REISEMANAGEMENT-SOFTWARE

Das Management von Geschäftsreisen bezieht sich auf die Verwaltung und Koordination der Dienstreisen, die von Mitarbeitern einer bestimmten Organisation durchgeführt werden. Es umfasst verschiedene Aufgaben wie die Reiseplanung, die Buchung von Flügen und Unterkünften, die Organisation von Transportmitteln, die Verwaltung von Reiserichtlinien und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -budgets. Das Ziel des Managements von Geschäftsreisen ist es, den gesamten Reiseprozess zu vereinfachen, die Ausgaben zu kontrollieren, die Sicherheit und Zufriedenheit der Belegschaft zu gewährleisten und die Effizienz und Produktivität im Zusammenhang mit Reisen zu optimieren.

Die Kostenkontrolle im Unternehmen wird einfacher, wenn bestimmte Methoden angewendet werden, zum Beispiel:

• Die Verwendung einer Ausgabenmanagement-Software: Eine Reise- und Ausgabenmanagement-Software ermöglicht es deiner Organisation, die Verfolgung von Ausgaben, das Scannen von Belegen, die Kategorisierung von Ausgaben und Zuordnungen zu automatisieren. Ein digitales Register führen: Belege, Rechnungen und jegliche mit den Ausgaben verbundene Dokumente durch Scan-Apps oder Dokumentenmanagementsysteme digitalisieren.
• Verwenden Sie Kilometer-Tracker: Nutzen Sie Kilometer-Tracking-Apps, um die zurückgelegte Entfernung bei Geschäftsreisen der Organisation genau aufzuzeichnen und zu berechnen.
• Ausgabenrichtlinien anwenden: Klare Ausgabenrichtlinien festlegen, die angeben, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, den Prozess zu deren Rechtfertigung und die Ausgabenlimits.
• Überprüfen und gleichen Sie regelmäßig die Ausgabeninformationen ab, um deren Genauigkeit zu gewährleisten und Diskrepanzen oder mögliche Verbesserungsbereiche zu erkennen.
• Organisieren Sie die Dokumentation über die Ausgaben: Halten Sie ein organisiertes Speicher- und Klassifizierungssystem für Dokumente im Zusammenhang mit Ausgaben bereit, damit sie leicht abgerufen und geprüft werden können.

Auf Geschäftsreisen werden üblicherweise die folgenden Punkte als Unternehmensausgaben betrachtet

• Transport: Die mit Flügen, Zügen, Mietwagen, Taxis oder Fahrgemeinschaftsdiensten für geschäftliche Zwecke verbundenen Kosten.
• Unterkunft: Die mit Hotelübernachtungen während der Geschäftsreise verbundenen Kosten.
• Verpflegung: Die Kosten für Speisen und Getränke, die während einer Geschäftsreise anfallen.
• Aktivitäten: Ausgaben für Kundentreffen, Networking-Events oder andere unternehmensbezogene Aktivitäten.
• Kommunikation: Telefonanrufe, Internet oder andere notwendige Kommunikationsdienste für Geschäftstätigkeiten während der Reise.
• Nebenkosten: Verschiedene Ausgaben wie Trinkgelder, Parkgebühren, Gepäckgebühren oder Visa, die direkt mit der Geschäftsreise zusammenhängen.
• Andere spezifische Ausgaben: Kosten, die direkt mit dem Zweck der Geschäftsreise zusammenhängen, wie Konferenzgebühren, Mietkosten für Ausrüstung oder mit dem Unternehmen verbundene Materialien.

Es ist wichtig, dass du die Ausgabenrichtlinien und -vorschriften deines Unternehmens überprüfst, um festzustellen, welche spezifischen Ausgaben für deine Reise erlaubt sind, sowie jegliche anwendbare Ausgabenlimits.

Erstattungsfähige Ausgaben sind solche, die während einer Geschäftsreise anfallen und direkt an einen Kunden weiterberechnet werden können. Es handelt sich um Kosten, deren Erstattung in der Regel vom Kunden erfolgt und können Transportkosten, Unterkunft, Verpflegung und Aktivitäten umfassen, die direkt mit Kundentreffen oder deren Projekten zusammenhängen.

Nicht erstattungsfähige Ausgaben sind solche, die nicht direkt an den Kunden weiterberechnet werden können. In der Regel übernimmt das Unternehmen diese Kosten, die aufgrund von internen Teammeetings, Schulungssitzungen oder Ausgaben entstehen können, die während der Geschäftsreise nicht mit Kundenaktivitäten zusammenhängen.

Es ist wichtig, die Richtlinien und Vorgaben des Unternehmens zu konsultieren, um zu verstehen, wie sowohl erstattungsfähige als auch nicht erstattungsfähige Reisekosten verwaltet werden und welche Dokumentation für eine Erstattung oder Rechnungsstellung vorgelegt werden muss.

