8 Wege, unnötige Ausgaben mit KI zu eliminieren

Einleitung

Die Kontrolle der Unternehmensausgaben steht für CFOs stets ganz oben auf der Prioritätenliste. Doch jedes Jahr bringt es neue Komplikationen mit sich, und die Ausgaben der Unternehmen bleiben notorisch schwer zu kontrollieren.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter versehentlich doppelte oder nicht den Richtlinien entsprechende Spesen einreichen, die in der Flut der Spesenabrechnungen leicht übersehen werden. Leider ist auch Missbrauch keine Seltenheit – dank unaufmerksamer Manager und findiger Mitarbeiter, die wissen, wie schwierig es sein kann, Tausende von fehlenden Belegen zu verfolgen.

8 Risikobereiche für Unternehmensausgaben

Problematische Ausgaben gibt es in vielen Formen. Manchmal verstehen die Mitarbeiter die Richtlinien ihres Unternehmens nicht vollständig (siehe unten). Manchmal reichen sie versehentlich eine Spende ein, und manchmal testen sie die Grenzen aus. Unabhängig von ihrer Absicht können sich Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, zu erheblichen Ausgabenverlusten führen.

Hier sind 8 gängige Risiken, auf die KI-gestützte Ausgabenautomatisierungssysteme achten:

1. Ausgaben für hybrides Arbeiten / Homeoffice

Viele Unternehmen haben ihre Spesenrichtlinien als Reaktion auf die Arbeitspraktiken nach der Pandemie aktualisiert. Einige Mitarbeiter arbeiten weiterhin vollständig oder teilweise remote, während andere im Büro anwesend sein müssen. Sicherzustellen, dass jede Mitarbeiterausgabe der korrekten Richtlinie basierend auf dem Standort folgt, ist zeitaufwendig und erfordert Kontrollen, die übersehen werden könnten.

Änderungen an den Spesenrichtlinien vorzunehmen, ist nur ein Teil der Gleichung – diese Änderungen schnell und klar zu kommunizieren, ist ebenso wichtig. AppZen-Forschung hat gezeigt, dass Mitarbeiter 50 % wahrscheinlicher aktualisierte Spesenrichtlinien befolgen, wenn diese gut kommuniziert werden. Sie fühlen sich auch dreimal wahrscheinlicher fair entschädigt, wenn die Spesenrichtlinie klar und aktuell ist.

Einige Unternehmen ermöglichen den Kauf von produktivitätssteigernden Artikeln wie Kopfhörern oder Monitoren. Mit erweiterten Richtlinien für das Homeoffice erreichen Mitarbeiter jedoch unverschuldet schnell festgelegte Lebenszeitgrenzen. KI kann Mitarbeiter, die sich diesen Schwellenwerten nähern, automatisch überwachen und die Grenzwerte entsprechend anpassen.

2. Duplikate

Doppelte Spesen treten in vielerlei Formen auf. Ein Mitarbeiter könnte:

1. Den gleichen Beleg für eine Ausgabe mehrfach einreichen, absichtlich oder unabsichtlich, auf verschiedenen Spesenabrechnungen.
2. Eine Ausgabe zweimal einreichen, einmal mit einem Beleg und einmal mit einer MRA (Erklärung für fehlenden Beleg).
3. Eine Barzahlung für eine Ausgabe einreichen, die er mit einer vom Unternehmen bezahlten Firmenkreditkarte getätigt hat.

3. Nicht richtlinienkonforme Spesen

Erkennen Sie eklatante Richtlinienverstöße – von unangemessenen Bewirtungen und Geschenken bis hin zu extravaganten Käufen, die als Büroausstattung deklariert werden. Selbst wenn ein Dienstleister unter einem harmlosen Namen firmiert, kann KI Online-Quellen wie Google oder Yelp heranziehen, um die tatsächliche Natur des Geschäfts zu ermitteln. So kann beispielsweise verborgenes Glücksspiel oder Vergnügungsstätten aufgedeckt werden, auch wenn sie als "Beratungsdienstleistung" deklariert sind.

