Allianz Partners aprovechó Emburse para optimizar su proceso de reporte de gastos

Desafío

Con una iniciativa en toda la empresa para aumentar la eficiencia operativa, el equipo de finanzas de Allianz Partners North America identificó la gestión de gastos como un área de mejora. Además de ahorrar tiempo, el equipo vio una oportunidad para mejorar la movilidad y reducir riesgos.

Allianz Partners utilizaba un sistema de informes de gastos basado en papel que consistía en hojas de cálculo de Excel y recibos adjuntos. Cada informe de gastos tenía que ser validado manualmente e introducido por un empleado de cuentas por pagar, lo que requería un día completo cada semana. Al mismo tiempo, el departamento de finanzas dedicaba horas a revisar los informes de gastos para asegurarse de que todos los gastos cumplieran con la política corporativa.

En busca de una mejor solución, la empresa evaluó varios proveedores de gestión de gastos y los calificó sistemáticamente según 10 criterios clave. Emburse obtuvo la puntuación más alta en todos los aspectos, y Allianz Partners confiaba en que la solución respaldaría sus objetivos en torno a la eficiencia y el cumplimiento.

Solución Emburse

Tras implementar la solución, el equipo financiero de Allianz Partners notó un impacto inmediato. Las reglas de negocio configuradas en la solución aumentaron los controles al hacer cumplir automáticamente la política. Como resultado, los problemas de cumplimiento se identificaron fácilmente y, en la mayoría de los casos, se eliminaron. Lo más notable es que Emburse permitió al equipo reducir el tiempo dedicado al procesamiento de informes de gastos en un 90%, simplificando lo que antes era una tarea semanal de ocho horas, a solo 20 minutos.

La experiencia del usuario mejoró dramáticamente también. Enviar informes de gastos se convirtió en un proceso rápido, fácil y sin interrupciones. Un viajero comentó: “Antes me tomaba hasta dos horas completar un informe de gastos. Ahora puedo hacerlo en unos minutos desde mi teléfono.” Además, los gerentes pueden revisar y aprobar informes de gastos desde cualquier dispositivo, lo que resultó en reembolsos significativamente más rápidos y empleados más contentos.

“Emburse nos permitió reducir el tiempo de procesamiento de informes de gastos en un 90%, convirtiendo lo que solía ser una tarea de ocho horas en apenas 20 minutos.” – Steve Watson, Analista de Operaciones Contables

Resultado

Descarga el caso de estudio para conocer más sobre los impresionantes avances en eficiencia de Allianz Partners.

• Reducción del tiempo de procesamiento de informes de gastos en un 90%
• Reducción de errores y riesgo de pagos duplicados
• Política aplicada y mayor visibilidad en problemas de cumplimiento
• Habilitó a los viajeros y aprobadores con una solución móvil