Databricks optimizó la gestión global de gastos con Emburse

Desafío

Como líder en innovación de datos e inteligencia artificial, la rápida expansión global de Databricks trajo consigo dificultades en la gestión de gastos. Los sistemas fragmentados en oficinas internacionales llevaron a procesos inconsistentes, mientras que los equipos de finanzas tenían una visibilidad limitada de los patrones de gasto globales. Los empleados enfrentaban retrasos frustrantes en los reembolsos, especialmente para gastos internacionales. También carecían de un método para implementar controles en artículos específicos como compras de software, gastos de marketing para eventos y actividades de formación de equipos.

Databricks necesitaba una solución que pudiera mantenerse al ritmo de su crecimiento y que estuviera a la altura de su compromiso con la tecnología de vanguardia y la toma de decisiones basada en datos. El sistema ideal debería manejar múltiples monedas, agilizar las aprobaciones y ofrecer capacidades analíticas robustas.

Solución

Emburse proporcionó a Databricks una plataforma unificada de gestión de gastos impulsada por inteligencia artificial que cumplió con múltiples objetivos. La solución aportó estandarización global, ofreciendo un único sistema para todas las oficinas que admitía varias monedas y requisitos fiscales locales. La automatización inteligente, potenciada por el emparejamiento de recibos y la verificación de políticas dirigidos por IA, redujo significativamente el trabajo manual y mejoró la precisión.

Las perspectivas en tiempo real se convirtieron en una realidad con herramientas avanzadas de análisis y reportes, proporcionando a los equipos de finanzas una visibilidad completa sobre las tendencias de gastos. El sistema permitió a Databricks crear e implementar reglas de negocio personalizadas y modificar formularios de gastos para satisfacer las necesidades de diferentes departamentos. Esta flexibilidad, combinada con un proceso de envío simplificado, mejoró significativamente la experiencia tanto para los empleados que presentan gastos como para los miembros del equipo de finanzas que los procesan. La capacidad de procesamiento en tiempo real redujo notablemente los tiempos de reembolso, especialmente para transacciones internacionales.

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La capacidad de crear informes según se solicite, según la necesidad, de manera ad hoc o para criterios muy específicos sin tener que depurar el informe ha sido inmensurable.

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Amy Nah

Responsable de gastos

Databricks

Resultado

Descarga el estudio de caso completo para aprender cómo Databricks transformó su gestión de gastos globales con Emburse, logrando:

• Reducción del tiempo de reembolso internacional de 27 días a 4,5 días
• Reducción del 70% en trabajo manual
• Se ahorraron $1.2 millones en comidas para invitados en EE. UU. al corregir los límites de las comidas
• Informes y análisis en tiempo real mejorados en todas las unidades de negocio