Ein Beispiel: Die KI von AppZen hat den Händlernamen „K-Kel, Inc." als eingetragenen Namen für den Stripclub „Spearmint Rhino“ identifiziert.

4. Bestechungundandere illegale Handlungen

Geschenke an Kunden oder Lieferanten können legitime Ausgaben sein. Doch die Annahme oder Gewährung von Vorteilen kann nach deutschem Recht, insbesondere gemäß §§ 299, 331 ff. Strafgesetzbuch (StGB) (Bestechung und Bestechlichkeit im Geschäftsverkehr bzw. bei Amtsträgern), strafbar sein und Ihr Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten bringen. Relevant sind hier auch die internen Compliance-Vorgaben des Unternehmens, die oft über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen, etwa bezüglich der sozialadäquaten Wertgrenzen für Geschenke. Eine KI, die Namen mit Datenbanken abgleichen und Geschenkempfänger sowie deren Funktion verifizieren kann, ist für die Compliance unerlässlich.

5. Reise-Upgrades

Spesenmissbrauch kann einfach oder ausgeklügelt sein – vom Einreichen privater Ausgaben während einer Geschäftsreise bis hin zum Kauf eines teuren Flugtickets, nur um es zu stornieren und einen günstigeren Flug umzubuchen, um die Differenz einzustecken. Unnötige Upgrades sind ebenfalls verbreitet. So könnte ein Mitarbeiter beispielsweise sein Flugticket auf die erste Klasse oder sein Standard-Hotelzimmer auf eine Suite hochstufen und behaupten, es sei nichts anderes im Flugzeug oder Hotel mehr verfügbar gewesen.

Während andere Lösungen möglicherweise eine ungewöhnlich hohe Rate kennzeichnen, können nur KI-Systeme Kostenabweichungen über verschiedene Kategorien hinweg analysieren und mithilfe kontextueller Beweise die korrekten Ausgaben für die manuelle Prüfung markieren.

6. Grenzen austesten

Die meisten Unternehmen legen klar fest, wie viel sie für Essens- und Getränkekosten bei bestimmten Anlässen erstatten (z. B. ein Solo-Mittagessen auf einer Dienstreise im Vergleich zu einem Abendessen mit Kunden). Das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeiter nicht versuchen werden, die Grenzen auszutesten.

Während ein zusätzliches Getränk oder eine Vorspeise meist unbedeutend ist, können wiederkehrende 500-Euro-Mahlzeiten in Michelin-Restaurants Ihre Bilanz erheblich belasten. KI-gestützte Systeme sollten Ihre Aufmerksamkeit auf die eklatantesten Ausgaben lenken, damit Ihr Team keine Zeit mit der Überprüfung geringfügiger Überschreitungen verschwendet.

7. Wiederholungstäter

Vielleicht hat ein Mitarbeiter regelmäßig zusätzliche Beträge zu seinen normalen Spesen hinzugefügt, wie zum Beispiel €75 für eine Taxifahrt zum Flughafen abzurechnen, obwohl er nur €50 ausgegeben hat. Oder er reicht wiederholt Spesen mit fehlenden Belegen ein oder bleibt knapp unter der Belegpflichtgrenze Ihres Unternehmens, um betrügerische Forderungen zu verbergen. Emburse und AppZen können verdächtige Muster in einzelnen Spesenabrechnungen und im Ausgabeverhalten einzelner Mitarbeiter erkennen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nicht hinters Licht geführt wird.

8. Einzigartige Compliance-Anforderungen an Richtlinien

Große Organisationen haben oft spezifische Anforderungen, die manuell nur schwer zu kontrollieren, geschweige denn zu automatisieren sind. Einige Unternehmen verlangen beispielsweise von ihren Mitarbeitern, Software-Abonnements über die Beschaffungsabteilung und nicht über die Spesenabrechnung zu erwerben, um Abonnementverpflichtungen genau verfolgen zu können.

