necesita conocer el costo promedio de procesar los informes de gastos. Si no tiene esta información, puede utilizar la plantilla de GBTA.

Simplemente multiplique el costo promedio de la industria para procesar un único informe de gastos por la cantidad de informes de gastos que procesa cada mes. Si no está seguro sobre la cantidad de informes de gastos, puede utilizar el costo promedio de la industria por empleado y multiplicarlo por el número de empleados en su empresa.

Ahorros mensuales - Costo empresarial para procesar informes de gastos

Paso 2: Multiplique el costo promedio por su volumen mensual de informes procesados

A continuación, calcule cuánto costaría procesar sus gastos mensuales con un software de gestión de gastos. Puede estimar este costo en función del tiempo que cree que el software le ahorrará en comparación con su proceso actual. Alternativamente, puede utilizar datos de GBTA para hacer su estimación.

Costo actual para procesar un único informe de gastosXInformes de gastos procesados por mes

Paso 3: Encuentre la diferencia de costo

Reste los costos nuevos de los costos antiguos para ver sus ahorros mensuales.

Nuevo costo para procesar un único informe de gastosXNúmero de informes de gastos procesados por mes

Paso 4: Calcule su ROI para la gestión automatizada de gastos

Reste los nuevos costos mensuales de procesamiento de sus ahorros y divida el total por su nuevo costo mensual y obtendrá su ROI.

Veamos un ejemplo de una empresa manufacturera con 150 empleados. Suponiendo que el costo de procesar un único informe de gastos sin automatización es de 46 €, con automatización 20 €, y que el empleado promedio presenta 1,5 informes de gastos al mes, el retorno de inversión de la empresa sería del 30%.

Costos actuales de procesamiento mensual

(46 € x (150 x 1,5))= 10.350 €

Nuevos costos de procesamiento mensuales

(20 € x (150 x 1,5)) = 4.500 €

Ahorros mensuales

10.350 € – 4.500 € = 5.850 €

ROI

(5.850 € – 4.500 €) / 4.500 € = 30%

Emburse puede ayudar

Emburse ofrece soluciones innovadoras de gestión de viajes y gastos de principio a fin que resuelven lo que está por venir para las organizaciones con visión de futuro. Nuestra suite de productos galardonados es confiada por más de 12 millones de líderes financieros y de viajes y profesionales de negocios alrededor del mundo. Más de 20.000 organizaciones en 120 países, desde corporaciones Global 2000 y pequeñas y medianas empresas hasta agencias del sector público y organizaciones sin fines de lucro, confían en nosotros para gestionar viajes de negocios y gastos de empleados con facilidad.

Nuestras soluciones altamente automatizadas y orientadas a dispositivos móviles optimizan la planificación, reserva y gestión de viajes de negocios, y eliminan los procesos manuales, que consumen tiempo, de envío, aprobación y conciliación de gastos. Proporcionamos eficiencia y ahorro de tiempo, aumentamos la visibilidad financiera, mejoramos el control de gastos y el cumplimiento, y perfeccionamos toda la experiencia de viaje de negocios. Esto empodera a nuestros clientes y sus equipos para aportar un valor significativo a sus organizaciones.

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