Im Folgenden nennen wir einige Methoden, die dabei helfen, Geld bei Geschäftsreisen zu sparen:

• Plane: Buche Flüge und Unterkünfte rechtzeitig, um von niedrigeren Tarifen zu profitieren.
• Fördern Sie die Ausgabenverantwortung: Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Bedeutung der Kostenkontrolle bei der Reiseplanung, indem Sie beispielsweise günstige Flüge wählen oder in preislich angemessenen Unterkünften übernachten.
• Nutzen Sie die Vorteile von Belohnungsprogrammen: Verwenden Sie die Treueprogramme von Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenfirmen, um Punkte oder Meilen zu sammeln, die bei zukünftigen Reisen eingelöst werden können.
• Wenden Sie Reiserichtlinien an: Legen Sie Richtlinien und Vorgaben fest, die definieren, welche Ausgaben erlaubt sind, wie hoch das Ausgabenlimit ist und welche Anbieter oder Buchungsplattformen bevorzugt werden.
• Fördern Sie virtuelle Meetings: Nutzen Sie, wo immer möglich, Videokonferenz-Tools als Alternative zu persönlichen Treffen, um Kosten zu senken und die Umweltauswirkungen von Reisen zu reduzieren.
• Verhandeln Sie Tarife: Verhandeln Sie Unternehmensraten mit Hotels, Fluggesellschaften oder Mietwagenfirmen, um sicherzustellen, dass Sie für Ihre Geschäftsreisen reduzierte Preise erhalten.
• Kontrollieren und analysieren Sie die Ausgaben: Überprüfen und analysieren Sie regelmäßig die Reisekosten, um Einsparungsmöglichkeiten zu erkennen, Ausgabenmuster zu analysieren und fundierte Entscheidungen in Bezug auf Reisebudgets und -richtlinien zu treffen.

Mit diesen Strategien können Unternehmen ihre Ausgaben effektiv verwalten und Einsparungen optimieren, ohne dabei die Qualität der Reise zu beeinträchtigen.

Eine Reisemanagement-Software bietet Unternehmen verschiedene Vorteile, wie zum Beispiel:

• Effizientere Buchungsprozesse: Die Reisemanagement-Software vereinfacht den Buchungsprozess, indem sie es Mitarbeitern ermöglicht, Flüge, Hotels und Mietwagen über eine einzige Plattform zu suchen und zu buchen, was Zeit und Mühe spart.
• Kostenkontrolle: Mit der Reisemanagement-Software können Unternehmen Reiserichtlinien durchsetzen, Ausgabenlimits festlegen und auf ausgehandelte Tarife zugreifen, um so die Kostenkontrolle zu gewährleisten und die Einhaltung von Budgetbeschränkungen zu garantieren.
• Anwendung von Richtlinien: Die Reisemanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, Reiserichtlinien festzulegen und durchzusetzen, und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Vorgaben einhalten und Buchungen gemäß den Vorschriften vornehmen.
• Verfolgung und Berichterstattung von Ausgaben: Reisemanagement-Software wird häufig mit Ausgabenmanagement-Systemen integriert, was die Verfolgung von reisebezogenen Ausgaben erleichtert und die Erstellung detaillierter Berichte für Erstattungen und finanzielle Analysen ermöglicht.
• Mehr Sichtbarkeit und Transparenz: Mit einer Reisemanagement-Software haben Unternehmen Echtzeitinformationen über Buchungen und Reisekosten, sodass sie die damit verbundenen Aktivitäten effektiv überwachen und verwalten können.
• Sorgfaltspflicht: Reisemanagement-Software kann dazu beitragen, die Sicherheit der Belegschaft durch Reisealarme zu gewährleisten, Notfallkontaktdaten bereitzustellen und Funktionen zur Reisendenverfolgung zu nutzen.
• Analytik und strategische Erkenntnisse: Die Reisemanagement-Software bietet Analyse- und Berichtsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, strategische Einblicke in Muster, Ausgaben und Trends bei Reisen zu gewinnen, was wiederum eine bessere Entscheidungsfindung und Kostenoptimierung erleichtert.

Die durchschnittlichen Kosten einer Geschäftsreise können je nach verschiedenen Faktoren wie Ziel, Dauer, Zweck, Branche und Unternehmensrichtlinien stark variieren. Verschiedene Studien und Berichte zufolge können die Kosten für eine nationale Geschäftsreise in den Vereinigten Staaten durchschnittlich zwischen 1.000 und 2.500 Dollar pro Reisenden liegen, einschließlich Flügen, Hotel, Verpflegung, Transport und verschiedenen anderen Ausgaben. Internationale Reisen sind in der Regel teurer, mit durchschnittlichen Ausgaben von etwa 3.000 bis 5.000 Dollar pro Reisenden.