Das genaue Identifizieren eines potenziellen Softwarekaufs ist jedoch knifflig. (Welche Unternehmen verkaufen Software? Welche SKUs sind Software im Vergleich zu Schulungen oder Support?) KI-Modelle können diese Last nehmen, indem sie es Organisationen mit einzigartigen Klassifizierungsanforderungen ermöglichen, die Arbeit zu automatisieren, wodurch erhebliche Zeit gespart und Allokationsfehler vermieden werden.

Eine weitere gängige Praxis in projekt- oder förderungsorientierten Organisationen ist die Schaffung einzigartiger Schwellenwerte und Richtlinien für spezifische Projekte. Beispielsweise können einige Kunden im Ausland Business-Class-Flüge erstatten, während in anderen Situationen nur Economy-Class akzeptabel ist. KI-basierte Systeme können Ausgaben innerhalb spezifischer Hauptbuchkonten (GL-Codes), die Kundenprojekte, Fördergelder, Firmenveranstaltungen usw. repräsentieren, durchsetzen.

Wie KI helfen kann

KI-basierte Ausgabenautomatisierungslösungen sind ein schneller und kosteneffektiver Weg, um Unternehmensausgaben zu verwalten. Während regelbasierte Systeme und manuelle Prüfungen einen Teil von Mehrausgaben und Missbrauch aufdecken können, kann nur KI-gestützte Software Ihnen das vollständige Bild jeder Ausgabe liefern.

Die folgenden Punkte sind die kritischen Anforderungen, die Sie bei der Betrachtung einer KI-Lösung berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Emburse Reisekosten- und Spesenprogramm stets den Richtlinien entspricht:

100 % Audit, Vorauszahlung

Überprüfen Sie 100 % der Spesen automatisch vor der Erstattung auf Duplikate, Unstimmigkeiten und potenziellen Betrug, um festzulegen, welche Spesenabrechnungen einer manuellen Prüfung bedürfen und welche direkt zur Zahlung freigegeben werden können. Dies ermöglicht Ihnen, nicht richtlinienkonforme Spesen abzulehnen, bevor sie bezahlt werden, anstatt zu versuchen, Ausgaben zurückzuerhalten, wenn es bereits zu spät ist.

Dokumente verstehen

OCR (Optical Character Recognition) kann Text digitalisieren und nach numerischen Beträgen oder Schlüsselwörtern suchen, versteht aber den Kontext nicht. KI versteht Spesen und kann lernen, benutzerdefinierte, spesenbezogene Dokumente wie Begründungsformulare zu lesen. Sie weiß, dass ein "Root Beer Float" auf einem Beleg ein Dessert ist und kein Bier. Und wenn eine spezielle Vorabgenehmigung erforderlich ist, bevor bestimmte Kunden bewirtet werden, kann KI auch dies validieren.

Intelligente Datenanreicherung

Kritische Informationen zur Ausgabenvalidierung sind oft über das gesamte Unternehmen oder in externen Online-Quellen verstreut. KI kann das Internet durchsuchen, um Händler und Preise zu verifizieren, und Personen mit regulatorischen Listen abgleichen, wie beispielsweise solche zur Identifizierung politisch exponierter Personen. Dies ermöglicht Ihnen, Ihr Risiko vollständig zu bewerten, indem Sie zusätzlichen Kontext einbeziehen, um jede Transaktion genau zu verstehen.

Maßgeschneiderte Anpassung

Finanzteams in Großunternehmen haben oft einzigartige Ausgabenrichtlinien, die sich nur schwer automatisch durchsetzen lassen. Dies liegt daran, dass sie häufig ein nuanciertes Verständnis spezifischer Umstände oder die Fähigkeit zum Lesen und Verstehen unterstützender Dokumente erfordern. KI kann so konfiguriert werden, dass sie diese Situationen im großen Maßstab bewältigt. Was Sie sich vorstellen können, kann KI automatisieren.

