Cómo Harting ahorró tiempo y dinero gracias a una gestión digital de gastos

Desafío

La flota de comerciales y técnicos de Harting Iberia realiza muchos desplazamientos por todo el país, así como a Alemania, donde se encuentra la Central del Grupo. Y la gestión de los gastos derivados suponía para la empresa grandes problemas consecuencia de la utilización del papel.
Por un lado, la mayoría de los trabajadores en movilidad están repartidos por toda España, por lo que los tiques de los gastos se tenían que enviar por correo. Además, con el paso del tiempo, una parte importante de los tiques se borraban, lo cual dificultaba todavía más la gestión de estas notas gastos.
Por otro lado, toda la gestión de las notas de gastos era manual: flujo de aprobación de los gastos, contabilización, archivo… El proceso se basaba en el papel, cosa que convertía su tratamiento en un trabajo lento, costoso y que aportaba poco valor a la empresa.
HARTING Iberia buscó diferentes formas de optimizar la gestión de los gastos de viaje, como por ejemplo organizar los desplazamientos a través de una agencia de viajes. Pero estas soluciones no fueron suficiente, ya que no resolvían el problema que quería resolver respecto de las notas de gastos de viaje.

Solución Emburse Captio

El Director Gerente de HARTING Iberia, encontró la app de Captio por internet. La testeó en su móvil. La solución le pareció muy interesante, y tras consultar con el departamento legal, para corroborar que el software de Captio cumpliese perfectamente con todas las normativas legales en España, la empresa decidió probar el producto.
HARTING Iberia se interesó también por otros software similares, pero la gestión completamente móvil que Captio permite, así como la digitalización homologada por la AEAT de los tiques, con todas las garantías legales, eran funcionalidades diferenciales muy importantes de Captio. Poder realizar desde cualquier terminal móvil la captura de los tiques, que la información se extraiga automáticamente gracias al OCR, los workflows de aprobación, etc. suponían ventajas muy interesantes para HARTING Iberia.

Resultados

La reducción del uso del papel en la gestión de las notas de gastos de viajes desde que HARTING Iberia comenzó a utilizar Captio ha sido notable. Ahora, la empresa ya no necesita un archivo físico para tiques y notas de gastos, ya que todo se archiva digitalmente. Así, la empresa logra eliminar un paso ineficiente en el proceso de gestión, que aportaba mucho trabajo y ningún valor.
Antes, la empresa destinaba una parte considerable del Departamento de Administración para la gestión de los gastos de desplazamientos de los empleados, además del tiempo empleado por cada trabajador en movilidad para generar sus hojas de gastos. Actualmente, estos tiempos se han reducido mucho, por lo que se pueden destinar estas horas a trabajos realmente productivos.
La flexibilidad de Captio permite integrar este software con el ERP de HARTING Iberia sin ningún problema, de tal forma que el proceso de gestión de notas de gastos se integra en un único flujo digitalizado.

Además, el uso de Captio ha aportado otras ventajas a HARTING Iberia:

• Un sistema de alertas que permite controlar el cumplimiento de la política de gastos de viaje de la compañía.
• Flujos automatizados de aprobación y su registro a través del Log (tracking de las autorizaciones).
• Homogeneización del formato en que se presentan las hojas de gastos facilita su análisis y gestión, reduciendo los errores humanos.