Cómo el Grupo Boyacá ahorra un 75 % de los recursos destinados a la gestión de gastos con Captio

Desafío

Grupo Boyacá cuenta con más de 1.200 empleados en movilidad. Con el proceso de gestión de gastos anterior, la gestión se hacía de forma manual, con papel. Los empleados que generaban gastos de movilidad tenían que rellenar formularios detallando cada gasto uno por u no y adjuntar las fotocopias de los tiques como comprobante. El proceso terminaba con un pago en efectivo en caja al usuario que había presentado sus gastos de viaje. Cuando empezó la centralización de la administración del Grupo Boyacá uno de sus primeros objetivos fue la eliminación del papel en la compañía.

Solución Emburse Captio

Captio logró digitalizar por completo la gestión de los tiques de gastos y viajes de empresa y en dos meses la aplicación ya se puso en marcha para toda la plantilla. Con la implantación, el Grupo vio que no había un perfil de usuarios ideal para usar la herramienta, sino que Captio sirve para toda la plantilla de la empresa, porque cualquier trabajador puede generar un gasto. También destacan que es por esta razón que uno de los principales beneficios de Captio es la accesibilidad: el poder gestionar un tique de gasto en el mismo momento que lo generas y en cualquier sitio. También valoran la usabilidad y sencillez de la aplicación, y el hecho que con una simple fotografía, puedas olvidarte de recopilar gastos y posteriormente, hacerlo cuadrar en la parte de administración.

Además, otro punto que destacan es la homologación del proceso por la Agencia Tributaria y el hecho de poderse olvidar de adjuntar un justificante en papel.

Resultados

El equipo de Grupo Boyacá ha reducido un 75% sus recursos destinados al proceso de gestión de gastos de viajes de empresa. Entre los beneficios que les ha aportado a la organización, destacan cuatro: accesibilidad, rapidez, automatización y digitalización.