Risiko bewerten und verfeinern

Ermitteln Sie, welche Ausgaben fehlerhaft, betrügerisch oder nicht richtlinienkonform sind – erkennen Sie doppelte Spesen im gesamten Unternehmen, ob von derselben Person oder von verschiedenen Personen. Effektive KI-Lösungen bewerten Risiken kontinuierlich, sodass Sie automatisierte Maßnahmen ergreifen können.

Prozesse optimieren

Mit der Fähigkeit, das Risiko jeder einzelnen Ausgabe zu berechnen, können Sie den Spesenfreigabeprozess bedenkenlos automatisieren. KI integriert sich in Ihr bestehendes Spesenautomatisierungssystem, um jede Ausgabe in Echtzeit zu prüfen und Fehler, Verschwendung und Betrug aufzudecken. Dies hilft Ihnen, die Erstattungszeiten zu verkürzen, Ihre Mitarbeiter zu begeistern und gleichzeitig alle Fälle von Fehlern, Verschwendung, Betrug und Nichteinhaltung von Richtlinien zu finden.

Verstehen und Verbessern

Die Automatisierung des Spesenmanagements verlagert Erkenntnisse, Trends und Benchmarks aus den Köpfen Ihrer Prüfer (die nur einen begrenzten Überblick haben) und macht sie Ihnen jederzeit zugänglich. Von einer 360º-Ansicht Ihrer Ausgaben, die es Ihnen ermöglicht, Risiken in Echtzeit zu identifizieren und zu kontrollieren, bis hin zum Vergleich Ihrer Ausgaben, Risiken und operativen Leistung mit Ihrer Jahresperformance – KI-basierte Datenanalyse ist der Schlüssel, um ein gutes Programm in ein hervorragendes zu verwandeln.

Fazit

Die Kontrolle der Unternehmensausgaben beginnt mit der Erstellung klarer interner Richtlinien und deren effektiver Kommunikation auf allen Teamebenen. KI-Lösungen, die Ihre Emburse-Lösungen ergänzen, können die Compliance durchsetzen, Betrug und andere Risikofaktoren aufdecken und signifikante Ausgabenverlusten verhindern.

Sie erhalten eine automatisierte Lösung zur Spesenbearbeitung, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu benötigen. In einer Zeit, in der das Ausgabenmanagement wichtiger denn je ist, ist es eine willkommene Empfehlung, mit weniger mehr zu erreichen.

Über Emburse

Emburse macht komplexes Spesenmanagement einfach. Unsere Lösungen für Spesen-, Reisemanagement, Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsverkehr genießen das Vertrauen von über 12 Millionen Fachleuten, darunter CFOs und Finanzteams, Reisemanager und Geschäftsreisende. Mehr als 20.000 Unternehmen in 120 Ländern verlassen sich auf uns, um Spesen mühelos zu verwalten – dank benutzerfreundlicher Tools und personalisiertem Support.

Wir sorgen für Effizienz und Zeitersparnis, erhöhen die finanzielle Transparenz, verbessern die Ausgabenkontrolle und Compliance und optimieren das Geschäftsreiseerlebnis. Dies ermöglicht es unseren Kunden und deren Teams, sich auf das zu konzentrieren, was in ihrem persönlichen und beruflichen Leben am wichtigsten ist.

Über AppZen

AppZen, ein Pionier im autonomen Ausgabenmanagement, revolutioniert die Finanzprozesse im Backoffice mit KI-Technologie für Unternehmensfinanzen. Maßgeschneidert für Finanzteams und trainiert mit Millionen von Transaktionen, bieten unsere Lösungen unübertroffene Genauigkeit und Effizienz bei der Automatisierung der Spesen-, Rechnungs- und Kartenabwicklung. Unsere KI integriert sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und lernt Ihr einzigartiges Ausgabenprofil, um Echtzeitentscheidungen zu treffen, Betrug und unnötige Ausgaben zu reduzieren.

AppZen wird von globalen Unternehmen, einschließlich eines Drittels der Fortune 500, geschätzt und beschleunigt die Geschäftsagilität sowie die Risikominderung. So bleibt mehr Zeit für strategische, sinnvolle Arbeit.