Mantequerías Arias elimina la liquidación manual de su gestión de gastos con la integración de Captio con SAP.

Tras 170 años de historia, Mantequerías Arias sigue siendo una de las empresas líderes en España en fabricación y comercialización de alimentos lácteos, y es actualmente la compañía líder del mercado fresco. Desde inicios de 2016 trabajan con Captio y han hecho de su proceso de gestión de gastos una tarea más rápida y sencilla.

El problema

La problemática inicial de Mantequerías Arias no era el volumen de tiques de gastos que se recopilaban, sinó el gran número de liquidaciones que se realizaban, ya que una gran parte de los informes se generan semanalmente. Su proceso anterior era manual, recopilando los tiques en papel y pasando los gastos en un fichero Excel. La supervisión de los informes de gastos se dilataba en el tiempo por culpa del control manual los gastos y por la gestión y la supervisión con firmas manuales. Además, el equipo de Administración y Finanzas tenía una persona dedicada exclusivamente a la tarea de comprobar tiques y revisar liquidaciones, y posteriormente hacer la contabilización manual en su ERP.

La solución

Mantequerías Arias ha Mantequerías Arias buscaba una aplicación que le facilitara tres cosas: la eliminación del papel, optimizar los flujos de aprobación y ganar agilidad en la contabilización. Y todo eso con un requisito fundamental: que se integrase con SAP, el ERP que utilizan para contabilizar sus gastos de empresa. Con Captio, han logrado que los empleados que pasan gastos ahorren tiempo recopilando tiques de gastos y no tengan que guardar el papel, y que además, reciban sus pagos antes porque la fase de supervisión de informes es más ágil. Desde el punto administrativo, han ganado agilidad ya que cada vez que se aprueba una liquidación ésta se contabiliza directamente en el ERP.

Resultados

Con la digitalización de su proceso de gestión de gastos, ahorrado en costes de personal, de papel y administrativos. Ahora sus empleados que viajan por trabajo ahorran tiempo, y al ser un proceso más fácil generan más informes de gastos para que el reembolso de su dinero se haga antes. En cuanto a la revisión de su política de gastos, afirman que continúan haciendo una revisión interna exhaustiva pero que al digitalizar el proceso y ver las alertas de los tiques que no cumplen con su política en pantalla, el proceso es mucho más ágil.